Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В эпоху цифровой экономики как никогда важно, чтобы компания была интегрирована в сложную интернет-среду. Использование Сети для взаимодействия с клиентом не только увеличивает число задач, но и многократно уменьшает время на их выполнение. В результате выигрывает тот, кто грамотно составляет схему процесса и получает результат быстрее всех. Современному бизнесу, который хочет успеть за клиентом, не обойтись без методов оптимизации.

Суть оптимизации рабочего процесса

Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.

Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.

Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.

Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:

• ANTOR TerraMaster — сервис для планирования работы торговых представителей. Автоматически выстраивает маршруты и зоны работы агентов, чтобы они не пересекались; отслеживает частоту и неравномерность посещений клиентов. На базе ANTOR есть сервисы для работы курьеров, мониторинга транспорта и анализа доставок.

• Sever.Ai — искусственный интеллект для сбора и обработки информации. Умеет прочитывать и воспринимать на слух текст, вести деловую коммуникацию (звонки, SMS, конференции), проводить видео-интервью и онлайн-лекции. Подходит для оптимизации процессов обработки резюме (в 100 раз быстрее человека) и набора новых сотрудников по заданным требованиям.SmartSheet — многофункциональная платформа для координации действий. Включает панели для администрирования и автоматизации задач, интеграции приложений, графического анализа данных и разные формы визуального представления (сетки, диаграммы Ганта, календари).

Методы оптимизации производства

«Снизу вверх» затрагивает процессы производства, но не меняет структуру подразделений. Это самый безопасный и плавный способ, потому что не требует больших инвестиций, а эффект от сокращения издержек долговременный.

Главная задача — изменить методологию и технологию. Например, избавиться от малоэффективного шага, чтобы упростить и повысить эффективность основного процесса.

Директивный подход — самый быстрый. Это сокращение бюджета на подразделение с низкой эффективностью или избыточными затратами. Его минус в том, что он не учитывает долгосрочную перспективу. Поэтому подход чаще всего используют при решении срочных задач как вынужденную меру, требующую доработок. Реинжиниринг — кардинальное изменение производственной деятельности. Самый эффективный, но затратный, трудный и долгий метод оптимизации. Его используют в кризисных ситуациях или при необходимости резкого и заметного роста эффективности стабильной компании.

Примеры конкретных оптимизаций бизнес-процессов и их влияния

Я разделяю примеры ниже на 3 категории:

1. Оптимизация уровня процесса — это когда мы как-то меняем схему выполнения процесса. Например, звонили клиенту перед встречей, а теперь стали слать СМСку.
2. Оптимизация среды — это когда меняется что-то вокруг процесса. Понизили цену на товар, заменили сотрудников на более дешевых.
3. Оптимизация задачи — это когда мы взяли одну конкретную задачу в процессе и улучшили её. Например, задача «Проверить корректность паспорта» — человек долго разбирается в фотографиях паспорта, поэтому мы натравили робота и задачи стали выполнятся быстрее.

Как внедрять новую схему

Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.

Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.

Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.

Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:

• Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.

• Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.

• Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.

Причины и цели проведения оптимизации деятельности предприятия

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам. Одни из таких факторов означают, что ситуация в компании близка к критической и требует экстренных мер, другие являются частью стратегии.

К первой категории относятся признаки явных проблем:

• дефицит средств, просрочки по кредитам, низкая финансовая устойчивость;

• низкая окупаемость инвестиций;

• большие потери в производственном процессе;

• частые конфликты, напряженная внутрикорпоративная обстановка;

• медленное принятие решений, отставание сроков реализации операций от плановых;

• снижение качества продукции/услуг.

Ко второй — принятие руководством решения:

• улучшить экономические показатели;

• повысить качество обслуживания;

• повысить конкурентоспособность;

• оптимизировать отдельные бизнес-процессы;

• расширить бизнес;

• повысить прибыльность.

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам: как в критических проблемных ситуациях, так и в стратегических целях.

