Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять путевой лист при аренде автомобиля?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Все расходы, которые были понесены предприятием в результате обслуживания и эксплуатации транспортного средства по договору аренды автомобиля с физлицом, должны быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.Подтвердить расходы можно следующими документами:
- Путевой лист — в данном документе указывается пройденный маршрут и расход топлива;
- Кассовые чеки, подтверждающие расходы на ГСМ;
- Акты выполненных работ (на текущий и капитальный ремонт автомобиля);
- Квитанции об оплате стоянки, автомойки и других услуг, обеспечивающих сохранность транспортного средства (в квитанциях обязательно должен быть указан индивидуальный регистрационный знак автомобиля).
Что нужно для регистрации лизингового автомобиля?
С учетом того, что регистрация лизингового автомобиля в ГИБДД оформляется на юридическое лицо, для этого требуется расширенный комплект документов, в который входят:
- Паспорт заявителя от юридического лица;
- Доверенность на выполнение регистрационных действий (должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации, нотариального заверения не требуется);
- Копия устава юридического лица;
- Копия свидетельства о регистрации юридического лица в ФНС и ИНН;
- Платежное поручение для оплаты госпошлин;
- Технический паспорт транспортного средства;
- Старое свидетельство о регистрации (при повторной постановке на учет);
- Лизинговый договор;
- Акты приема-передачи автомобиля (арендодателем от автосалона или бывшего владельца, арендатором от лизинговой организации);
- Квитанция оплаты государственной пошлины.
Сложности при постановке на учет по договору лизинга
Особенности регистрации лизингового транспорта в ГИБДД заключаются в основном в расширенном наборе документации, которую необходимо предоставить для проверки сотрудникам Госавтоинспекции. Именно недостаток документов или неточности, допущенные при их оформлении, обычно являются причиной для отказа в постановке лизингового автомобиля на учет. В частности, следует обратить внимание на то, что в договоре лизинга должно быть указано, на кого проводится постановка автомобиля на учет, в противном случае это будет автоматически сделано на юридического собственника — лизингодателя.
Также отказать в регистрации транспортного средства могут по стандартным причинам:
- Автомобиль находится в угоне или розыске;
- Имеется судебный запрет на регистрацию и другие действия;
- В ПТС отсутствует отметка об уплате утильсбора;
- Номера VIN-кода повреждены, нечитабельны, не соответствуют данным в ПТС;
- Сопровождающие документы подделаны или просрочены;
- Технические параметры автомобиля не соответствуют паспортным.
Коротко про доверенности
Доверенность — это документ, по которому один человек может действовать от имени другого. Самое главное — чтобы оба были совершеннолетними и дееспособными. Количество представителей закон не ограничивает. Это значит, что владелец автомобиля может выписать доверенность на одну машину на супругу, брата, племянника и соседа одновременно. При этом полномочия он может дать одинаковые для всех или каждому свои.
Любая доверенность — это односторонняя сделка. Главное действующее лицо — доверитель. Как правило, это собственник машины. По этой сделке он передает другому человеку все права на автомобиль или их часть. Бывают ситуации, когда автомобиль принадлежит несовершеннолетнему или недееспособному лицу. В этом случае от имени собственника могут выступать его представители — например, родители или опекуны.
Доверенное лицо, или представитель, — это человек, который получает от доверителя право совершать определенные действия с автомобилем. Для него есть ограничения. Например, он не может подарить или продать автомобиль по доверенности самому себе — в отношении себя запрещено совершать такие сделки. А если человек представляет по доверенности интересы нескольких лиц — он не может совершать сделки с доверенным ему имуществом.
Если все-таки это случится, такую сделку можно оспорить. Суд может признать ее недействительной по иску доверителя, если она нарушает его интересы. Доверенному лицу придется в суде доказывать, что сделка не нарушает интересы того, кто выдал доверенность.
