Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения конвертов для писем по России». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.
Имеет ли значение вид письма при заполнении
На конверте в обязательном порядке должны быть:
- разборчивые данные об отправителе и получателе;
- наклеены марки, номинал которых эквивалентен оценочной стоимости письма;
- приклеенное уведомление – в случае отправки заказного письма с уведомлением;
- заклеенная обратная сторона конверта.
Язык заполнения почтового конверта
Все данные на конверте заполняются на русском языке. Для республик в составе России, имеющих разрешенный иной государственный язык, разрешается заполнить почтовый конверт на нем, но при одновременном заполнении на русском языке.
Как правильно заполнить конверт в другую страну?
Для отправки писем в другую страну данные отправителя пишутся на русском языке, с повторением названия страны на латинском. Например: от Волкова Дмитрия Ивановича ул. Ленина д.14 кв. 220 г. Москва, Россия, Moscow Russia.
Данные получателя пишутся на латинском языке, с повторением названия страны на русском, например: Jones Mary, 49 Marchmont Road Wallington, Surrey SM8 8NT United Kingdom, Великобритания. Индекс пишется арабскими цифрами: 123456
Для ускорения доставки вашей корреспонденции все данные лучше писать полностью, не допуская ошибок и помарок, печатными буквами, это облегчит распознавание вашего почерка сотрудниками почтовой службы и не позволит письму затеряться.
Они бывают маркированные и без маркировки. Для того чтобы отправить письмо по России либо за границу, отправителю необходимо либо приобрести маркированный либо немаркированный и марку отдельно. В первом случае марка напечатана в правом верхнем углу, во втором ее надо будет наклеить самостоятельно.
Следует знать, что бывают конверты без напечатанных полей для адреса. В этом случае применяются те же самые правила, поясняющие, куда вписывать сведения. Еще бывают армейские конверты, которыми пользуются военнослужащие. И это замечательно, что в нашей армии сохранилась традиция отправления писем.
Эти конверты особенные на вид, на них есть отличительная красная рамка. При их заполнении необходимо также указывать роту, подразделение и номер военной части. Эти конверты выдаются солдатам совершенно бесплатно как раз для общения с родными. В таких конвертах можно отправлять письма, открытки и фотографии. Деньги отправлять нельзя, так как Почта России это делать категорически запрещает.
Конечно же, сроки доставки письма зависят и от расстояния, вида сортировки и иных факторов, но немалую роль играет то, насколько вы правильно подписали конверт. Итак, если все правила при заполнении будут соблюдены, ваше письмо обязательно будет доставлено адресату в кратчайшие сроки. Иначе сотрудники почты будут вынуждены выслать его обратно.
Как правильно подписать конверт по России
Определенной последовательности заполнения конверта нет, главное – внести всю информацию прописными, разборчиво написанными буквами, соблюдая правила правописания.
Образцы правильного заполнения можно найти на электронных сайтах и в любом отделении.
Условно весь конверт делится на две части:
В обоих углах необходимо указать:
Возьмите на заметку: ФИО отправителя при пересылке указывается в родительном падеже (письмо от кого), ФИО получателя – в дательном (письмо кому).
Под адресами справа подписывают индексы обоих пунктов. Если необходимо отправить письмо адресно «до востребования», вместо домашнего адреса получателя пишется адрес почтового отделения и ставится пометка. Например, можно написать «Главпочтамт» и абонентский ящик, если он есть.
Письмо, отправленное первым классом, будет стоить дороже всех других письменных отправлений, но при этом и дойдет быстрее.
Как подписать конверт для нестандартных писем
«Почта России» предлагает клиентам дополнительные услуги при отправке писем. Во всех случаях конверты подписываются по стандартной схеме. Отличия заключаются в ограничении форматов конвертов и заполнении дополнительных бланков.
