Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заменяет ли УПД акт выполненных работ и счет фактуру одновременно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
УПД в ЭДО, а также в традиционном бумажном документообороте, — это многофункциональный документ, который используют для оформления хозяйственных операций, совершаемых между участниками сделки или договора: при отгрузке товара, передаче работ, услуг или имущественных прав.
Как оформить УПД вместо акта выполненных работ
Процесс оформления этого документа может предполагать как использование рекомендованного формата, так и добавление в бланк отдельных необходимых для проведения определенных сделок строк. При этом не допускается удаление обязательны граф по Приложению 4 к Письму. Указывая информацию в графе «Статус», следует придерживаться такого порядка:
- Код «1» нужно указывать только в том случае, если бланк будет использоваться одновременно в роли счет-фактуры и акта. Это означает, что потребуется указание информации как в разделе счета-фактуры, так и в дополнительном первичном разделе;
- Код «2» используется в случае применения универсального протокола лишь как акта. В этом случае допускается не заполнение строк, касающихся НДС.
В основном разделе УПД вписываются строчки из счет-фактуры. Формат такого бланка был утвержден Постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года. В эту часть документа лицо, выступающее в роли налогоплательщика, не имеет права вносить какие-либо изменения.
Использование УПД при оформлении операций по оказанию услуг
УПД может использоваться в 2-х ипостасях: либо как счет-фактура и передаточный акт, либо только как передаточный акт. В первом случае в специальном поле УПД проставляется символ 1 и заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором случае в соответствующее поле УПД ставится символ 2 и заполняются только показатели для первичного документа, то есть акта оказанных услуг. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.
Причем само по себе указание символа 1 или 2 имеет только информационное значение. Контролеры будут обращать внимание не на указанный в специальном поле номер, а на показатели, которые заполнены или не заполнены в универсальном передаточном документе.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ — это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ — это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
-
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
-
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
Номер универсального передаточного документа
Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.
Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:
-
если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;
-
если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.
Поля необязательные для заполнения
В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:
-
Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.
-
Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
-
Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.
-
Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.
-
Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.
-
Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).
Какой документ может быть выписан раньше?
Не стоит сбрасывать со счетов, что при предоставлении работ счет-фактуру нельзя выписать ранее, чем они будут предоставлены. Но это не касается предварительной оплаты (аванса) за выполнение работ.
Аргументами, дающие возможность предприятию-исполнителю выставить счет-фактуру по оказанию работ до факта представления и при отсутствии предоплаты (аванса), считаются те, что у предприятий-поставщиков нет принципиальных значений по срокам предъявления такой документации.
Внимание! Одновременное получение этого документа заказчиком становится обязательным условиям для принятия к вычету НДС. Иначе говоря, досрочное получение не оказывает влияния на выполнение этого условия.
Так как для поставщика предоставление счета-фактуры не играет роли, то этот документ выставляется продавцом во время подписания договора. Досрочное получение заполненного документа не влияет на вычет по НДС.
Наряду с бумажной версией юридическую силу имеет электронный вид счета-фактуры. Этот документ также содержит всю необходимую информацию с соблюдением всех правил, который подписывается уполномоченным лицом (о подписании счета-фактуры читайте тут). Такой документ является основанием для вычета НДС и должен храниться четыре года (о правилах хранения счетов-фактур мы писали в отдельном материале).
Как применить УПД (УСО)?
УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.
Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.
Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).
Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.
Как видим, УСО – нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».
Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.
Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) – в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.
УПД или накладные и акты?
Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.
Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:
● универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;
● универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;
● документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;
● документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.
Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.
Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.
Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.
С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.
Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.
Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры
В 2017 г. форма счета-фактуры меняется уже второй раз, ее новую версию нужно будет применять с 1 октября 2017 г. (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Что касается электронных УПД, то их форматы утверждены одновременно с новыми форматами счетов-фактур, а вот «бумажный» бланк УПД до сих пор остается неизменным, ведь ФНС его обновленную форму не утверждала. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что правила заполнения УПД образец бланка разрешает дополнять новыми полями, рекомендуем привести с 01.10.2017 г. свою форму УПД в соответствие с новой формой счета-фактуры, например, скорректировав бланк УПД в «эксель» или иной программе (утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 19.08.2017).
Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.