Представитель сам решает, воспользоваться ему правами, которые передал владелец автомобиля, или нет. Поэтому согласие представителя в этой сделке не требуется, как и его подпись. Даже когда доверенность удостоверяет нотариус, присутствовать должен только владелец автомобиля. Логика такая: доверитель добровольно передает часть прав по автомобилю. Если доверенное лицо хочет их использовать — хорошо. Не хочет — можно в любой момент отказаться. Заставить его по закону нельзя.
Автодоверенность, как и любую другую, можно выдать как в простой письменной форме, так и заверить у нотариуса. В большинстве ситуаций с автотранспортом заверять доверенность у нотариуса необязательно, но есть случаи, когда это все-таки потребуется. О них расскажу дальше.
Какие полномочия передаются. В доверенности можно указать любые полномочия, включая право управлять автомобилем. Но внести водителя в полис ОСАГО все равно придется.
В обязательном порядке доверенность понадобится, если человек не собственник машины, но хочет распоряжаться ею как собственностью. Например:
Когда нужна доверенность на автомобиль
Нужна ли доверенность на управление ТС физическим и юридическим лицам. Чтобы управлять автомобилем, доверенность не нужна, достаточно вписать водителя в полис ОСАГО.
Нужна ли доверенность, чтобы забрать машину со штрафстоянки и для прохождения техосмотра. Если хотите пройти техосмотр или получить автомобиль со штрафстоянки — это действия по распоряжению автомобилем. На практике часто случается, что автомобиль отдают водителю, который вписан в полис ОСАГО. Достаточно предъявить полис — и автомобиль могут отдать. Но могут и отказать. А еще проблемы часто возникают у тех, у кого полис оформлен в отношении неограниченного числа водителей.
В таких случаях сотрудники штрафстоянки или пункта прохождения техосмотра имеют право требовать доверенность. В ней должно быть четко указано действие, которое владелец доверил совершить: получить автомобиль со штрафстоянки и пройти техосмотр. В противном случае водителю могут отказать.
Нужна ли доверенность при выезде за границу на чужом автомобиле. При выезде за пределы РФ на чужом автомобиле доверенность обязательна. На практике сложилось так, что обычно для выезда за границу водители заверяют доверенность у нотариуса. Но ни одним законом это не предусмотрено — достаточно простой рукописной формы. Доверенность у водителя спросят только на российской таможне. Зарубежной таможне все равно, есть ли она, — главное, чтобы документы на автомобиль были в порядке.
При оформлении доверенности на выезд за границу главное условие — наличие фразы «Разрешается выезд за пределы территории Российской Федерации».
«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.
Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.
Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:
- Деньги из кассы выдаются под отчет. Дт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «Касса» (51 «Расчеты с подотчетными лицами»).
- Затраты на использование ТС принимаются к учету в МПЗ. Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- Затраты на использование авто списаны в расходах. Дт — 20 «Основное производство» (91 «Прочие расходы»), Кт — 10 «Материалы».
Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).
Какие документы нужны, чтобы получить автомобиль
В пункте получения автомобиля арендатор должен предъявить действительное водительское удостоверение и банковскую карту, оформленные на имя водителя. В некоторых случаях необходимо предъявить паспорт и авиабилет. Важный момент: кредитка должна быть оформлена именно на того, кто будет ездить за рулем.
Важно!Проверьте также, чтобы вам дали документы (свидетельство о регистрации и страховой полис) именно на ту машину, которую вы принимаете. Случаи путаницы в документах, увы, нередки.
Если вы платите за второго водителя, это значения не имеет. Второй момент: на самом деле паспорт требуется всегда, причем на всех водителей. Авиабилет не спрашивали ни разу. Также нужно предъявить ваучер. Его, кстати, лучше всегда иметь с собой, так как он содержит всю основную информацию, контактные данные в случае поломки или ДТП, условия аренды и пр.
