Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить приказ об изменении оклада». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После подписания дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении должностного оклада готовится соответствующий приказ. Поскольку, согласно постановлению Госкомстата России от 5.01.2004 года, существует отмена унифицированных форм, предназначенных для использования в подобных случаях, приказ об изменении окладов сотрудников составляется в свободной форме.
Повышение оклада временному работнику
Возможна ситуация, когда на время отпуска по уходу за ребенком на место основного работника был принят другой работник по срочному трудовому договору и работодатель решил повысить оклады отдельным работникам, в том числе временному. Нужно ли сохранять повышенный оклад основному работнику, когда он выйдет на работу?
Как уже было отмечено ранее, повышение оклада отражается в том числе в штатном расписании, на основании которого новый размер оклада указывается в соглашении к трудовому договору, заключенному с временным работником.
Таким образом, в случае выхода основного работника на работу в штатном расписании по его должности будет установлен повышенный оклад, а работодатель должен выплачивать ему оклад в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, с этим работником необходимо будет заключить дополнительное соглашение об изменении условий оплаты труда.
Если работодатель к выходу основного работника на работу переиздаст штатное расписание и вернет прежний размер оклада, это может быть расценено как дискриминация.
Если работодатель хочет увеличить зарплату именно временному работнику, лучше это сделать путем выплаты персональной премии (например, за выполнение конкретного поручения).
Как правильно составить приказ об изменении оклада работника
Подготовка распоряжения возлагается на секретаря, кадровика или юриста организации. Оформление приказа об изменении должностного оклада на законодательном уровне не регулируется. Документ составляется по общим правилам на фирменном бланке предприятия или листе бумаги формата А4. Распоряжение содержит:
- полное наименование предприятия с указанием реквизитов;
- номер приказа и дата составления;
- причины принятого руководством решения, ссылка на правовые нормы;
- ответственные за исполнение распоряжения;
- основания приказа об изменении оклада (номер и дата служебной записки начальника структурного звена);
- подпись руководителя и указанных в распоряжении работников;
- фирменная печать организации.
Документ относится к категории указаний долговременного хранения – 75 лет.
Приказ об изменении оклада: подготовка ключевого документа
Иногда кадровики разрабатывают приказ об изменении оклада на основании стандартной формы Т-5 («Распоряжение о переводе сотрудника на другую работу»), поскольку некоторые программные продукты для ведения кадрового учета не предусматривают возможность использования документов, составленных в свободной форме. Чтобы приказы учитывались программой, кадровые работники вынуждены оформлять их в виде приказов о переводе. В такой ситуации можно посоветовать обратиться к специалисту от разработчика, обслуживающему кадровую информационную базу, с просьбой о добавлении в программу недостающих форм: это существенно облегчит работу и сделает процесс делопроизводства более корректным.
Длительность хранения документа
Документ, который фиксируется увеличение оклада одному или нескольким сотрудникам, относится к типу распоряжений по личному составу. Однако помимо этого, с его помощью также регулируется начисление зарплаты наемным работникам. В связи с этим, время хранения такого приказа устанавливается не менее 75 лет.
Такой приказ подшивается в общую папку, с остальными документами по личному составу. Его копии могут быть подшиты также вместе с бланками по расчету зарплаты, новым штатным расписанием, в личном деле работника и т. д.
После того, как год заканчивается, подшивка приказов за этот период сдается в архив, где и должна в дальнейшем храниться установленный промежуток времени.
Внимание! Если этот срок еще не вышел, а компания по какой-то причине вынуждена прекратить деятельность, то все документы необходимо передать в городской архив. Если время хранения истекло, то приказом руководителя они подлежат уничтожению.
Необходимо подходить ответственно к хранению распорядительных документов компании. Если они были уничтожены до завершения срока, либо были нарушены условия хранения, то ответственные лица могут привлекаться к административному либо уголовному наказанию.
Что будет, если сроки выплаты зарплаты нигде не зафиксированы?
Если данный факт обнаружится проверяющими, однозначно последуют претензии и привлечение к ответственности. Причем это касается даже тех случаев, когда зарплата из месяца в месяц выдается в одни и те же даты, но они не прописаны в локальных документах.
Как же исправить ситуацию? Конечно, привести необходимые документы в порядок, а если их по каким-либо причинам до сих пор нет — сделать:
- Если есть возможность, переиздайте неверный документ задним числом, но только если это не приведет к расхождениям с другой вашей документацией. К сожалению, сделать это можно далеко не всегда.