Таблица 3. Особенности отправления нестандартных писем
| Вид отправления | Описание услуги | Ограничения и требования | Дополнительные бланки |
| Заказное | Гарантия точной доставки с получением адресатом письма на почте | Размеры от Сб и DL до С4
Максимальный вес – 100 г |
Пометка на конверте «Заказное» |
| Первого класса | Ускоренная доставка авиапочтой | Спецупаковка с желтой полосой | |
| С уведомлением | адресанту сообщают о дате, лице вручения | Наклеивается на заднюю сторону упаковки | Бланк ф.22/119 |
| Ценное | с указанием оценочной стоимости вложения | Регистрируемое отправление | Бланк описи ф.107. |
| С описью вложения | Указываются все пересылаемые документы | Предоставляется в открытом виде |
Международные правила оформления
В современном мире большую роль играют международные контакты. Поэтому разработаны международные правила оформления не только документации, но и адресов на почтовых отправлениях. Они учтены и в соответствующих российских нормативных актах. В частности, эти вопросы в общем виде регулируются российскими Почтовыми правилами.
Так, установлено, что на международных почтовых отправлениях, пересылаемых за границу, адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, но обязательным условием является повторение наименования страны назначения на русском языке.
Этот адрес на письме, отправленном из любой страны, входящей в Евросоюз, был бы точно таким же, но название страны назначения было бы повторено на английском языке по международным правилам.
Адрес на международном почтовом отправлении, которое пересылается в Россию, может быть написан как на русском, так и на иностранном языке. При этом не переводятся на иностранный язык названия улиц, районов, областей и т.п. Они просто записываются латинскими буквами. Родовые понятия (город, улица и т.п.) часто пишутся на языке страны-отправителя.
Вместе с тем нередки случаи, когда отправители не переводят, а записывают латинскими буквами не только названия, но и обозначения улиц, районов, областей и т.п. в том виде, в каком они представлены в российском варианте адреса:
В русскоязычном варианте название страны повторяется на английском языке.
Структура, размеры, последовательность расположения элементов адреса на международных почтовых отправлениях установлены стандартом ИСО (Международной организации по стандартизации). Кроме того, учитывают рекомендации Всемирного почтового союза и ряда других документов, принятых соответствующими международными организациями.
В целом структуру международного адреса можно представить в следующем виде:
- имя получателя (или название компании для адреса юридического лица);
- улица, номер дома (при адресовании частным лицам в адрес могут быть включены номер квартиры, подъезда, этажа);
- район (или характерное название квартала, иной части населенного пункта);
- город (или иной населенный пункт) и почтовый индекс;
- регион (штат, графство, кантон и т.п.);
- страна назначения.
Как заполнить конверт для отправки за границу?
Как заполнять конверт для письма, предназначенного для отправки в другую страну? Информацию о получателе и об адресате указывают в том же порядке, что и для конверта по России, соблюдая существующие общие требования к заполнению.
Затруднения чаще всего вызывает вопрос о том, на каком языке нужно вносить данные об адресе. На этот случай есть несколько рекомендаций почтовой службы:
- Адрес получателя заполняется цифрами и латинскими буквами. По возможности, нужно заполнить на языке той страны, куда будет отправлено письмо.
- Адрес отправителя не нужно пытаться перевести дословно на иностранный язык. Сведения в поле отправителя можно заполнить на русском языке буквами кириллицы.
Как и сколько нужно клеить марок
С помощью марок осуществляется оплата:
Отправления оплачиваются как при пересылке в пределах страны, так и за границу. Общий номинал марок наклеивается до покрытия стоимости отправления.
| Наименование отправления | Стоимость, руб. |
| Простое по РФ до 20 г | 22 |
| Простое за границу до 20 г наземным транспортом | 40 |
| Простое за границу до 20 г воздушным транспортом | 45 |
| Открытка по РФ | 17 |
| Открытка за границу наземным транспортом | 40 |
| Открытка за границу воздушным транспортом | 45 |
Для определения стоимости других писем рекомендуется пользоваться онлайн-калькуляторами.
Марки клеятся в правую верхнюю часть лицевой стороны конверта, упаковки или открытки. Допускается наклеивать марки ниже, если указанная область занята.
