Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об учете затрат на такси произведенных сотрудником, находящимся в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке
Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.
Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.
НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.
Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.
Что не так с расходами на такси?
К расходам на такси налоговые инспекторы относятся настороженно. Дело в том, что в п. 26 ст. 270 НК РФ озвучено общее правило — в «прибыльных» расходах издержки работодателя на проезд работников к месту работы и обратно не учитываются.
Сложность признания таких издержек состоит и в том, что напрямую они не поименованы в списке разрешенных расходов, которые прописаны для ОСНО в гл. 25 НК РФ, а для доходно-расходной упрощенки в гл. 26 НК РФ.
Про большинство остальных спецрежимников (применяющих УСН с базой «доходы», ЕНВД, ПСН) речь вообще не ведется — они могут перевозить сотрудников на такси исключительно за свой счет.
Налоговики считают расходы на такси излишеством. Хотя тот же п. 26 ст. 270 НК РФ имеет существенную оговорку — расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не запрещено учитывать в налоговом учете (НУ), если необходимость такой перевозки:
- продиктована технологическими особенностями производства;
- оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре.
В 2021 году расходы на такси стали возникать чаще — работодатели столкнулись с необходимостью персональных перевозок сотрудников на такси к месту работы и обратно в связи с пандемией коронавируса. Можно ли эти расходы признать в НУ? Законодательство прямого ответа не дает. Но не торопитесь исключать их из списка налоговых расходов, пока не прочтете наш материал.
Расходы на такси:
- разрешается признавать в учете, если необходимость перевозки сотрудников данным видом транспорта продиктована технологическими особенностями производства или оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ);
- признаются в учете при одновременном выполнении 3 обязательных условий: экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в бухучете — к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
- могут вызывать претензии налоговых инспекторов, поэтому требуют кропотливости при разработке соответствующих локальных актов и сбору необходимых документальных подтверждений, в том числе дополнительных обоснований при использовании такси в период коронавируса.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ. и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ., организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси:
- разрешается признавать в учете, если необходимость перевозки сотрудников данным видом транспорта продиктована технологическими особенностями производства или оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ);
- признаются в учете при одновременном выполнении 3 обязательных условий: экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в бухучете — к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
- могут вызывать претензии налоговых инспекторов, поэтому требуют кропотливости при разработке соответствующих локальных актов и сбору необходимых документальных подтверждений, в том числе дополнительных обоснований при использовании такси в период коронавируса.
Как подтвердить расходы на такси в командировке?
В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:
Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.
Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.
Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.
Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.
Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.
Расходы на такси до работы и обратно
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Обоснование расходов на такси
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Некоторые рекомендации по прохождению Фотоконтроля
В заключение можно дать некоторые конкретные советы, которые позволят без проблем пройти фотоконтроль от Яндекса.
Фотографии нужно делать при хорошем освещении, вспышку лучше отключить, так как скорее всего она просто засветит документы – особенно, если те находятся в пластиковой прозрачной папке.
К фотографированию допускаются только подлинники документов, никакие ксерокопии к рассмотрению не принимаются.
Если первая проверка была успешно пройдена, то, как правило, вторая назначается дня через три. После повторно пройденной проверки Таксометр может попросить прохождение контроля уже через 10 дней, а затем все реже и реже.
Фото автомобиля должно быть сделано строго под прямым углом, никаких косых ракурсов, необычного вида и т.д. Не допускается обрезка автомобиля с какой-либо стороны.
Фотографировать документы и автомобиль нужно строго в той последовательности, которую указывает приложение.
При фотографировании салона лучше включить внутреннее его освещение.
Вся требуемая информация в документах, а также номерной знак транспортного средства должны отлично читаться.
Поделитесь с друзьями статьей:
Оцените статью, для нас это очень важно:
Проголосовавших: 4 чел. Средний рейтинг: 5 из 5.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.
Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.
Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.
Закон о применении кассовых аппаратов для такси
Применение ККТ регулируют 54-ФЗ и 290-ФЗ, который и внес поправки в закон о контрольно-кассовой технике. Внесенные изменения обязали практически все ООО и ИП использовать кассовый аппарат для осуществления расчетов с покупателями при продаже товара или оказания услуг. Создатели закона не обошли вниманием вопрос применения кассовых аппаратов для осуществления расчетов в такси. Для этой категории налогоплательщиков установка современных ККМ — обязательное требование к ведению бизнеса.
Цель 54-ФЗ — обеспечить защиту прав потребителей, улучшить качество их обслуживания, «вывести из тени» нелегальный бизнес, сделать расчеты в сфере торговли и оказания услуг прозрачными, увеличить сбор налогов.
Новый закон меняет правила ведения бизнеса и вводит следующие понятия:
- онлайн-касса — устройство с доступом к сети Интернет для передачи платежных ордеров в ФНС, хранит информацию обо всех пробитых ордерах на фискальном накопителе (ФН), встроенном в оборудование;
- ОФД — оператор фискальных данных, который выступает посредником между налогоплательщиком и налоговой службой, принимает, обрабатывает, хранит квитанции, передает их электронные копии в ФНС;
- ФН — модуль, разработанный для хранения, защиты, шифрования информации обо всех расчетных операциях (аналог ЭКЛЗ с функцией передачи электронных чеков ОФД);
- электронный чек — электронная копия бумажного расчетного документа, который регистрирует и хранит ОФД. Имеет юридическую силу, равную обычному ордеру на бумажном носителе.
Обязан ли водитель выдавать квитанции?
В сервисе каждому клиенту по запросу может быть выдан чек в печатном виде. Правила регламентируют, что водители предоставляют их, несмотря на форму оплаты поездки:
- если клиент рассчитывается наличными, водитель лично пробивает чек;
- если карточкой, квитанция будет распечатана терматиналом автоматически.
Когда средства переводятся через мобильное приложение напрямую, водитель не обязан выдавать вам чек на бумаге. Документ отправляется в мобильное приложение и становится доступен в электронном виде. Как мы рассказывали выше, в этом случае клиента может распечатать чек Яндекс Такси с телефона.
Практика показывает, что далеко не во многих автомобилях есть терминалы, хотя по правилам их должны устанавливать в свои машины все таксопарки. При этом большинство из них по экономическим соображениям ограничиваются обычными бланками, продающимися по 400 штук за сотню рублей. Это так называемые бланки строгой отчетности, в которых содержится вся нужная информация:
- время и дата поездки;
- сколько времени длилась поездка;
- тариф, выбранный клиентом;
- цена поездки;
- данные о таксопарке и партнере;
- информация о водителе;
- сведения об автомобиле;
- другая сопутствующая информация.
Таким образом, каждый пассажир имеет законное право потребовать у водителя квитанцию за поездку. Такое бывает необходимо, если вы должны отчитаться перед фирмой за потраченные средства или же вы остались недовольны поездкой и планируете в будущем обратиться в суд, но бывают и другие ситуации.
Расходы на такси директору
Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование квитанции, её серия и номер;
- Дата выдачи квитанции;
- Стоимость за пользование такси;
- ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.
В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.
На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:
- Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
- Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
- Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.
Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.
Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.