Как заполнить транспортную накладную, если перевозку осуществляет экспедитор

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить транспортную накладную, если перевозку осуществляет экспедитор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная — аналог бумажной версии документа. Она выполняет те же функции — подтверждает расходы на доставку груза.

Форма утверждена в приложении № 4 постановления правительства № 2200 от 21 декабря 2020.

В электронный формат также переводят заказ наряд и сопроводительную ведомость. В планах — ввести электронные путевые листы.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Их также называют титулами или разделами:

• Погрузка. Часть с данными о сторонах перевозки, условиями договора, сведениями о водителе, грузе и сопроводительных документах подписывает грузоотправитель. А часть о состоянии груза на его приеме к перевозке — перевозчик.
• Выгрузка. Файл с данными о приеме товара от перевозчика и состоянии груза подписывает грузополучатель, а данные о сдаче — перевозчик.

Это цифровая транспортная накладная, подписанная электронной подписью (ЭП). Она является полноценным аналогом бумажного документа, может быть использована для подтверждения заключения договора на перевозку и расходов на услуги перевозчиков.

ЭТрН создаёт отправитель груза в информационной системе и заверяет квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ содержит 4 основных титула:

1. Сведения об участниках перевозки, условиях договора, водителе, грузе, сопроводительных документах.

2. Сведения о приёме груза перевозчиком.

3. Сведения о приёме груза грузополучателем.

4. Сведения о сдаче груза перевозчиком грузополучателю.

Как происходит обмен ЭТрН?

Всё достаточно просто:

1. Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю.

2. Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП).

3. Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП.

4. Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.

5. Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.

ЭТрН оформляет грузоотправитель, либо лицо, осуществляющее погрузку в ТС, в редких случаях — экспедитор. Разберём на примерах.

1. Оформляет грузовладелец. Грузоотправителем может быть грузовладелец. Например, консервный завод сам находит перевозчика, оформляет груз и отправляет грузополучателю. Он же и оформляет ЭТрН.
2. Оформляет тот, кто отгружает груз. Тот же завод передаёт грузы 3PL-оператору, который развозит грузы покупателям завода. В таком случае оформляет ЭТрН представитель склада 3PL-оператора, который отгружает груз.
3. Оформляет экспедитор. Бывает так, что завод нанимает экспедитора, который организовывает перевозки, принимая груз во владение. Тогда грузоотправителем и подписантом ЭТрН является экспедитор.

Кто составляет транспортную накладную?

Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.

До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).

В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).

С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.

Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.

28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.

70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.

Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.

Экспедиторская расписка вместо транспортной накладной не применяется

Экспедиторская расписка – это один из обязательных экспедиторских документов и часть договора транспортной экспедиции. Такой договор заключается грузоотправителем (грузополучателем) с экспедитором, который, по сути, является посредником, действующим по поручению клиента: он организует перевозку, занимается отправкой и получением груза, и т.п. Если договор экспедиции предусматривает такое условие, то экспедитор может самостоятельно заключить договор перевозки груза с перевозчиком (владельцем транспорта).

Экспедитор не составляет транспортную накладную — этим занимается отправитель груза. Но когда экспедитор от своего имени заключает договор перевозки с транспортной компанией, он одновременно является и грузоотправителем, поэтому оформить транспортную накладную он обязан. Накладная составляется в 3-х экземплярах, один из которых остается у экспедитора, а остальные передаются перевозчику и получателю груза. Поставщик же при передаче груза экспедитору получит от него экспедиторскую расписку, а позднее копию накладной с подписями грузополучателя, подтверждающими, что тот принял груз.

Ошибочно полагать, что экспедиторская расписка заменяет ТТН, и вот почему. Помимо данных о грузоотправителе, грузополучателе, самом грузе и транспортном средстве транспортная накладная содержит сведения о стоимости услуг перевозчика. В экспедиторской расписке, в отличие от ТТН, стоимость услуг экспедитора или перевозчика не отражается, а указывается только стоимость самого груза по платежным документам. Поэтому расписку экспедитора нельзя применить в качестве накладной для учета транспортных расходов и движения ТМЦ.

Экскурс в законодательство. Какие документы нужны экспедитору

1. Экспедитор – это агент. Деятельность агентов основывается на статье 805 «Исполнение обязанностей экспедитора третьим лицом» Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ):

«Если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц. Возложение исполнения обязательства на третье лицо не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом за исполнение договора».

2. Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554 «Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности» устанавливает перечень экспедиторских документов, порядок оказания и требования к качеству транспортно-экспедиционных услуг.

3. Приказ Министерства транспорта РФ от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (далее – Приказ №23) рекомендует формы экспедиторской расписки, поручения и складской расписки.

Для посреднических сделок с привлечением экспедитора предусмотрена обязательная прозрачность в виде отчёта с приложением оправдательных документов (статьи 974, 999, 1008 ГК РФ).

