Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка работника Т-2: кому нужно вести в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Несмотря на то, что личная карточка работника стала необязательной, многие не хотят от неё отказываться, и вот почему:
1. По этой форме удобно учитывать отпуска.
В карточке есть специальный раздел «Отпуск». В нём кадровикам удобно фиксировать отпуска, особенно, если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
2. Вся информация о сотруднике в одном документе.
Действительно, для каких-то организаций это очень удобно. В карточках Т-2 есть, например, раздел о составе семьи, где может быть внесена информация о детях. Эту информацию можно использовать для расчёта ориентировочного бюджета на новогодние подарки детям или дополнительные социальные выплаты сотрудникам с детьми.
3. Форма Т-2 с подписью работника является дополнительным доказательством в суде.
В судебной практике были случаи, когда этот документ помогал работодателю защититься. Известен такой спор: сотрудник по своему желанию много лет не брал положенный отпуск. У него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал иск на работодателя с требованием оплатить проценты за просрочку выплат и моральный вред. Работодатель же предоставил суду приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы и дополнительный документ — карточку Т-2, в которой были отмечены отпуска. На основании этого суд посчитал, что работодатель выполнял свою обязанность по предоставлению отпусков. А если сотрудник по своему желанию не уходил в отпуск, то это не является основанием для назначения процентов и компенсации морального вреда.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
- премирования;
- дисциплинарного взыскания;
- ухода в отпуск;
- внутреннего перевода;
- увольнения.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
- на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
- на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
- на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Особенности заполнения личной карточки сотрудника
Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.
Справка
Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.
Бесплатно заполнить и распечатать форму № Т‑2
Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:
- внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
- документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.
Личная карточка работника Т-2: образец заполнения
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
— пункты 1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел V «Повышение квалификации»
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:
— даты начала и окончания обучения;
— вид повышения квалификации;
— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);
— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).
В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).
Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения
На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.
Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)
Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:
- приказ о приеме на работу
- трудовой договор
- трудовая книжка
- СНИЛС
- документы об образовании, повышении квалификации
- документы воинского учета (для военнообязанных лиц)
Формулировки записей о гражданстве
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Гражданин Российской Федерации | 1 |
| Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) | 2 |
| Иностранный гражданин | 3 |
| Лицо без гражданства | 4 |
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
Если сотрудник увольняется
В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI. Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е. последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. После увольнения карточка сдается в архив, в котором должна храниться не менее 75 лет.
Для заполнения некоторых полей в карточке может понадобиться кодирование. Проводить его необходимо в соответствии со Стандартами, установленными автоматизированными системами управления кадров.
Каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер, который в течение всей работы на предприятии остаётся неизменным.
Даты записываются арабскими цифрами, например, 16.12.2015.
При заполнении места жительства и места рождения необходимо применять общепринятые сокращения, такие как деревня – дер., область – обл. и так далее.
Опять же следует обратить внимание на то, что если на форму Т-2 будут внесены неправильные коды или цифры, не относящиеся к ней, то она будет считаться испорченной. В этом случае необходимо будет её переписать с самого начала
Поэтому, если знания в области кодирования недостаточные, рекомендуется все необходимые поля оставлять пустыми.
Если на предприятии нет автоматизированной системы по заполнению формы Т-2, допускается не кодировать реквизиты.