Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Возврат бракованного товара поставщику после приемки
Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.
Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.
Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация
Если у покупателя нет претензий к товару, но организация-покупатель договорилась с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени, то здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация.
Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.
По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу.
Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы.
Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику.
Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.
Основания для возврата ТМЦ
Вернуть товары на законных основаниях получается не всегда. Например, если требования к поставке полностью соблюдены, и поставщик отказывается заключить допсоглашение. Но есть конкретные ситуации, когда возврат ТМЦ правомерен и необходим. Обозначим ситуации, когда придется подготовить возвратную накладную на ТМЦ:
Ситуация |
Комментарии |
Ссылка на НПА |
---|---|---|
Несоответствие качеству |
У покупателя имеется выбор:
|
П. 2 ст. 475 ГК РФ |
Несоответствие объему поставки |
При выявлении недопоставленной части ТМЦ приобретатель возвращает всю партию. Если контрагент отгрузил больший объем ТМЦ, то излишек требуется вернуть. |
Ст. 466 ГК РФ |
Поставлен некомплект |
Требуете от контрагента допоставить недостающие детали, части и компоненты либо возвращаете всю партию. |
Ст. 480 ГК РФ |
Несоответствие ассортимента |
Получатель отказывается от всей партии. Но можно и вернуть только несоответствующие единицы товара, и потребовать их замену. |
Ст. 468 ГК РФ |
Несоблюдение сроков поставки |
Поставщик нарушает сроки доставки товара, отказывайтесь от партии вовсе. Но есть исключения в отношении товаров с ограниченным сроком годности. |
Ст. 511 ГК РФ |
Как правильно заполнить товарную накладную на товар: оформление формы ТОРГ-12, образец заполнения в электронном виде
Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.
Чтобы составить двенадцатую форму документа в таком формате, необходимо осуществить переход на специализированный веб-сайт (сервис по обработке ТН) и приступить к заполнению документа. Последовательно ввести требуемую информацию о предстоящем перемещении позиций в предназначенные для этого ячейки. Когда все они будут заполнены, нужно сохранить форму, поставить соответствующую ЭП и отправить электронную версию покупателю. Если потребуется, сохраненную документацию можно распечатать в любое удобное время.
Как оформляется возвратная накладная ТОРГ-12
Порядок оформления возвратной накладной ТОРГ-12 будет следующим:
- документ должен содержать наименование «Накладная», а также порядковый номер и дату составления;
- далее указываются реквизиты Поставщика (его наименование, ИНН и КПП, юридический адрес и банковские реквизиты);
- указываются данные по Грузоотправителю (заполняются реквизиты грузоотправителя по аналогии с Поставщиком);
- вносятся сведения (реквизиты компании и банковские реквизиты) по Плательщику;
- заполняется информация о Грузополучателе (как правило, Грузополучатель и Плательщик совпадают, в этом случае можно указать «он же»);
- указывается основание для возврата товара (это может быть договор поставки или иное соглашение), номер и дата документа;
- далее описывают товар, который покупатель возвращает продавцу (указывается его наименование, количество, цену, а также общую стоимость в соответствии с количеством ценой);
- документ подписывают руководители грузополучателя и грузоотправителя (на готовой ТОРГ-12 ставится печать и дата составления документа на возврат).
В каких ситуациях составляется?
Возможные причины возвращения продукции приводятся в Гражданском Кодексе РФ (например, статьи 468 и 482) и прописываются в соглашении о поставке.
Примерами распространенных причин для оформления ВН являются:
- Качество поставленных изделий ниже заявленного.
- Количество или ассортимент товара не соответствует заказу.
- Нарушение упаковки или ее отсутствие.
- Неполный комплект сопроводительной документации.
- Задержка доставки или оплаты.
- Продолжать реализацию изделий невозможно из-за рыночной ситуации.
- Обнаружение дефектов и недостатков.
- Истечение срока годности или срока службы для предметов длительного использования.
В соглашении между организациями могут быть предусмотрены и другие ситуации, в которых поставщик согласен принимать обратно поставленную продукцию.
Правила заполнения бланка возвратной накладной
До 2013 года оформлять первичные документы можно было только по унифицированным формам, теперь накладные можно заполнять так, как удобно организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Главное, чтобы в документе были все реквизиты, необходимые для первичного бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ):
- наименование и дата документа;
- название организации или ИП, составившего документ;
- в чем заключается факт хозяйственной жизни;
- единица измерения и стоимость товара;
- должность, ФИО и подписи лиц, совершивших сделку;
- должность, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление сделки.