И аналогично, если клиенту необходимы подтверждающие документы, в том числе транспортные накладные, экспедиторы обязаны их оформлять.

На выходе мы имеем нормативно-правовые документы, которые противоречат друг другу: законодательные акты, регламентирующие работу экспедиторов, перечисленные выше; рекомендуемые формы экспедиторских документов; Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 «Об утверждении правил перевозок автомобильным транспортом», где нет ни слова об экспедиторах (далее – Постановление № 272); обязанность оформлять транспортные накладные по требованию клиентов.

Правила заполнения новой транспортной накладной

На перевозимый груз должна быть оформлена транспортная накладная в обязательном порядке. Этим должен заниматься отправитель груза.

Заполнение бланка осуществляется в несколько шагов:

1. До погрузки товара.
2. Во время транспортировки.
3. После доставки груза.

Начало заполнения лежит на отправителе, который записывает личные данные, реквизиты транспортной организации, информацию о перевозимом товаре. Получатель вносит данные о том, что товар принят. Водитель при перевозке ставит свои подписи при приеме груза на автомобиль, а также при его сдаче. Он также может указать в накладной свои замечания, сделать пометки.

Новый бланк накладной включает в себя название и 17 разделов. Но не все разделы обязательны для заполнения. В пустых строчках необходимо обязательно делать прочерки.

В шапке накладной вносятся реквизиты документа:

1. Дата.
2. Номер.
3. Если накладная состоит из нескольких экземпляров, то указываются их номера.
4. Данные о заявке.

Далее вносятся данные об отправителе груза и его получателе: название компании, либо фамилия, имя, отчество предпринимателя, юридический адрес, ИНН, номер контактного телефона.

Что содержат разделы накладной:

• 1а – поле заполняется при наличии экспедитора;
• 3 – данные на перевозимый товар: количество, название, масса, объем;
• 4 – данные на сопроводительные документы, если перевозка невозможна без таможенных документов, заключений специалистов, санитарных справок;
• 5 – вносятся условия отправителя к перевозчику груза и автомобилю (грузоподъемность, размер кузова, температурные условия, санитарные правила, требования таможенного оформления), а также сроки доставки, сохранность товара (вид замков, цена груза, возможность перегрузки);
• 6 – фиксируется прием груза: при заполнении накладной записывается адрес, при загрузке автомобиля ставится время и дата прибытия, отправки ТС, состояние груза;
• 7 – груз сдается путем отметок отправителя с указанием адреса и загрузки, а также получателя, который вносит дату прибытия и отправления грузовика.
• 8 – заполняется при необходимости (условия перевозки, санкции в случае утери товара, несоблюдения условий транспортировки);
• 9 – водитель расписывается, что принял заказ;
• 10 – название предприятия перевозчика, фамилия, имя, отчество ЧП, юридический адрес, контакты;
• 11 – данные на грузовой автомобиль: марка, модель, грузоподъемность, номерной знак;
• 12 – замечания при транспортировке;
• 13 – иные условия, реквизиты разрешающих документов для опасного груза, схема проезда, режим дня водителя;
• 14 – изменения адреса доставки;
• 15 – подписи сторон договора;
• 16 – стоимость транспортировки;
• 17 – штрафные санкции в случае нарушения договора на перевозку груза.

С 1 января применяется новая форма транспортной накладной

Форма накладных является унифицированной. Главной считается накладная по образцу 1-Т (утверждена в 1997 году). Что касается отдельных видов продукции, на них есть отдельные формы ТТН:

Документальные формы утверждены в 1997 году Постановлением №68. В 2021 году транспортная накладная обрела новый вид, который утвердило Правительство РФ (Постановление №272). Из неё убрали поля, по которым списывались и приходовались товары.

Грузоперевозка должна сопровождаться отдельным документом. Когда в автомобиле находятся товары для разных грузополучателей, то каждая партия должна иметь отдельные сопроводительные документы. На каждого получателя свой комплект.

Накладная дублируется в 4 экземплярах:

• один оставляет себе тот, кто отправил товар. По нему произойдёт списание товарно-материальных ценностей;
• остальные 3 экземпляра передаются шофёру. На них должны стоять подписи ответственных лиц, печати. Водитель также на них расписывается;
• дубликат накладной №2 предназначается получателю товара, по нему приходуется товар;
• дубликат №3 и №4 переходит к собственнику транспорта, который доставлял товар;
• по третьему экземпляру ведутся расчёты за оказанную услугу;
• с помощью четвёртого экземпляра, который крепится к ПЛ (путевой лист), насчитывается зарплата шофёру.

Если груз имеет нетоварный характер, оформляется 3 экземпляра ТТН. Первые два идут в компанию, которая перемещала груз. А 3-й переходит тому, кто занимался отправкой, чтобы зафиксировать объём выполненных работ.