- Если вносятся изменения в коллективный договор, необходимо собрать комиссию из представителей обеих сторон — и сотрудников, и работодателя. Результаты переговоров комиссия оформляет допсоглашением, в которое заносятся новые сроки зарплатных выплат.
- Наиболее трудоемкий способ — если зарплатные даты зафиксированы в трудовом договоре, поскольку придется оформлять допсоглашение к каждому такому договору.
- Изменения, вносимые в ПВТР, оформляют приказом, с которым знакомят каждого сотрудника под расписку.
Как выглядит приказ о выплате заработной платы, изменяющий сроки, можно увидеть здесь.
Как повысить зарплату из-за повышения МРОТ
Если зарплата работника складывается только из оклада или тарифной ставки, нанимателю требуется правильно оформить документы об увеличении установленных выплат до уровня минималки. Для этого используйте образец приказа о повышении окладов всем сотрудникам или только тем, у кого зарплата не дотягивает до установленного минимума.
Если работодатель включает в оплату труда работника, помимо оклада, иные надбавки или доплаты, следует повысить или их размер, или оклад (тарифную ставку) так, чтобы общая сумма составляла не менее 11 163 рублей.
Для этого следует издать приказ о повышении зарплаты в связи с увеличением МРОТ, которым вносятся изменения в штатное расписание. Вот инструкция, как это сделать:
- Издать распоряжение о повышении оплаты труда.
- На основании этого распоряжения внести изменение в штатное расписание (установленная форма Т-3).
- Внести изменения в трудовые договоры в части вознаграждения за труд.
Как зафиксировать изменение
Если принято решение изменить сотруднику оклад, его необходимо зафиксировать сразу в нескольких документах:
- Приказ на изменение оклада — это основной документ по предприятию, в котором фиксируется какому работнику и какой размер оклада необходимо установить. Здесь же определяется с какого числа данное изменение начинает действовать. Также в приказе могут быть проставлены распоряжения на изменение иных документов.
- Штатное расписание — в документе указывается наименование и количество должностей работников, а также соотнесенные им оклады. В случае, когда у какого-либо работника происходит изменение оклада, также обязательно должно быть проведено изменение оклада в штатном расписании. Этот шаг может быть произведен распоряжением о внесении изменений, либо разработкой и вводом нового штатного расписания (если меняется большое число окладов).
- Трудовое соглашение с работником — ТК определяет, что размер оклада сотрудника обязательно фиксируется в трудовом соглашении с ним. Если изменяется оклад, то оптимальнее оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Благодаря этому документу старое положение договора меняется на новое.
Изменение оклада: на каком основании?
Изменение оклада сотруднику сопровождается, как правило, повышением размера заработной платы. Такое возможно по решению работодателя и исключительно при наличии у него финансовых возможностей.
Повышать оклад могут не для всех работников, а в отношении, например, наиболее успешных и достойных.
Основанием для того, чтобы издать приказ об изменении оклада, может быть служебная записка, составленная непосредственным руководителем работника.
Пример
Сотрудница достигла значительных успехов в своей работе. Чтобы мотивировать работницу на новые трудовые подвиги, ее руководитель решил походатайствовать о повышении для нее должностного оклада. Он составил служебную записку (смотрите образец ниже.
Приказ об изменении оклада образец бланк
- Вознаграждением за работу, выполняемую человеком, является заработная плата.
- В большинстве случаев зарплата складывается из суммы должностного оклада, которая обязательно указывается в тексте трудового договора, и различных надбавок и премий.
- Но если сумма таких дополнительных выплат (премия) может изменяться по желанию работодателя, то оклад фиксирован.
- То есть это гарантированная сумма денег, которую работник получает за свой труд ежемесячно.
- Бывает, что на предприятии происходят существенные изменения, и возникает ситуация, когда оклад, положенный работнику, необходимо изменить.
- Процесс изменения оклада
Работа – это договорные отношения, и все существенные изменения в условиях, на которых работник и работодатель договорились, так же должны происходить путём переговоров. То есть, нельзя директору фирмы взять, и самостоятельно изменить оклад сотруднику, это нарушение закона.
Всегда должно быть достигнуто соглашение между ними и оформлено документально.
Если увеличение зарплаты (оклада) может инициировать руководитель, написав соответствующую служебную записку и уведомив работника под расписку (против увеличения оклада вряд ли кто-то будет против), то с уменьшением, проблематичнее, необходим ряд факторов, которые дают право начальнику уменьшить оклад своих рабочих.