Основания для возврата ТМЦ
Вернуть товары на законных основаниях получается не всегда. Например, если требования к поставке полностью соблюдены, и поставщик отказывается заключить допсоглашение. Но есть конкретные ситуации, когда возврат ТМЦ правомерен и необходим. Обозначим ситуации, когда придется подготовить возвратную накладную на ТМЦ:
Ситуация |
Ссылка на НПА |
|
---|---|---|
Несоответствие качеству |
У покупателя имеется выбор:
|
П. 2 ст. 475 ГК РФ |
Несоответствие объему поставки |
При выявлении недопоставленной части ТМЦ приобретатель возвращает всю партию. Если контрагент отгрузил больший объем ТМЦ, то излишек требуется вернуть. |
Ст. 466 ГК РФ |
Поставлен некомплект |
Требуете от контрагента допоставить недостающие детали, части и компоненты либо возвращаете всю партию. |
Ст. 480 ГК РФ |
Несоответствие ассортимента |
Получатель отказывается от всей партии. Но можно и вернуть только несоответствующие единицы товара, и потребовать их замену. |
Ст. 468 ГК РФ |
Несоблюдение сроков поставки |
Поставщик нарушает сроки доставки товара, отказывайтесь от партии вовсе. Но есть исключения в отношении товаров с ограниченным сроком годности. |
Ст. 511 ГК РФ |
Идти на крайние меры и расторгать договор поставки не обязательно. Сначала потребуйте с поставщика устранить выявленные недостатки и расхождения. Если претензии не дали результата, приступайте к контрмерам.
Покупатель отказывается и от качественного товара, поставленного в срок и в полном объеме. Но для этого придется договориться с поставщиком. В этой ситуации придется заключить дополнительное соглашение, в котором будут отражены новые условия сотрудничества или разрыва деловых отношений.
Документальное оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков до подписания акта приема-передачи
Если покупатель понял, что товар не отвечает его требованиям, до подписания акта приема-передачи, ему достаточно отказаться от получения товара.
Если некачественной является не весь объем поставки, а только ее часть, можно скорректировать товарную накладную ТОРГ-12, убрав из перечня те позиции, которые не соответствуют требованиям покупателя. Если поставщик может осуществить допоставку товаров и заменить некачественную продукцию, правки в документы можно не вносить вообще, т. к. в этом случае фактическое количество переданных товаров будет соответствовать числу, указанному в накладной. Возвратные документы также оформлять не нужно — на это указывает ст. 518 ГК РФ.
Частным случаем возврата товара, недостатки которого были обнаружены на стадии приемки, является ситуация, когда продукцию доставляет независимая транспортная компания, не имеющая отношения к поставщику. Несмотря на то что товар был признан некачественным до оформления документов, его придется принять по приложенной накладной ТОРГ-12. При этом в присутствии представителя транспортной компании, доставившего груз, необходимо составить также акт по форме ТОРГ-2, указав в нем имеющиеся расхождения по качеству и количеству предполагаемой поставки и фактически привезенного товара.
Какие есть основания для возврата товара поставщику в соответствии с законом
Во взаимоотношениях между покупателем товара и его поставщиком — как хозяйствующими субъектами, возврат товара чаще всего осуществляется — в соответствии с положениями Гражданского Кодекса, а также типичными условиями договоров на поставку, в следующих основных случаях:
- Покупателю привезен несоответствующий заказанному товар.
Общераспространенная разновидность «несоответствия» — несовпадение ассортимента (фактического и предусмотренного договором). Положениями пункта 1 статьи 468 ГК РФ установлено, что покупатель в таких случаях может без каких-либо дополнительных условий отказаться от приема товаров. А если он их уже оплатил — потребовать возврата уплаченных сумм. Примечательно, что если в поставке есть как те товары, что соответствуют ассортименту, так и те, что не соответствуют, то покупатель вправе отказаться от всей поставки (пункт 2 статьи 468 ГК РФ).