Как подписать почтовый конверт так, чтобы он пришел быстрее
Работает ли уже новая технология и что такое «правильное заполнение? Как выяснила «Комсомолка», в Минске уже поставили новую сортировочную машину для писем, которая распознает рукописный адрес получателя:
«Белпочта» уже подготовила специальные памятки, которые совсем скоро появятся во всех почтовых отделениях страны. «Комсомолка» приводит их текст уже сейчас.
Корректное написание адреса при отправке Почтой России
Если требуется выполнить доставку в национальную республику на территории России, где действует отличный от русского язык, то на бланке отправления надо написать адрес на двух языках – на русском и национальном.
- Если письмо предназначено для физического лица, то необходимо полностью написать имя, фамилию и отчество. Если получатель – юридическое лицо, то пишем полное название предприятия или фирмы;
- Надо указать точное уличное название, конкретизировать нумерацию для дома и номер квартиры (при наличии);
- Общее наименование пункта назначения (город, село, ПГТ, деревня);
- Территориальную принадлежность субъекта (область, район или край);
- Если отправление уходит за рубеж, то обязательно название страны;
- Если организация имеет специальный абонентский ящик для корреспонденции, то приписывайте аббревиатуру, а/я.
- Индекс офиса почты России, который обслуживает дом того, кому предназначено отправление.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу. Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость.
Стоимость простого письма по России весом до 20 г — 23 руб.
Стоимость простого письма за границу весом до 20 г — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость простой открытки по России — 18 руб.
Стоимость простой открытки за границу — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость других отправлений можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
|
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Предельные размеры письма, отправляемого в пределах России: минимально 110 x 220 мм или 114 x 162 мм и максимально С4 формат (в него можно положить документы А4 формата, не складывая их).
Предельный вес: 100 г. Если отправляемые вами бумаги весят больше, то их уже оформят как бандероль, тарифы за пересылку которой несколько выше, чем у письма. У бандероли тоже есть ограничение максимального веса — 2 кг. Более весомые отправления будут расцениваться почтовиками уже как посылки.
Стандартный лист офисной бумаги формата А4 (например, Ballet Classic, 80 г/м кв.) весит около 5 — 6 грамм. Стандартный конверт в половину листа А4 (это формат С5, он немного больше А5 формата) весит примерно 6 — 8 грамм. Сложив эти данные, прибавьте пару-тройку граммов на вес марок, пяток граммов на вес ярлыка с координатами получателя письма (если вы его наклеиваете на конверт, а не пишите от руки). Получается, что в пределах 100 граммов будут весить письма, содержащие где-то до 15 листов А4 формата. Отправку большего количества бумаг придется оформлять бандеролью.
Содержимое бандероли, так же как и письма, может быть запаковано в обычный конверт С5 или С4 формата. Крупные вложения удобнее упаковывать в пластиковые пакеты формата С4 или С3, которые можно приобрести в отделениях Почты России.
Письмо может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. Простые письма принимаются от отправителя без выдачи квитанции, доставляются до почтового ящика. В них пересылаются письменные сообщения, открытки. Это самый дешевый способ отправки.
Заказные письма относятся к регистрируемым почтовым отправлениям, принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении. В заказных письмах обычно пересылаются письменные сообщения делового характера.
Так же как и в случае с заказными почтовыми карточками, отправитель может отследить местонахождение письма по идентификационному номеру, присваиваемому в процессе регистрации , и воспользоваться услугой «уведомление о вручении».
Идентификационный номер проставляется на конверте или приклеивается в виде наклейки со штрихкодом.