Во всех этих случаях необходимо инициировать проект по совершенствованию бизнес-процессов. Его реализация позволит:

• четко регламентировать процессы и оптимизировать координацию действий подразделений;

• улучшить коммуникацию, что положительно скажется на развитии корпоративной культуры;

• повысить управляемость за счет упрощения бизнес-процессов, роста их эффективности, внесения KPI в систему планирования и отчетности;

• сократить издержки и увеличить рентабельность за счет устранения дублирования функций, сокращения сроков операций, оптимизации использования ресурсов;

• снизить влияние человеческого фактора;

• повысить удовлетворенность клиентов благодаря настройке процессов под их запросы;

• внедрить эффективные ИТ-решения;

• построить специализированные системы менеджмента по стандартам ИСО 9001, AS 9000, TL 9000, ISO 14001 и 17799 и др.;

• минимизировать операционные риски.

1. Оптимизация бизнес-процессов на основе эмоций

   Это, пожалуй, самая часто повторяющаяся ошибка. Её совершают в момент, когда на каком-то участке работы происходит нарушение или срыв договоренностей. Руководитель распоряжается устранить это «недоразумение» и не повторять ошибку в дальнейшем.

   В этом случае, причина принятия решения заключена в эмоциях, не имея под собой никаких аргументов, которые можно получить только после проведения тщательного анализа. Следовательно, реальная причина вряд ли выявлена и устранена, а значит и ситуация может повториться.

2. Использование интуиции вместо технологий

   Вина в элементарной некомпетентности в вопросах технологий. Множество современных технологических решений поддаются логическому объяснению, главное, своевременно их выявить и внедрить. Но нередко услуги по оптимизации бизнес-процессов компании оказывают люди, которые путают эти понятия. Следовательно, избежать повторения ошибок не удается.

3. Использование технологии оптимизации бизнес-процессов не по назначению

   Эта ошибка может возникнуть в результате некомпетентности в процессной деятельности. Не все могут дать определение самому термину «процесс». Руководствуясь стандартами ИСО, можно сделать вывод, что эту ошибку допускают почти все, так как имеют довольно приблизительное понимание процессов деятельности. Итак,

   Процесс – это комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы и выходы.

   Определение достаточно обобщенное, под него можно «подогнать» и процессы, и проекты, и задачи. Однако каждому виду деятельности присущи свои инструменты управления.

   Для процессов – это технологии регламентации, описания и оптимизации. Причем технология оптимизации очень важна для процесса, но абсолютно не подходит для проекта или задач. Как правило, эффективность проекта по оптимизации нулевая, так как её применение было просто неуместным.

4. Личное участие высших руководителей

   Этот факт негативно отражается на проработке деталей, из-за чего вся оптимизация бизнес-процессов теряет в качестве. Обычно высшее руководство мыслит очень масштабно, что может перерасти в настоящую перестройку.

Распространённые ошибки оптимизации

Одна из типичных ошибок оптимизации бизнес-процессов в организации — концентрация на психологически значимых, но объективно несущественных элементах деятельности. В результате степень решения проблем получается очень слабой, а зачастую и уходит в минус. Рассмотрим такую ситуацию. При обсуждении срыва сроков доставки менеджер утверждает, что строго придерживался регламента. Соответственно, руководство начинает модернизировать инструкции. Однако менеджер — не специалист-аналитик, он не может изучить начало и конец процесса, дать оценку работе смежных служб. Если бы эта работа была проделана, могло бы выясниться, что менять нужно не регламент, а, допустим, процесс “продажи”.

Другой недочёт внедрения изменений — интуитивная реорганизация процессов. Источники, по которым можно было бы изучить технологию оптимизации, часто написаны сложным, профессиональным языком и изобилуют непонятными формулами. Подобные “руководства” сложно применить к конкретной производственной обстановке.

И, наконец, самая частая ошибка, которая прослеживается практически в каждой организации, — личное участие высшего руководства в оптимизации. Не являясь специалистами в той или иной области, собственники и топ-менеджеры редко могут действительно грамотно рассчитать объёмы и характер необходимых изменений. Кроме того, они тратят на решение этих проблем своё время, которое могло бы быть использовано для реализации стратегических задач.

Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов

Есть ряд признаков, которые говорят, что в компании требуется улучшать бизнес-процессы.

1. Из-за несогласованности на решения и выполнение операций уходит много времени.

2. Бизнес-процессы на предприятии не контролируются (нет владельца бизнес-процесса).

3. Качество услуг или товаров ниже ожидаемого, процент возвратов высок, покупатели оставляют негативные отзывы.

4. Контроль преимущественно осуществляется не за результатом работ, а за сотрудниками.

5. Отсутствует разграничение ответственности по уровням.