При этом, в условиях договора может быть прописано, что в случае, если несоответствующий товар эквивалентен тому, который был заказан (то есть, если они взаимозаменяемы), то вместо возврата покупатель вправе выбрать различные дополнительные преференции — своего рода компенсацию «дискомфорта». Но возврат, так или иначе, гарантируется законом — и если договор содержит прямой его запрет (даже при наличии преференций), то в части такого запрета будет недействительным.
- Привезенный товар соответствует заказанному, но имеет тот или иной неустранимый (силами покупателя) дефект, вследствие которого использовать товар по назначению нельзя.
Безусловно, во всех случаях речь идет о дефектах, что возникли по вине поставщика, которая подлежит документальному подтверждению. На практике — фиксации в акте приемки. При этом, в условиях договора может быть прописано, что по факту подписания акта или иного документа, подтверждающего приемку без претензий, рассматриваемое основание для возврата товара не применяется — и тут же прописываются исключения. К ним, как правило, относится обнаружение существенных дефектов, что объективно не могут быть выявлены при приемке.
В свою очередь, обнаружение дефектов, представленных механическими повреждениями корпуса или емкости для размещения продукта, поставщики чаще всего отказываются рассматривать в качестве основания для возврата — если акт подписан. Продавцу в случае чего придется рассчитывать на судебное урегулирование вопроса.
Что касается акта приемки, то в случае, если у товара обнаружены дефекты, данный акт должен отражать данные:
- о количестве некачественных товаров;
- о дефектах;
- о способе оценки качества товара.
В отсутствие указанных сведений акт в общем случае не считается документом, доказывающим некачественную поставку.
Так или иначе, при получении товара ненадлежащего качества стороны руководствуются, прежде всего, положениями статьи 475 ГК РФ — и их договоренности не должны данным положениям противоречить. Статья предусматривает разные варианты для реализации покупателем различных требований в отношении продавца, который допустил поставку некачественного товара. Это может быть не только возврат, но и, к примеру, соразмерное уменьшение стоимости поставки. Но здесь важно соблюсти очередность требований. В первую очередь покупатель имеет право потребовать от поставщика:
- соразмерно снизить цену товара;
- устранить недостатки товара в разумный срок;
- возместить собственные расходы, что были совершены в целях устранения недостатков товара.
И только если по факту выбора одного из вышеуказанных механизмов поставщик ничего не сделал (либо не смог сделать по причине серьезного недостатка у товара), то покупатель вправе вернуть товар.
При этом, нужно иметь в виду, что если поставщик, которого покупатель уведомил о наличии у товара недостатков, незамедлительно заменит эти товары на те, что имеют должный уровень качества, то покупатель не сможет воспользоваться всеми опциями по статье 475 ГК РФ (по логике пункта 1 статьи 518 ГК РФ).
- Привезенный товар был оприходован и введен в эксплуатацию — но впоследствии возник гарантийный случай, при котором товар подлежит возврату поставщику.
В зависимости от конкретного типа товара, договором определяются разные необходимые условия признания того или иного случая гарантийным. Например, если это сложная механизированная техника, то такими условиями могут быть:
- эксплуатация техники в надлежащих условиях (в соответствии с прилагаемой документацией);
- отсутствие в конструкции техники ненадлежащим образом установленных деталей;
- отсутствие факта обнаружения не предусмотренного условиями поставки и эксплуатации вмешательства пользователя в механизмы — прямо или косвенно ставшего причиной возникновения гарантийного случая.
- Если товар — некомплектный.
Следует различать товар ненадлежащего качества и товар некомплектный. В случае получения второго его покупатель вправе заявить о требованиях, что предусмотрены, в свою очередь, положениями статьи 480 ГК РФ (если иных — не противоречащих ей, не оговорено сторонами). Вариантов здесь также несколько и возврат — в их числе. Он инициируется в случае, если продавец в разумный срок:
- не доукомплектовал товар;
- не уменьшил цену текущей поставки соотносительно с заявленной.
При этом, если поставщик, опять же, без промедления «доработает» поставку, то меры, предусмотренные статьей 480 ГК РФ, покупатель применить не сможет.
Правила доведения поставки до нужной «комплектности» при розничных продажах — те же, что работают в случае с некачественными товарами.
- Поставщик не дополнил привезенный товар необходимыми документами.
В соответствии с положениями статьи 464 ГК РФ покупатель товара вправе в рассматриваемом случае его вернуть — если иное, опять же, не предусмотрено договором поставки.