Но бывают ситуации, когда дату получения документов письмом важно подтвердить не только отправителю, но и получателю, в т.ч. когда конверт пришел без уведомления о вручении. На конверте есть штемпель с датой его получения почтовым отделением, но часто до момента вручения конверта адресату проходит еще неделя-другая. Выход из этой ситуации есть: вы можете попросить отксерокопировать извещение о вручении (на одной стороне которого есть номер регистрируемого почтового отправления, имя и адрес получателя, а на другой стороне — дата вручения с паспортными данными получателя). Правда, упросить заверить эту копию по всем правилам (с надписью «копия верна», должностью, датой и подписью должностного лица почты) вам вряд ли удастся. Почему-то подобные просьбы вызывают у почтовиков панику. Зато «греть» вас должна мысль о том, что оригинал извещения будет храниться почтой еще в течение года и по запросу судебных органов почта подтвердит сведения, фигурирующие в извещении.
На каждое отправляемое заказное письмо сотрудник почты должен выписать квитанцию. Но часто организации копят свои отправления и приносят их на почту «кучками», чего почтовики не любят. Поэтому для экономии их времени (и заботы о ваших нервных клетках) вместе с комплектом заказных отправлений лучше сразу принести заполненный реестр заказных отправлений, куда сотрудник почты впишет недостающие сведения о каждом отправлении (вес, стоимость, а также почтовый идентификационный номер), поставит свой штемпель с датой и выбьет квитанцию об оплате (Пример 5). Таким образом, у вас на руках появляются первые документы, фиксирующие дату отправки корреспонденции, и до возвращения уведомлений о вручении (если вы их оформляли) они будут вашим единственным доказательством.
Пример 5.
Как правильно писать индекс на конверте
Правильное написание адресной информации на упаковке отправляемой посылки – является определенной гарантией того, что груз действительно будет доставлен до адресата и получен им. О том, как правильно оформить посылку и подписать адрес на ней, пойдет речь далее.
Для того чтобы отправить посылку, отправителю понадобится следующая информация об адресате:
- фамилия, имя, отчество,
- почтовый индекс,
- название населенного пункта,
- название улицы, номер дома и квартиры (или номер абонентского ящика).
Если пересылка осуществляется До востребования, то данные из последнего пункта предыдущего списка не требуются.
Отправка посылок Почтой России (сокращенно – ПР) может осуществляться в:
- фирменной коробке Почты России;
- пластиковом фирменном пакете ПР;
- собственной коробке (упаковка должна быть без лишних надписей и логотипов);
- мешке.
Пришло письмо любимому!
Старшее поколение еще помнит, как правильно заполнять конверты, что можно класть в него помимо листочка с рукописным текстом. Молодежь практически не имеет представления о том, что можно не только по электронной почте и «аське» общаться. Представьте себе девушку, которая только что проводила парня служить Родине.
Удивительно, но современная армия сохранила традицию, которая существовала практически во все времена: влюбленные общались через письма. Несмотря на то, что офицеры разрешают солдатам-срочникам иногда звонить с мобильного телефона близким, письма там никто не отменял. В некоторых или во многих воинских частях солдатам выдают специальные белые конверты с красной рамкой.
Вернемся к девушке. Пришла пора ей написать письмо. Она возьмет один листок бумаги, а может, несколько. К готовому тексту можно приложить одну или несколько фотографий подходящего размера, чтобы они уместились в конверте. Нужно помнить о том, что деньги в конверт вкладывать не положено. Это не только небезопасно, но и запрещает делать «Почта России». Заполнение конверта рассмотрим ниже.
Вернемся к нашей героине, девушке, которая ждет парня из армии. Спустя время молодой человек получит письмо, если она правильно поняла, как заполнять конверт. «Почта России» сделала отправку. Стоит отметить, что нужно дополнительно указывать роту, подразделение и воинскую часть в строке «куда». Это очень важно. Если письмо долго не приходит, не нужно беспокоиться. Почта при воинской части может работать нестабильно.
В данной статье был рассмотрен образец заполнения конверта. «Почта России» разрешает прикладывать к письму не только фотографии и открытки, но и маленькие плоские поделки, рисунки. Это будет приятным плюсом для тех, кто любит радовать своих близких небольшими подарками.
В заключение отметим, что нет ничего сложного и страшного в отправке письма. Наоборот, такое занятие является поистине творческим, приносящим радость.