6. Связи между отделами работают плохо. Пример – сотрудники, занимающиеся продажами, не знают об акциях.

7. Численность работников и отделов растет, но результаты не меняются, а доходы сокращаются.

Методы оптимизации могут отличаться. «Кто-то останавливается на японских подходах и использует «Кайдзен», кто-то использует «Шесть сигма», кто-то называет усовершенствования тотальной оптимизацией. Методы в каждом отдельном случае могут отличаться, однако суть сводится к одному: сокращение издержек производства, рост объемов или качества продукта», — отмечает Алексей Герасименко.

Тотальная оптимизация производства на ОАО «МК «Азовсталь» была разбита на этапы, каждый из которых покрывал один из ключевых участков производства. То есть в каждом цехе исследовались производственные процессы, используемые технологии и экономика, составлялся детальный бюджет, выявлялся наибольший потенциал для сокращения затрат. Также в рамках отдельного цеха рассматривались возможности увеличения объемов производства.

Первый шагом на МК «Азовсталь» было формирование отдела оптимизации производства. По результатам строгого конкурса были отобраны энергичные способные сотрудники комбината с высшим образованием из различных цехов и отделов, независимо от специальности. Также были привлечены внешние специалисты. Они провели обучение специалистов основам экономики, методам управления производством, подходам к решению производственных проблем и методам анализа экономики предприятия.

Вторым этапом можно назвать формирование списка предложений по улучшению. Специалисты отобранной группы вели наблюдение за работой всех сотрудников. В конечном итоге, им удалось сформировать список того, что стоит улучшить. По словам Алексея Герасименко, жизнеспособной оказывается только часть рацпредложений. На рассмотрение и одобрение управляющего комитета, в состав которого входили представители компании «Систем Кэпитал Менеджмент» и генеральный директор комбината, выносился пакет инвестиционных проектов или предложений по цеху.

После этого проводился анализ предложений с точки зрения экономической целесообразности. «Всегда есть опасность того, что производственники начнут лоббировать свои интересы и предлагать то оборудование, которое впоследствии окажется не таким уж экономичным», — рассказывает Алексей Герасименко.

После анализа, согласования с техническими руководителями, компания разработала план внедрения. Затем был составлен бюджет. При самом внедрении обнаружился ряд нюансов, о которых консультанты не предупредили специалистов компании. «Кроме того, любое предложение по оптимизации должно приносить реальные деньги, а не прибыль, описанную в проектах. Для этого изначально каждый сотрудник должен быть готов к снижению производственных норм, наряду с внедрением новых механизмов, — рассказывает Алексей Герасименко. — Наша компания столкнулась с заблуждениями работников относительно протекающих процессов». Кроме того, опыт компаний показывает, что в план внедрения оптимизации всегда стоит закладывать эксперимент. «Если предлагается купить десять установок, купите одну, научитесь с ней работать, а потом докупайте остальные», — отмечает представитель ООО «Метинвестхолдинг».

Подобной схеме следовала и группа компаний «Кернел». Сначала была собрана инициативная группа, которая и проводила оптимизацию. Группа построила модель процесса производства «как есть на сегодня», детально описывающую все подпроцессы, которые функционируют на предприятии. Затем группа работала над выявлением параметров, требующих улучшений, и выявлением ненужных, дублирующих операций. Последние были отсечены в ходе оптимизации. Далее строилась модель «как должно быть», составлялся план изменений. Последний этап — внедрение изменений, анализ результатов проведенной работы.

Постройте грамотные процессы коммуникации

В идеальном мире для рабочей коммуникации используется почта и, возможно, один мессенджер для оперативного решения задач внутри компании. В реальности представителям творческих профессий приходится общаться с коллегами, заказчиками и партнерами через множество каналов. Чтобы немного упростить себе жизнь, можно следовать таким правилам:

• Лучше общаться в большом количестве узкоспециализированных чатов, чем обсуждать все проблемы и задачи в одной общей переписке. Так вы структурируете поступающую информацию и будете меньше отвлекаться на вопросы, которые не касаются непосредственно вас.

• Введите в привычку использование упоминаний коллег в групповых переписках в тех случаях, когда письмо адресовано конкретному человеку (и попытайтесь донести важность этого действия до всех, с кем вы работаете). Эту возможность предоставляют почтовые сервисы и некоторые мессенджеры.