Отдельные правила возврата могут устанавливаться для определенных сфер экономической деятельности. Например, если товар подлежит перепродаже в розницу, то процедура его возврата по инициативе конечного потребителя (который, таким образом, будет реализовывать свои права в рамках Закона о защите прав потребителей) в общем случае будет сопровождаться возвратом производителю — если иное не предусмотрено договором между ним и розничным магазином (п. 2 ст. 518 ГК РФ). При этом, с поставщика не подлежат взысканию (в рамках регрессных требований) убытки конечного потребителя — при их наличии. За их возмещение отвечает сам магазин.
Еще один распространенный сценарий возврата — когда товар возвращается планово в соответствии с договором его приема под реализацию. С юридической точки зрения данный механизм довольно близок рассмотренной выше обратной реализации — при обнаружении некачественного товара. При этом, основания для применения такого механизма прописываются в самом договоре поставки. Как правило, в него включается пункт о возврате в случае неосуществления перепродажи товара до определенной даты.
Обратная реализация в рамках планового возврата товара также предполагает оформление накладной ТОРГ-12, а также счета-фактуры — однако, в рассматриваемом случае его выписывает покупатель для поставщика. Форма ТОРГ-2 или ее аналог не применяются, поскольку возвращаться может и качественный товар.
В некоторых случаях поставщик и магазин договариваются о том, что на подлежащие розничной продаже товары с незначительными повреждениями (не влияющими на общие потребительские свойства товара) устанавливается согласованная скидка. То же самое — при поставке товара, требующего доведения до функционального назначения силами магазина или конечного потребителя.
Иногда отдельными правовыми документами устанавливаются различные выгодные для покупателя альтернативы возврату. Например — последующие закупки аналогичных или иных товаров с большими скидками или продление гарантии по уже имевшим место или запланированным поставкам. Иногда стороны договариваются о преференциях, которые, в свою очередь, дополняют возврат: например, о выплате компенсации покупателю.
В свою очередь, полезно также рассмотреть следующие общераспространенные ситуации, при которых возврат товара не осуществляется (на примере типичных промышленных поставок):
- Когда произошел его естественный износ в процессе эксплуатации.
- Когда потребитель нарушил условия эксплуатации.
- Когда покупатель нарушил положения договора поставки — в части тех положений, что дают ему права, более широкие в сравнении с теми, которые закреплены в ГК РФ, при том, что не имеет оснований для возврата по ГК РФ.
- Когда покупатель повредил товар на своей стороне.
- Когда товар представлен расходным материалом и находился в эксплуатации в течение длительного времени.
Безусловно, перечни оснований для возврата (и невозврата товара) могут значительно разниться в зависимости от конкретной его разновидности. Но, так или иначе, при определении таких оснований применяется правило, по которому:
- смотрятся положения ГК РФ, регулирующие возврат (и близкие к нему операции — замену, доукомплектование) — и при отсутствии иных норм применяются они;
- смотрятся положения договора — и если среди них будут расширяющие права покупателя в сравнении с теми, что гарантированы ГК РФ, то применяться должны именно они.
Главное, чтобы положения договора не ухудшали прав покупателя — соотносительно с нормами, что устанавливают его права на уровне федерального законодательства.
В отдельных случаях стороны договариваются о процедурах, предусматривающих возврат товара вполне надлежащего качества. Подобные договоренности могут устанавливать, в частности:
- Сроки возврата товара надлежащего качества.
Общераспространено установление срока в 14 дней после приема по накладной — если характеристики товара не дают повода установить иной срок.
- Условия, при которых возможен возврат товара.
Как правило, в перечень таких условий входят:
- неосуществление пользования товаром;
- сохранение полного товарного вида и потребительских качества товара покупателем;
- сохранение целостности и обеспечение чистоты упаковки.
- Порядок доставки возвращаемого товара.
Прописываются правила выбора стороны, которая перевозит товар (и, соответственно, несет расходы). Обычно это поставщик — поскольку покупатель в подобных случаях, как правило, не готов идти на риски, связанные с повреждением груза при перевозке (и, более того, может не иметь необходимых технических средств на такую перевозку).
- Порядок документального оформления возврата.
Может быть определено, что покупатель документирует свое желание вернуть товар посредством специального заявления (которое прилагается к соглашению, регламентирующему процедуру возврата), направляемого поставщику в бумажном или электронном виде. При этом, поставщик вправе принять как положительное, так и отрицательное решение по заявлению.