В ТТН должны быть заполнены все поля. Среди основных стоит отметить:

• время доставки товара;
• реквизиты компании;
• данные транспортного средства (какой автомобиль и его госномер);
• номер товарно-транспортной накладной, и к какому путевому листу она прилагается;
• покупатель товара, реквизиты;
• информация о человеке, который перевозит груз (фамилия-имя-отчество, права, тип лицензии);
• тип перемещения;
• регистрационный номер;
• место погрузки;
• место разгрузки;
• данные по прицепу при его наличии;
• что за груз перевозится (как называется, в чём упакован, сколько мест занимает, способ определения массы, какой у него код и номер контейнера, отмечается класс груза, а также масса брутто);
• подписи кладовщика, водителя-экспедитора.

Оформлением товарно-транспортной накладной занимается тот, кто груз отправляет. Правило работает для общих случаев. Как происходит оформление бумаг, если ТН занимается отправитель груза:

1. Компания перевозчик пишет данные по грузу у себя в офисе.
2. Оригинал документа отдаётся шофёру.
3. Он едет с этим документом к тому, кто отгружает товар.
4. Грузоотправитель заполняет документ до конца.

Специалисты советуют указывать такой порядок при заключении договора. В противном случае, водителю придётся ехать сначала в транспортную компанию, и только после неё к получателю.

Есть 2 формы накладных:

• транспортная накладная;
• товарно-транспортная.

Существенная разница состоит в том, что в последнем случае детально указывается перевозимый товар. То есть, по этому документу бухгалтерия легко проведёт оприходование. С другой стороны, транспортная накладная более детально описывает перемещение товара. Основные ситуации, когда выдаются накладные:

1. Подтверждение того, что на грузоперевозку потрачены средства, в пользу третьей стороны.
2. Накладная подтверждает факт того, что перемещение груза правомерно.
3. ТТН требуется для бухгалтерии, которая занимается списанием и оприходованием товара.
4. Если доставка идёт за счёт грузоотправителя.
5. Любое перемещение алкогольной продукции должно иметь сопроводительный документ. К нему относится и ТН, и ТТН.

Новая транспортная накладная. Изменения‑2022

Транспортную накладную последовательно заполняют все участники перевозки.

Сначала Грузоотправитель заполняет свою часть – это основная часть накладной, где фиксируется больше всего информации. Затем в нее вносит свои данные Перевозчик. И, последним в свою часть накладной вписывает свои данные Получатель груза.

По новым правилам информация о подписантах детализирована. Теперь нужно точно указывать, кто подписывает транспортную накладную от каждой из сторон: от грузоотправителя — лицо, осуществившее погрузку, от перевозчика — водитель, от грузополучателя — любое уполномоченное им лицо.

Подписывается накладная представителями трех сторон:

• Грузоотправителя;
• Грузополучателя;
• Перевозчика (им может быть водитель).

Водитель может быть представителем только одной стороны. Он не вправе подписывать документ за всех участников перевозки.

Транспортная накладная составляется на автомобиль. Если в одной машине отправлено несколько партий груза, можно составить одну накладную, в которой указывается весь перечень грузов. Но, если большую партию разделили на несколько машин, нужно составить столько накладных, сколько автомобилей загружено.

Подписывается накладная:

• В бумажном варианте «живой» подписью.
• В электронном варианте усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Водитель может использовать простую электронную подпись либо усиленную неквалифицированную ЭП. Но только в том случае, если перевозчик впоследствии подпишет накладную своей УКЭП.

Печать не обязательна.

Скачать форму Транспортной накладной, действующей с 1 марта 2022 года

Грузоотправитель – это лицо, осуществляющее погрузку груза в транспортное средство;

Этот раздел, как следует из его названия, заполняет грузоотправитель по договору перевозки. Данные, которые вносятся в накладную, должны соответствовать договору. Поэтому, лучше их просто скопировать из договора.

Если кроме договора перевозки груза есть еще и договор на выполнение услуг по организации перевозки груза, то есть, есть экспедитор, в разделе 1 «Грузоотправитель» нужно указать:

• лицо, которое является исполнителем услуг по организации перевозки груза и принимает груз во владение для перевозки проставляется отметка «является экспедитором»;
• лицо, которое является заказчиком услуг по организации перевозки груза, если нет передачи груза во владение исполнителю услуг, причем даже в том случае, если экспедитор сам занимается погрузкой.

Раздел 1а нужно заполнить, если есть договора на выполнение услуг по организации перевозки груза.

А разделе 1а нужно указать реквизиты договора и данные Заказчика: ИНН, название, адрес, телефон. Если Заказчик ИП вместо названия указывается фамилия, имя, отчество.

Раздел соответственно заполняет получатель груза. Реквизиты традиционные: ИНН, название, адрес, телефон. Если Грузополучатель ИП вместо названия указывается фамилия, имя, отчество.

Новая транспортная накладная с 1 марта 2022 года

В этот раздел вносится информация в отношении транспортного средства (тип, марка, регистрационный номер и т.д.). Если груз перевозится автопоездом, тогда указывается информация отдельно в отношении тягача, прицепа, или полуприцепа.