• Если боитесь, что важное сообщение потеряется в общем потоке группового чата в мессенджере, лучше продублировать его на рабочую почту в индивидуальном порядке.

• Попробуйте выделить на проверку почты отдельные временные слоты: к примеру, последние пять минут каждого часа. Таким образом вы избавите себя от необходимости отвлекаться на уведомления во время выполнениях рабочих задач.

Обустройте красивое и функциональное рабочее место

Атмосфера, в которой мы работаем, тоже может влиять на продуктивность, поэтому важно обустроить рабочую зону так, чтобы в ней было приятно находиться. Обязательно предусмотрите пространство для хранения бумаг: стопки, которые копятся на рабочем столе, рано или поздно начнут раздражать. Вместо документов, которыми вы не пользуетесь прямо сейчас, разместите рядом с компьютером радующие глаз предметы декора.

За рабочим столом многие из нас проводят значительную часть жизни, так что он вполне может стать микромиром, отражающим наши увлечения и ценности. Любимые постеры, пара кашпо с комнатными растениями, керамические вазы, пробковая доска с фотографиями — и офисный быт станет гораздо более вдохновляющим. Кстати, нужные для работы аксессуары стоит приобретать не в обычных канцелярских магазинах, а в дизайнерских концепт-сторах, где гораздо больше шанс найти эстетически привлекательные предметы, не ассоциирующиеся со скучной рутиной.

Фото: Архивы пресс-служб.

Существует множество методов и способов оптимизации. Их используют в зависимости от ситуации, цели, задачи и других факторов. Важно понимать, что такая деятельность реализуется за счет привлечения различных специалистов, но никак не руководства предприятия. В большинстве случаев основные задачи по оптимизации решает средний управленческий персонал и специалисты различных отделов. Они определяют, какие правила будут использоваться для достижения конкретной цели.

Но в любом случае необходимо руководствоваться определенными правилами, которые позволяют в тандеме с разными методами и задачами достигать нужных результатов.

Основные правила:

1. Сформировать основу для дальнейшей оптимизации. Необходимо понять, с чем работать дальше, что нужно совершенствовать, изучать, улучшать. Поэтому главное – это выделить процессы, которые происходят на предприятии. Для начала все операции, существующие в компании, разделяют на группы с учетом таких критериев, как продолжительность, результативность, эффективность, возможные риски, специфика и т. д. Сказать однозначно, какие параметры будут использоваться для ранжирования, невозможно. В рамках каждого объекта выделяют цели, задачи, основные преимущества и недостатки, ключевые достижения. Создается некая карта, показывающая наглядно, что полезно, а что – нет.
2. Не стоит начинать с самых простых задач и целей. Нужно акцентировать внимание и силы на тех вопросах, которые являются самыми актуальными и сложными. Работать с недостатками, а не с преимуществами. Конечно, здесь всё зависит от квалификации специалиста и его профессионализма. Например, сосредоточение внимания только на негативных сторонах также не всегда эффективно, поэтому необходимо учитывать множество нюансов.
3. Оптимизировать процессы нужно с учетом их гибкости. Любые изменения должны реализовываться с учетом того, что в будущем их можно будет откорректировать и адаптировать под изменчивость рынка и окружающей среды. Ведь предприятие работает как в благоприятных условиях, так и не очень. Поэтому любой план совершенствования должен учитывать тот факт, что условия и принципы работы могут точно измениться.
4. Не стоит пугаться негативных реакций и человеческого неодобрения. Модернизация не всегда вызывает восторг у сотрудников, особенно тех, кто в ней принимает участие. Поэтому специалисты могут столкнуться с теми, кто будет недоволен. Это человеческий фактор, который нужно учитывать изначально. Аналогично не стоит полагать, что сокращение штата (наиболее распространенный метод оптимизации) – это конечный желаемый результат. Предприятие должно стремиться к иным итогам и целям. Возможно, сокращение персонала станет одним из способов их достижения.