Немного про возвратную операцию в 1С
При намерении вернуть выкупленный товар клиент вправе оформлять официальный возврат. Документ о возврате разрешено запрашивать и оформлять через телефонный разговор, электронное письмо либо посетив продавца лично. Но встаёт вопрос, как отобразить возврат товаров на склад к поставщику в виде документа в системе.
Товарный возврат в 1С получается осуществлять от клиента, розничного покупателя или комиссионера. Также возвратная операция делается с учётом других факторов. Учитывается, выступает ли покупатель/клиент плательщиком НДС или же нет, учтён ли товар у клиента до его возвращения на склад поставщика, совершается ли возврат целой партии товаров либо её части.
Наличие тех или иных возможностей по совершению операций и составлению документов определяется спецификой конфигурации.
Оформляем возврат товара корректировочным счетом-фактурой
С 1 апреля 2021 года продавцы не оформляют возврат как обратную реализацию, если покупатель успел поставить приобретенный товар на учет. С этой даты они выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру, причем независимо от того, был поставлен возвращаемый товар на учет до 1 апреля 2021 года или после. То есть теперь через корректировочный счет-фактуру нужно оформлять любой возврат товара (постановление Правительства РФ от 19 января 2021 г. № 15).
Для корректировки отгрузки продавец и покупатель обязаны согласовать ее документально. Например, заключить соответствующее соглашение или договор, либо оформить первичный документ, подтверждающий согласие обеих сторон на изменение условий сделки.
Если допсоглашения или договора на изменение стоимости отгрузки не будет, продавец не сможет принять к вычету НДС даже при наличии корректировочного счета-фактуры. Равно как и не сможет принять к вычету НДС при отсутствии корректировочного счета-фактуры.
Возврат денежных средств покупателю в день покупки
Если посетитель, купивший у вас товар, передумал сразу после этого, то порядок возврата денег следующий. Покупатель предъявляет кассовый или товарный чек, либо иной документ, подтверждающий оплату. В случае, если чеки не сохранились, он, как сказано выше, может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки.
Как правильно оформить возврат товара от покупателя в данном случае? Необходимо заполнить накладную, например, по форме ТОРГ-13. В этом случае в графе «Отправитель» указываются данные покупателя, а в графе «Получатель» — данные организации-продавца. Документ составляется в двух экземплярах. Его подписывают продавец и покупатель. Для продавца накладная является основанием для корректировочных записей, а для покупателя — для возврата денег (или для обмена товара на аналогичный, если производится обмен). Бланк ТОРГ-13 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.
Деньги покупателю необходимо выплатить из той же операционной кассы, в которой был пробит чек на покупку возвращаемого товара. Причем, отдать их нужно до закрытия смены и снятия Z-отчета. При закрытии смены вам надо будет составить акт о возврате денежных средств по унифицированной форме КМ-3. На нашем сайте вы можете бесплатно и образец заполнения акта КМ-3.
Сумму, которая была выплачена покупателю, кассир по окончании смены указывает в журнале кассира-операциониста. Ее также необходимо отразить в справке-отчете кассира-операциониста. Если кассиров несколько, то старший кассир должен, наряду с другими данными, указать сумму возвратов покупателям в сводном отчете по всем кассам.
Итак, еще раз про документы на возврат товара от покупателя в день покупки. Клиент приносит чек, продавец оформляет накладную на возвращаемые товары, например, по форме ТОРГ-13, и акт КМ-3.
Сопроводительные документы к накладной на возврат
Одного документа по форме ТОРГ-12 недостаточно для получения оплаченных за товары средств или их обмена на качественную продукцию. Помимо накладной возвратная партия сопровождается следующими документами:
- Акт приема продукции. В нем отражается информация о товаре на момент получения. Он обязательно заверяется подписью получателя с указанием даты приемки. При возврате его прикладывают с целью доказать отсутствие претензий на момент поставки.
- Претензия в вольной форме. В ней конкретизируются причины отправки товаров назад – брак, несоответствие параметров, продажа товара с истекающим сроком годности, нарушение целостности упаковки и т.д.
- Счет-фактура. Оформляется на товары, уже принятые ку бухгалтерскому учету.
Суммы приема на учет и обратной продажи должны совпадать. Исключение составляют случаи возврата не всей партии.