В поле «Тип владения» раздела 7 указывается цифра, соответствующая типу владения транспортным средством перевозчиком:

• «1» — если транспортное средство находится в собственности;
• «2» — если транспортное средство находится в совместной собственности супругов. Такой тип владения определяется при использовании перевозчиком транспортного средства, зарегистрированного в установленном порядке на одного из супругов, не являющегося перевозчиком;
• «3» — при аренде транспортного средства;
• «4» — при лизинге транспортного средства;
• «5» — если транспортное средство находится в безвозмездном пользовании у перевозчика. Этот тип владения определяется при использовании транспортного средства на безвозмездной основе на основании доверенности или договора.

В данном разделе отражается информация, подтверждающая выдачу груза перевозчиком грузополучателю/управомоченному на получение груза лицу.

В разделе 10 грузополучатель (уполномоченное грузополучателем лицо) должен поставить свою подпись.

Если грузополучателем является организация или ИП, то расписаться должно лицо, которое уполномочено организацией/ИП на действия по приемке груза и/или на оформление факта приемки груза.

За не указание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20% провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).

Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
• груз подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;
• груз опломбирован грузоотправителем;
• груз является скоропортящимся или опасным;
• по одной транспортной накладной перевозится часть груза.

1. Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
2. Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
3. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
4. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
5. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
6. В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
7. К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 «Грузоотправитель», 1а «Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)», 2 «Грузополучатель», 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии), 6 «Перевозчик», 7 «Транспортное средство», 8 «Прием груза», 9 «Переадресовка» (при наличии), 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» относятся:
   — для юридического лица — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
   — для физического лица — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
   При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку груза (лицо — владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование.
8. К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
9. В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство»
10. В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
    1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
    2) вносят корректную запись;
    3) делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
    4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
11. Масса груза определяется следующими методами:
    а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
    б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении единства измерений».

Кроме описанных перемен, правительство проиндексировало тариф проезда за 1 километр по федеральным шоссе в системе «Платон», который с 01.02.2022 вырастет на 14 копеек. А утилизационный сбор повысится на четверть.

Что касается необоснованных перегрузов и соответственно штрафов на отдельных участках, то теперь они оснащены цифровым табло. И водитель сможет на месте переместить продукцию «на место». Дело в том, что во время пути груз может сдвинуться и увеличить нагрузку на конкретную ось. Непосредственно пункты проверки на техническую исправность станут проверять каждые 3 месяца.

В договоре рекомендуется прописать специфику груза, особые условия перевозки или хранения, а также добавить тот момент, что пеервозчик берет на себя ответственность за кражу или порчу груза. Это смотивирует того доставить продукцию в изначальном виде без претензий со стороны сотрудников полиции, налоговой и т.д. Кроме того, если с грузом все-таки что-то случиться, перевозчик будет обязан вернуть средства в полном объеме.

Инструкция по заполнению новой транспортной накладной

Бизнес не будет напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота. Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Бизнес сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.

Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:

1. Грузоотправитель создаёт транспортную накладную на платформе оператора ЭДО или в своей учётной системе, если она интегрирована с платформой оператора. В документе грузоотправитель указывает данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза. Затем кладовщик или иное ответственное за отгрузку лицо подписывает накладную квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через оператора ЭДО отправляет в ГИС ЭПД.
2. Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.
3. Водитель при приёме груза к перевозке открывает приложение на телефоне или планшете, находит нужный документ и подтверждает приёмку, подписав документ простой электронной подписью (ПЭП). Если есть замечания, указывает их.
4. Грузополучатель принимает товар, находит транспортную накладную в учётной системе, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН. При этом он может сделать замечания, указать их в комментарии при приёмке.
5. Водитель подтверждает передачу груза в приложении с помощью ПЭП.
6. Система отправляет подписанную накладную грузоотправителю и перевозчику, которые также ставят свои КЭП и завершают документооборот.

«>

С 1 января 2022 года юридические лица и ИП, которые так или иначе связаны с грузоперевозками, смогут плавно подключаться к ГИС ЭПД. Это грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи. Обязательный обмен электронными транспортными накладными планируется с 1 января 2023 года. До этого момента участники системы могут создавать и отправлять ЭТрН на добровольной основе.