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Нюансы сотрудничества с компаниями
Автовладелец может передавать свою машину во временное пользование разным арендаторам, которые могут быть представлены фирмами или частными лицами. Сдача автомобиля в аренду организации обладает следующими особенностями:
- бизнесмены выбирают для работы обычно автомобили премиум или бизнес-класса;
- компания самостоятельно занимается обслуживанием автомобиля;
- ежемесячно представляются отчеты о состоянии автомобиля;
- нередко арендаторами выступают даже компании, специализирующиеся на предоставлении услуг такси;
- для использования машины для пассажирских перевозок необходимо правильно оформить соответствующее разрешение;
- при сотрудничестве с компаниями владелец машины может рассчитывать на постоянный и высокий доход.
Сдача в аренду автомобиля предполагает, что собственником остается арендодатель, но если авто используется для работы в такси, то оно быстро приходит в негодность и теряет свой товарный вид. Поэтому более выгодно для граждан выбирать в качестве арендаторов людей, которые будут пользоваться машиной в личных целях.
Договор аренды ТС с экипажем: в какой форме он должен быть заключен?
По договору аренды транспортного средства (ТС) с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает услуги по управлению этим транспортным средством и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Сторонами договора аренды транспортного средства с экипажем являются арендодатель и арендатор. Арендодателями и арендаторами могут выступать любые субъекты гражданского права — физические лица, индивидуальные предприниматели и юридические лица.
Закон обязывает заключать договор аренды ТС с экипажем только в простой письменной форме (ст. 633 ГК РФ). Она должна быть соблюдена независимо от срока, на который заключается договор, и его цены.
Ответственность за вред, причиненный транспортному средству
В процессе эксплуатации арендованного транспортного средства не всегда удается уберечь его от повреждений или гибели. Законом установлены меры ответственности, которые применяются в случаях, если арендованное имущество было повреждено или погибло.
Так, если арендованное транспортное средство было повреждено или уничтожено в процессе эксплуатации, арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки. При этом арендодатель должен доказать, что гибель или повреждение транспортного средства произошли из-за обстоятельств, за которые отвечает арендатор (ст. 639 ГК РФ).
Итак, мы рассмотрели общие для сторон вопросы, которые важно осветить в договоре аренды ТС с экипажем.
В следующем номере рассмотрим налоговые последствия для арендодателя при заключении данного вида договора.
Какие документы обязательны при аренде спецтехники
Учитывая вышеизложенное, а также то, что ваша организация специализируется на оказании услуг по предоставлению строительной техники и в данном случае техника предоставляется в аренду с экипажем, на наш взгляд, наиболее оптимальным представляется вариант с использованием унифицированной формы справки N ЭСМ-7, которая не только позволяет подтвердить факт оказания услуг по аренде, но и содержит информацию о фактически отработанных предоставленными в аренду строительными машинами и механизмами машино-часах и наряду с указанными выше рапортами N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевыми листами N ЭСМ-2) работы строительных машин (механизмов) служит основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу. При этом в качестве организации-заказчика в вашем случае в справке N ЭСМ-7 будет указан арендатор, а в качестве организации-исполнителя — арендодатель строительной техники.
В организациях, специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных машин и механизмов, используются формы NN ЭСМ-1 (рапорт о выработке башенного крана), ЭСМ-2 (путевой лист строительной машины), ЭСМ-3 (рапорт о выработке строительной машины (механизма)), которые применяются не только для учета работы строительных машин и механизмов, но и являются основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу. Также для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами) используется «справка для расчетов за выполненные работы (услуги)» (форма N ЭСМ-7), которая выписывается на каждый рапорт N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевой лист N ЭСМ-2) работы строительной машины (механизма) на основании указанных в них данных.
Справка N ЭСМ-7 составляется в одном экземпляре, в обязательном порядке заверяется печатью заказчика и передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты. Учитывая, что каких-либо специальных форм для оформления фактически оказанных услуг по предоставлению в аренду строительных машин и механизмов с экипажем действующим законодательством не установлено, вы можете либо использовать для этих целей унифицированную форму N ЭСМ-7 либо разработать собственную форму акта оказанных услуг исходя из особенностей заключенных вами договоров аренды, утвердив его соответствующим организационно-распорядительным документом организации.