Как исправить запись в трудовой, и кто это должен делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить запись в трудовой, и кто это должен делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.

С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:

не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;

внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;

завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.

В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.

В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:

После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.

Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.

Ответственность за фиктивные записи в трудовой

За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.

Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

Исправление записей в судебном порядке

Большинство нанимателей в первую очередь обращают внимание на то, какая информация содержится в трудовой книжке соискателя, так как именно эти сведения имеют решающее значение для подписания трудового договора с будущим сотрудником. Ввиду этого каждый владелец трудовой книжки заинтересован в правильном оформлении и заполнении данного документа. Однако очень часто случается так, что обнаруживаются ошибки, которые сделал бывший работодатель, и поэтому необходимо отправиться на предыдущее место работы и потребовать у него исправить запись в трудовой книжке.

К сожалению, случаются банальные ошибки при внесении записей о приеме, увольнении или переводе с одной работы на другую, что нередко приводит к сокращению рабочего стажа владельца трудовой книжки. Впоследствии между работодателем и подчиненным возникают споры, которые приводят их в суд.

Чтобы добиться справедливости, работнику необходимо отправиться в суд с иском и потребовать установить факты, которые не подтверждены никакими документами, то есть не отражены в трудовой книжке. В сложившейся ситуации следует заручиться поддержкой свидетелей, которые докажут перед судом неправоту работодателя. В особо сложных случаях потребуется обратиться за советом к юристу, который поможет не только добиться законного внесения исправлений в трудовую книжку, но и расскажет о том, как взыскать с работодателя материальный ущерб, полученный из-за невозможности своевременно устроиться на другое место работы.

Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление

• Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).
• Сегодня, бессменный автор и практикующий Юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.
• Оставайтесь с нами!
• Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

• Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
• Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

• для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
• для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Неверные реквизиты документа

Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.

В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.

Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.

В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.

Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

• подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
• представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Методы корректировки записей в трудовой

Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2023 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.

Подробно как оформить вкладыш в трудовую книжку рассказано тут.

Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.

Когда вносятся изменения и корректировки в записях трудовой книжки

Изменения и корректировки в записях могут вносится:

• на титульном листе трудовой книжки или вкладыша к ней;

• в разделе «Сведения о работе»;

• в разделе «Сведения о награждениях».

К ошибкам, в связи с которыми вносятся изменения в записях о стаже работы, относятся:

• неправильное формулирование причины увольнения;

• неверное указание даты или нумерации записи о приеме, увольнении, перемещении на другую должность, переводе в другое структурное подразделение;

• неправильное написание должности, на которую принят, перемещен, с которой уволен работник;

• отмена действия (например, отмена приказа о приеме);

• грамматические ошибки и т.д.

Исправление записи на титульном листе книжки (или вкладыша к ней) требуется в случае:

• грамматических ошибок в написании фамилии, имени, отчества работника;

• ошибок в дате рождения и выдачи ТК.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке

Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.

Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.

Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:

• Порядковый номер;
• Дата приема на работу или увольнения;
• Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
• Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.

Общие формальные требования к внесению корректировок

К таким правилам относятся:

1. Данные должны вноситься разборчиво, чётким почерком.
2. Основания прописываются полностью, аббревиатуры и сокращения не допускаются.
3. Запись допускается делать чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
4. Запрещено использовать гелевые ручки, так как они не выдерживают воздействия света и воды.
5. Не разрешается затирать или замазывать ошибки корректором.
6. В трудовой книжке запрещено зачёркивать или заштриховывать ошибочно внесённый текст. И титульный лист здесь не исключение. Да, здесь можно перечёркивать текст, но только не ошибочный, а тот, в который вносят подтверждённые документами коррективы.
7. На всех остальных листах, чтобы исправить неверную информацию, нужно сделать комментарий о недействительности определённой записи с указанием её номера и далее записать верные данные. Причём если ошибка обнаружена, к примеру, в записи под номером четыре, а кадровик заполняет уже седьмую запись, в строке так и указывается, что признаётся недействительной запись №4.
8. Даты вписываются в документ арабскими цифрами строго в формате «дд.мм.гггг».

Исправления в трудовой книжке в 2020: запись считать недействительной и как исправить ошибку, отменить и аннулировать?

Трудовая книжка (ТК), содержащая ошибочные сведения, со временем приносит серьезные неприятности владельцу при прохождении процедуры трудоустройства или оформлении пенсии. Знание правил корректировки предостерегут от возможности несовпадения данных в документах.

Российское законодательство допускает исправления в указанном документе.

Так, в главе 13 ТК РФ (ст. 77 – 84.1) включены корректные формулировки сведений, вносимых в трудовую работающего гражданина после заключения или расторжения трудового соглашения с работодателем.

Правила определяют способы корректировки сведений в трудовой. Базовые положения отражены в пунктах 26 – 30 Правил. Пункт 33 этого же документа разрешает выдачу дубликата ТК, при этом выявленная неверная информация не вносится.

Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений

Неверное указание даты трудоустройства является распространенной ошибкой. Это возникает по следующей причине: оформляя трудовую книжку на шестой рабочий день с момента выхода сотрудника на работу, специалист кадровой службы указывает дату, соответствующую дню заполнения сведений. На самом деле необходимо ориентироваться на число в приказе о приеме сотрудника на работу.

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Похожие записи:

• Новый порядок применения пониженных тарифов страховых взносов с 2023 года
• Возврат прав после отказа от медицинского освидетельствования в 2023 году
• Дает ли академический отпуск отсрочку от армии