1. Приобрести КЭП для сотрудников, отвечающих за отгрузку и приёмку грузов. Это может быть кладовщик или менеджер по логистике. В ФНС такую подпись можно получить бесплатно. Но кроме неё нужен защищённый носитель и программное обеспечение.
2. Подключиться к оператору ЭДО. Он будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Минтранс определит перечень таких операторов и занесёт в специальный реестр. Также вам нужно будет выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учётными системами предприятия. Если вы уже используете какие-то решения для ЭДО или учётную систему, сообщите об этом оператору. Он оценит, возможна ли интеграция с его платформой, сроки и стоимость внедрения ЭТрН. Если интеграция возможна, вы сможете работать электронными транспортными накладными в интерфейсе своей учётной системы. Если нет, то оператор предоставит вам свое решение.
3. Подключиться к ГИС ЭПД. Она будет обеспечивать обмен электронными перевозочными документами и содержащимися в них сведениями между участниками грузоперевозок и хранить данные.
4. Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два соглашения: первое — между транспортной компанией и водителем, второе — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. Опишите текущий процесс обмена документами и возможные сценарии обмена: кто из сотрудников в какой последовательности подписывает, передаёт и проверяет документы; как выстроен процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Также обязательно укажите, кто из сотрудников обладает правом подписи, кто и как будет подписывать документы, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.
5. Позаботиться о техническом оснащении. Необходимо приобрести смартфоны или планшеты для водителей, настроить мобильные клиенты ЭДО и научить работе с ними. Поскольку груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, то им тоже необходимо приобрести планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.

Небольшие компании могут обмениваться ЭТрН в облачных сервисах. После того как участники перевозок согласуют участие в электронном обмене, нужно будет настроить веб-интерфейс для работы — это занимает 2-5 дней.

Крупные компании, как правило, меняют бизнес-процесс и настраивают взаимодействие сервиса обмена с учётными системами. Обычно требуется от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид.

Договор транспортной экспедиции как посреднический договор

(Ситуация 3)
Характерными особенностями указанного договора являются:
требование от клиента компенсации понесенных экспедитором в интересах клиента затрат;
отдельное указание суммы вознаграждения экспедитора;
обязанность экспедитора представить клиенту отчет. К отчету экспедитору следует приложить копию договора на перевозку груза, заключенного экспедитором от своего имени с третьими лицами.

Также к отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы экспедитора, осуществленные им в интересах клиента и подлежащие возмещению.
Таким образом, должны быть доказательства, что представителю Экспедитора был передан груз к перевозке.

Кроме указанных выше документов, Экспедитором передается копия Акта оказанных Перевозчиком услуг и копия счета -фактуры. Если возмещаются иные затраты Экспедитора необходимо приложить документы, подтверждающие расходы экспедитора, осуществленные им в интересах клиента. На сумму своего вознаграждения Экспедитор в рассматриваемой ситуации оформляет Акт оказанных услуг и счет-фактуру.

При доказанности реальности оказания услуг Экспедитором с привлечением третьих лиц, риски, в части признания в расходах Покупателя (клиента) услуг Экспедитора на доставку (+ НДС на услуги), отсутствуют.

Ситуация 4.

Правила заполнения ТН для перевозчика

Далее рассмотрим, как заполнить транспортную накладную (образец для перевозчика).

От компании, занимающейся перевозкой, требуется заполнить разделы с 8 по 11, 13, 15 и 16. Он также подписывается под разделом 6 — подтверждая приём груза и под разделом 7 — подтверждая сдачу.

Раздел 8. Данное поле заполняется информацией, касающейся требований перевозки. Говоря конкретнее, здесь прописываются признаки утраченного груза, размер платы за хранение, санкции за невывоз груза, задержку и прочее. Поле можно оставить пустым, тогда условия будут определяться по общим правилам Устава автомобильного транспорта.

Раздел 9. Здесь заполняется дата приёма заказа, ФИО, должность и подпись принявшего заказ сотрудника.

В разделе 10 прописываются данные о перевозчике (по типу сведений об отправителе): полное название организации или ФИО физлица, ИНН, адрес, контакты. В дополнительной графе — данные водителя.

Услуги сторонних организаций по перевозке грузов оформляются договором транспортной экспедиции. Сторонами в договоре транспортной экспедиции являются экспедитор и клиент. При этом существуют две различные позиции от том, к какой категории относится договор транспортной экспедиции. От выбора категории зависит ведение бухгалтерского и налогового учета у экспедитора

29.05.2015Автор: Дарья Батова, эксперт по финансовому законодательству

Нормативное регулирование отношений, возникающих при заключении договора транспортной экспедиции, осуществляется Гражданским кодексом (гл. 41 ГК РФ), Федеральным законом (Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ (далее — Закон № 87-ФЗ)) и Правилами транспортно-экспедиционной деятельности (утв. пост. Правительства РФ от 08.09.2006 № 554 (далее — Правила)).

По договору транспортной экспедиции одна сторона, которой является экспедитор, обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента, являющегося грузоотправителем или грузополучателем) выполнить или организовать выполнение определенных договором услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Основными условиями договора транспортной экспедиции является перевозка груза. При этом экспедитор может сам перевозить товары, но чаще всего для этих целей он привлекает стороннюю организацию.

Услуги, оказываемые экспедитором, можно разделить на основные и дополнительные.