Так, по закону, уменьшить оклад можно только тогда, когда на предприятии меняются, и существенно меняются, условия труда или процесс производства. И даже в этом случае, ваше положение не должно ухудшаться. То есть, оклад уменьшится, но и работать станет легче.
- Как оспорить
- Руководитель должен предупредить о том, что оклад изменится за два месяца, или две недели, если вы работаете на физическое лицо, индивидуального предпринимателя, например.
- Если вас не устраивает такое положение вещей, вам обязаны предложить другую работу в вашей же организации и в соответствии с квалификацией, причём всё это должно оформляться в письменном виде.
Когда все эти условия соблюдены, руководитель издаёт приказ об изменении оклада с указанием новой суммы, которую будет получать работник, приказ зачитывается под роспись, и вступает в силу. Всегда помните, что работа – это договорные отношения, и проще договориться об изменениях условий, чем отстаивать свою правоту в суде.
Ниже расположен типовой бланк и образец приказа об изменении оклада вариант которого можно скачать бесплатно.
Основания для издания приказа
Причины, по которым может издаваться приказ об изменении оклада, условно можно разделить на две группы — по инициативе работодателя либо в силу закона.
В законе указано, что зарплата должны выражаться фиксированной суммой, которую работник получит, если полностью отработает норму времени за месяц. Ее размер в этом случае также не должен быть меньше, чем показатель МРОТ.
Поэтому, если законом устанавливается новый размер минимальной оплаты, работодатель обязан скорректировать имеющиеся оклады до его уровня — они не должны быть меньше минимального размера.
Кроме этого, закон или внутренние нормативные акты могут устанавливать необходимость ежегодной индексации зарплаты. Ее необходимо проводить на значение инфляции за предыдущий год либо роста уровня потребительских цен. Тогда в качестве основания необходимо указывать ст. 134 ТК, а также пункт Положения по оплате, либо отдельное Положение об индексации.
Внимание: если администрация хочет поощрить работника, то она может сделать это путем увеличения оклада. Шагом для этого должна быть служебная записка от непосредственного руководителя. Руководитель должен рассмотреть ее и проставить свою резолюцию.
Если решение об увеличении оклада положительное, то при составлении распоряжения эта служебная записка будет использоваться как основание.
Как повысить зарплату из-за повышения МРОТ
Если зарплата работника складывается только из оклада или тарифной ставки, нанимателю требуется правильно оформить документы об увеличении установленных выплат до уровня минималки. Для этого используйте образец приказа о повышении окладов всем сотрудникам или только тем, у кого зарплата не дотягивает до установленного минимума.
Если работодатель включает в оплату труда работника, помимо оклада, иные надбавки или доплаты, следует повысить или их размер, или оклад (тарифную ставку) так, чтобы общая сумма составляла не менее 11 163 рублей.
Для этого следует издать приказ о повышении зарплаты в связи с увеличением МРОТ, которым вносятся изменения в штатное расписание. Вот инструкция, как это сделать:
- Издать распоряжение о повышении оплаты труда.
- На основании этого распоряжения внести изменение в штатное расписание (установленная форма Т-3).
- Внести изменения в трудовые договоры в части вознаграждения за труд.
В каких случаях происходит изменение оклада
Наиболее распространенный вариант перемены оклада – его повышение. Обычно оно происходит при высокой производительности труда работника, его особых заслугах перед компанией, в целях дополнительной мотивации, а также в силу каких-то других общих причин.
Понижение оклада тоже иногда случается. Чаще всего это бывает связано с финансовыми проблемами организации или же неэффективностью того или иного работника. В любом случае, такая непопулярная мера также должна сопровождаться написанием приказа об изменении оклада, даже в тех случаях, когда снижение происходит на не очень значительную сумму.
Помните, следует соблюдать важное правило: перед понижением заработной платы сотрудника, его необходимо уведомить об этом в письменной форме как минимум за два месяца.
За это время человек может решить для себя: будет ли он искать другую, более подходящую в материальном плане работу или готов остаться на прежней должности, но на меньшем окладе. Следует отметить, что работник имеет полное право отказаться от тех новых финансовых условий, которые вписаны в приказ, не отказываясь при этом от своего рабочего места.
В этом случае, по закону, работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную должность (выше или ниже по рангу, но соответствующую уровню квалификации и здоровья). Если и так не удастся договориться, то придется искать решения конфликта в судебном порядке.