Методы оптимизации БП

Сказать точно, сколько методов оптимизации бизнес-процессов на предприятии существует и какой нужно применять, невозможно. Эксперты сходятся во мнении, что это сугубо индивидуальный вариант решения проблемы. Далее будут представлены основные методы, которые могут быть использованы как отдельно, так и в совокупности:

1. Кайдзен, или метод непрерывного совершенствования. Означает, что улучшать нужно постоянно и всё сразу. То есть внимание акцентируется не на конкретном участке работы, например, на продажах, а на всех звеньях одной цепочки. Метод не всем и не всегда подходит, поскольку его реализация требует длительной работы. Например, чтобы сразу усовершенствовать производство, закупку и реализацию, обслуживание, необходимо много ресурсов, четкий детализированный план и квалифицированный персонал.
2. Инжиниринг. Метод, который можно использовать для модернизации производства и технологических этапов. Также выделяют такое направление, как компьютерный инжиниринг. Буквально это означает полную автоматизацию деятельности, замену человеческого труда на работу компьютеров, автоматизированного оборудования.
3. Метод ограничений Голдрата. Он базируется на том, что не всегда деньги нужно направлять на совершенствование слабого звена. Поскольку это не всегда приведет к улучшению работы всей цепи в целом. Поэтому если звено работает плохо, то нужно или подстроиться под ситуацию, или его устранить, но ни в коем случае не улучшать.
4. Метод дробления процессов на мелкие сегменты. Общая модель бизнеса строится на том, что выполнение каждой задачи поручается конкретному исполнителю.

Ошибки оптимизации бизнес-процессов

Ключевая ошибка оптимизации, которую выделяют все эксперты, – это спешка. Как правило, проблема возникает непредвиденно и руководство поручает оперативно решить ее конкретному исполнителю. Тот вынужденно разрабатывает план, внедряет его в действие и получает непредвиденный результат. Это особенно актуально для тех, кто материально не мотивирован. Сотрудник просто желает поставить «галочку» напротив очередного задания руководства.

Поэтому в эффективной оптимизации нет места для спешки и необдуманных решений.

Какие еще ошибки встречаются при такой работе:

• концентрация внимания на тех деталях и мелочах, которые не имеют основополагающего влияния. Люди обращают внимание на второстепенные факторы, не имея даже представления о том, что является существенным, а что нет. В качестве примера можно привести нарушения сроков поставки. Менеджер может акцентировать внимание на том, что это плохой поставщик, неправильно поданная заявка и т. д. Когда фактически нужно менять подход к выбору поставщика, разработке корректного и юридически правильного договора о сотрудничестве с предусмотренными штрафными санкциями;
• использование сугубо интуитивного подхода к разработке планов оптимизации. Всё, что происходит на предприятии в контексте оптимизации, – это лишь личное мнение эксперта, руководства, не основанное на математических моделях и расчетах. Конечно, нельзя пренебрегать фактом того, что часто хорошие идеи и решения строятся на логике и интуиции. Но здесь проблема может заключаться в другом – у каждого из команды свой взгляд, поэтому не всегда можно достичь желаемого результата;
• использование оптимизационных решений и алгоритмов, которые хороши для других компаний, но не подходят для конкретной фирмы. Можно взять готовое решение и опробовать его на бизнес-процессе своего предприятия. Но нет гарантий, что такой механизм поможет что-то изменить в лучшую сторону. Одна и та же модель на похожих предприятиях может не принести одинаковый эффект.
• привлечение к оптимизации топ-менеджеров. Конечно, руководство должно быть осведомлено в том, что нужно менять и для каких целей. Но зачастую такой управленческий персонал не наделен компетенцией для реализации конкретной задачи. И если он принимает активное участие в процессе оптимизации, то может помешать достичь нужного результата.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Целью оптимизации должен быть не сам процесс, а какое-то конкретное улучшение. Так вы не сломаете работающую систему и сможете оценить результаты оптимизации. Для этого перед каждым изменением следует спрашивать себя: что конкретно я хочу улучшить этим изменением?

• Опасный подход: нужно улучшить работу юридического отдела. Почему нужно улучшать работу? Что значит «улучшать», как поймем, что работа улучшена?

• Хороший подход: анализируя работу юридического отдела, выяснили, что документы согласовываются две недели. Для клиентов это долго, они отказываются столько ждать. Задача оптимизации — найти проблемное место, ускорить процесс согласования до одной недели.

Похожие записи:

• Порядок государственной регистрации рождения (ст. 14-21)
• Ликвидация военкоматов уничтожит последние мобилизационные возможности страны
• Налог с продажи квартиры в 2023 году — надо ли платить и как рассчитать