Основные услуги по договору транспортной экспедиции непосредственно связаны с перевозкой груза. К ним относятся:

• организации перевозки грузов соответствующим видом транспорта и по выбранному маршруту;
• заключение договоров перевозки от имени клиента или экспедитора;
• обеспечение отправки и получения груза и т.д.

В качестве дополнительных услуг договором может быть предусмотрено осуществление следующих операций, непосредственно связанных с доставкой грузов (п. 1 ст. 801 ГК РФ):

• получение необходимых для экспорта или импорта документов;
• выполнение таможенных и иных формальностей;
• проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка;
• уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента;
• хранение груза и его получение в пункте назначения.

Двойственная правовая природа договора транспортной экспедиции

Существуют две различные позиции от том, к какой категории относится договор транспортной экспедиции.

Анализируя нормы гражданского законодательства, можно прийти к выводу, что договор транспортной экспедиции является посредническим договором. Доказательством данной точки зрения являются обязанности экспедитора заключить договор перевозки груза от имени клиента или от своего имени, а также обязанности выполнить или организовать выполнение экспедиторских услуг (ст. 801 ГК РФ).

В судебной же практике также нет единого мнения по поводу природы договора транспортной экспедиции. Одни суды считают, что договор на транспортно-экспедиционное обслуживание не является посредническим и признается самостоятельным видом гражданско-правового договора (пост. Восемнадцатого ААС от 04.02.2013 № 18АП-13552/12, Десятого ААС от 03.08.2011 № 10АП-5481/11, от 30.11.2010 № 10АП-6721/10, ФАС МО от 27.11.2008 № КГ-А40/10970-08, от 15.02.2008 № КА-А41/262-08, от 22.01.2008 № КА-А41/14327-07, Президиума ВАС РФ от 26.01.99 № 5056/98). Другие же придерживаются прямо противоположной точки зрения, утверждая, что договор транспортной экспедиции является, по сути, посредническим договором (пост. Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-30921/2010).

В то же время чиновники, разъясняя порядок составления счетов-фактур при оказании транспортно-экспедиционных услуг, упоминают, что договор транспортной экспедиции, являясь самостоятельным видом договора, содержит элементы условия, аналогичные посредническому договору (письма Минфина России от 29.12.2012 № 03-07-15/161, от 01.11.2012 № 03-07-09/148, от 21.09.2012 № 03-07-09/132, от 17.11.2011 № 03-07-11/316).

Таким образом, считаем, что договор транспортной экспедиции — это особый вид гражданско-правового договора, который может содержать признаки посреднического договора или договора о возмездном оказании услуг.

Договор транспортной экспедиции и сопутствующие документы

Договор транспортной экспедиции обязательно должен быть заключен в письменной форме. Также при необходимости клиент должен выдать экспедитору доверенность на осуществление определенных действий.

Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы (п. 7 Правил). Порядок их составления и формы утверждены Минтрансом России (приказ Минтранса России от 11.02.2008 № 23).

К экспедиторским документам относятся:

1. поручение экспедитору, которое определяет перечень и условия оказания услуг экспедитором клиенту в рамках договора;

2. экспедиторская расписка, подтверждающая факт получения экспедитором груза для перевозки последнего от клиента либо от другого грузоотправителя;

3. складская расписка, которая подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.

Для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное и подписанное им поручение экспедитору (п. 8 Правил). При этом в поручении должны быть указаны достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме и т.п.

После того как экспедитор рассмотрит поручение, он направляет его обратно клиенту с отметкой о согласовании либо отказе в согласовании услуг. Лишь только после согласования сторонами указанного поручения оно подлежит исполнению.

При приеме груза экспедитор предоставляет клиенту экспедиторскую расписку. Расписка является доказательством получения груза и наделяет экспедитора правом владения грузом до момента его передачи клиенту или иному грузополучателю по окончании перевозки.

Рассмотрим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета у экспедитора. Предположим, что в соответствии с заключенным договором транспортная организация самостоятельно осуществляет перевозку груза. Услуги по перевозке груза являются услугами по обычному виду деятельности.

Налоговый учет транспортной экспедиции

При получении груза от клиента у экспедитора не возникает налогооблагаемого дохода. Передача груза клиентом экспедитору также не является объектом налогообложения по НДС.

Бухгалтерский учет транспортной экспедиции

Определим, что при передаче груза право собственности на полученный груз к экспедитору не переходит.

Груз, полученный от клиента, организация-экспедитор должна учитывать на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по стоимости, установленной договором транспортной экспедиции (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). При получении груза от клиента в учете экспедитора делается следующая проводка:

Дебет 002

— груз, полученный от клиента, принят к учету.

При передаче груза по транспортной накладной конечному грузополучателю стоимость груза списывается. При этом в учете делается запись:

Кредит 002

— груз сдан грузополучателю.

Отнесение договора транспортной экспедиции к посредническому или договору об оказании услуг оказывает непосредственное влияние на порядок ведения бухгалтерского и налогового учета у экспедитора.

Посреднический договор

При таком виде договора экспедитор привлекает сторонние организации для непосредственной перевозки груза. В данном случае экспедитор предъявляет клиенту разными суммами свое вознаграждение и расходы, связанные с организацией перевозки.

Налог на прибыль. Поступления от юридических и физических лиц по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала или агента не признаются доходами организации (п. 3 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Кроме того, расходы в виде имущества (включая денежные средства), переданного комиссионером, агентом и иным поверенным в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или иному аналогичному договору, не учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 9 ст. 270 НК РФ).

В связи с этим если договор транспортной экспедиции носит характер посреднического договора, то только вознаграждение экспедитора включается в налоговую базу по налогу на прибыль.

Что касается расходов, понесенных экспедитором в интересах клиента при исполнении договора, в том числе в виде сумм, уплачиваемых сторонним организациям, то они подлежат возмещению клиентом и не учитываются при исчислении налога на прибыль организаций (пп. 2, 3 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, письма Минфина России от 24.05.2012 № 03-03-06/1/270, от 30.01.2012 № 03-11-06/2/13, от 14.06.2011 № 03-07-08/185, от 01.12.2009 № 03-11-06/2/252, от 30.03.2005 № 03-04-11/69).

НДС. Организации при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров поручения, комиссии либо агентских договоров определяют налоговую базу как сумму дохода, полученную ими в виде вознаграждения при исполнении договора (п. 1 ст. 156 НК РФ).

Несмотря на то что договор транспортной экспедиции не перечислен в указанной статье, чиновники сочли возможным применение положений статьи 156 Налогового кодекса к договору экспедиции. Свой вывод они основывают на сходстве перечисленных выше договоров (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-07-08/185, от 30.03.2005 № 03-04-11/69, от 21.06.2004 № 03-03-11/103).

После оказания услуг, предусмотренных договором (день передачи груза грузополучателю), экспедитор на сумму вознаграждения должен исчислить НДС и в течение пяти календарных дней выставить клиенту счет-фактуру (подп. 1 п. 1 ст. 167, п. 3 ст. 168 НК РФ).

Вместе с тем суммы, уплаченные экспедитором другим организациям для перевозки груза, не включаются в налоговую базу по НДС. Соответственно, оснований применения налогового вычета по данным суммам также не имеется.

Обратите внимание: если договором транспортной экспедиции предусмотрен авансовый порядок расчетов, то на суммы авансовых платежей, полученных в счет предстоящего оказания услуг в рамках договора, необходимо начислить НДС в части платежей, соответствующих размеру вознаграждения (письмо Минфина России от 21.06.2004 № 03-03-11/103). Аналогичная позиция представлена и в судебной практике (пост. ФАС СКО от 05.02.2013 № Ф08-8177/12, от 18.10.2010 по делу № А32-43596/2009-46/716, Пятнадцатого ААС от 21.10.2011 № 15АП-7867/11).

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете организации-экспедитора при осуществлении расчетов с клиентом и сторонними организациями (перевозчиками) делаются следующие записи:

Дебет 51 Кредит 62 (76, субсчет «Расчеты с клиентом»)

— получено вознаграждение от клиента;

Дебет 62 субсчет «НДС с авансов» Кредит 68 субсчет «НДС»

— начислен НДС с аванса;

Дебет 62 (76, субсчет «Расчеты с клиентом») Кредит 90-1

— отражена выручка от реализации услуг по договору экспедиции;

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет «НДС»

— начислен НДС, подлежащий уплате в бюджет;

Дебет 90-2 Кредит 20

— списана себестоимость оказанных услуг;

Дебет 62 (76, субсчет «Расчеты с клиентом») Кредит 76 субсчет «Расчеты с перевозчиком»

— сторонней транспортной компанией оказаны услуги по перевозке груза;

Дебет 51 Кредит 62 (76, субсчет «Расчеты с клиентом»)

— экспедитору компенсируются расходы по перевозке;

Дебет 76 Кредит 51

— оплачены услуги организации-перевозчика.

Документы. В случае если договором транспортной экспедиции предусмотрено вознаграждение экспедитору, а также обязанность клиента возместить расходы, связанные с оплатой услуг сторонних организаций, то экспедитору необходимо составить отчет и представить его клиенту. К такому выводу пришли налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 05.04.2005 № 20-12/22797).

В качестве документов, которые подтверждают уплату соответствующих сумм, могут выступать:

• отчет экспедитора — суммы вознаграждения;
• складские документы, транспортные накладные, акты выполненных работ — суммы оплаты услуг сторонних организаций по перемещению груза.

К отчету также прилагаются оправдательные документы, которые служат первичными учетными документами для ведения бухгалтерского учета (товарно-транспортные документы, копии договоров с третьими лицами, копии платежных документов, счет-фактура экспедитора на сумму своего вознаграждения и на сумму возмещаемых расходов).

ПРИМЕР

ООО «Экспедитор» заключило договор транспортной экспедиции с ООО «Клиент» на организацию перевозки товаров на сумму 500 000 руб. Условиями договора установлено право экспедитора привлекать сторонние компании к организации перевозки груза. Вознаграждение компании по договору транспортной экспедиции составляет 29 500 руб. По договору предусмотрено перечисление вознаграждения авансом. ООО «Экспедитор» заключило от своего имени договор с ООО «Перевозчик» на железнодорожную перевозку груза. Стоимость услуг транспортной компании равна 88 500 руб. Собственные расходы экспедитора, связанные с оказанием услуг по договору, составили 12 000 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Экспедитор» делаются записи:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62 субсчет «Авансы»

— 29 500 руб. — получено вознаграждение в виде аванса;

ДЕБЕТ62 субсчет «НДС с авансов» КРЕДИТ 68 субсчет «НДС»

— 4500 руб. (29 500 руб. : 118% х 18%) — начислен НДС с аванса;

ДЕБЕТ 002

— 500 000 руб. — груз, полученный от клиента, принят к учету;

ДЕБЕТ 62 субсчет «Расчеты с клиентом» КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с перевозчиком»

— 88 500 руб. — стоимость услуг ООО «Перевозчик» списана за счет клиента;

ДЕБЕТ 62 субсчет «Расчеты с клиентом» КРЕДИТ 90-1

— 29 500 руб. — отражена выручка в виде вознаграждения;

ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68 субсчет «НДС»

— 4500 руб. — начислен НДС с выручки;

Кредит 002

— 500 000 руб. — списан груз, переданный грузополучателю;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69, 70

— 12 000 руб. — учтены затраты, связанные с оказанием услуг по договору;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20

— 12 000 руб. — списана себестоимость транспортно-экспедиционных услуг;

ДЕБЕТ 62 субсчет «Авансы» КРЕДИТ 62 субсчет «Расчеты с клиентом»

— 29 500 руб. — сумма аванса зачтена в счет экспедиторского вознаграждения;

ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» КРЕДИТ 62 субсчет «НДС с авансов»

— 4500 руб. — принят к вычету НДС, исчисленный с аванса;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62 субсчет «Расчеты с клиентом»

— 88 500 руб. — получены от клиента средства для оплаты услуг перевозчика;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с перевозчиком» КРЕДИТ 51

— 88 500 руб. — оплачены услуги ООО «Перевозчик».

Прибыль, полученная по договору транспортной экспедиции, отражается следующим образом:

ДЕБЕТ 90-9 Кредит 99

— 13 000 руб. (29 500 — 4500 — 12 000) — отражен финансовый результат.

Договор на оказание услуг

Как отмечалось выше, экспедитор может самостоятельно выполнять обязанности перевозчика. В этом случае договор транспортной экспедиции несет в себе признаки договора возмездного оказания услуг. Такой вид договора применяется к транспортной экспедиции и в том случае, если экспедитор все-таки привлекает третьих лиц к перевозке, но не хочет, чтобы клиент знал об этом.

Налоговый учет. Если транспортно-экспедиционные услуги оказываются по схеме договора возмездного оказания услуг, то цена такого договора определяется как единая стоимость услуг экспедитора. При таком виде договора расходы экспедитора по организации перевозки груза учитываются при налогообложении прибыли в общеустановленном порядке (ст. 249 НК РФ). В случае если экспедитор привлекает к перевозке сторонних лиц, то выплаты перевозчику, не компенсируемые клиентом, могут учитываться в расходах экспедитора для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-07-08/185, от 16.02.2009 № 03-03-06/1/65).

Налоговой базой по НДС является общая стоимость предоставленных услуг (ст. 154 НК РФ).

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете организации при отражении упомянутой операции осуществляются следующие записи:

ДЕБЕТ 002

— груз, полученный от клиента, принят к учету;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

— поступили денежные средства по договору транспортной экспедиции;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90-1

— отражена выручка от реализации услуг по договору экспедиции;

ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС»

— начислен НДС, подлежащий уплате в бюджет;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02, 10, 69, 70

— учтены затраты, связанные с оказанием услуг по договору;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20

— списана себестоимость оказанных услуг;

КРЕДИТ 002

— списан груз, переданный грузополучателю.

Документы. В случае если экспедитор самостоятельно оказывает услуги по перевозке груза, то все произведенные расходы должны быть документально подтверждены. Таким образом, экспедитор предъявляет клиенту следующие документы:

1) товарно-транспортные документы:

• товарно-транспортная накладная (утв. пост. Правительства РФ от 15.04.2011 № 272),
• путевой лист (формы 4С, 4П) (утв. пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);

Похожие записи:

• Как правильно разговаривать с управляющей компанией. Памятка
• Выезд ребенка за границу с бабушкой какие документы
• Пособие на полноценное питание ребенка до 1 года воронеж 2022