Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2021 года путевые листы нужно заполнять по новым правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Об оформлении одного путевого листа на нескольких водителей
Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел Ваше обращение от 7 марта 2019 г. № 43967 и в рамках своей компетенции сообщает.
Федеральным законом от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Федеральный закон № 196-ФЗ) установлена обязанность проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств как одно из требований обеспечения безопасности дорожного движения. Согласно пункту 7 статьи 23 Федерального закона № 196-ФЗ обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в порядке и на условиях, предусмотренных Федеральным законом от 21 ноября 2011 г № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон 323-ФЗ).
Согласно пункту 3 статьи 23 Федерального закона № 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.
В соответствии с пунктом 7 статьи 46 Федерального закона № 323-ФЗ и пунктом 5.2.54 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 608, приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н (зарегистрирован Минюстом России 16 апреля 2015 г., регистрационный № 36866) утвержден Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (далее — Порядок проведения медицинских осмотров), в соответствии с которым предсменные, предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
В соответствии с Порядком проведения медицинских осмотров по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.
Пунктом 2 статьи 20 Федерального закона № 196-ФЗ установлена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
В части проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств контролер должен руководствоваться приказом Минтранса России от 8 августа 2018 г. № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств» (далее — Порядок).
Пунктом 12 Порядка установлено, что в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в пунктах 10-11 Порядка, в путевом листе ставится отметка «контроль технического состояния транспортного средства пройден» и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего контроль, даты и времени его проведения. Выпуск транспортного средства на линию без отметки о прохождении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств и подписи контролера не допускается.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — приказ Минтранса России № 152).
В соответствии с приказом Минтранса России № 152 обязательными реквизитами путевого листа являются:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
В соответствии с пунктом 10 приказа Минтранса России № 152 (в редакции приказа Минтранса России от 21.12.2018 № 467) путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Таким образом, действующая редакция приказа Минтранса России № 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день либо время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
Ранее, приказом Минтранса России № 152 был установлен срок, на который оформляется путевой лист (на один день или срок, не превышающий одного месяца). В действующей редакции данного приказа срок действия путевого листа не регламентирован.
Одновременно с этим, пунктом 4 приказа Минтранса России № 152 определяется срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Таким образом, по мнению Департамента, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих его обязательных реквизитов:
показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);
дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Указание марки транспортного средства в путевом листе
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
Отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр«.
Новая редакция пункта 15 говорит о том, что с 1 января 2021 года медицинский работник кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в путевой лист дополнительную отметку:
- прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
- прошел послерейсовый медицинский осмотр.
Как именно должна проставляться такая отметка, не указано, однако скорее всего медицинские организации закажут соответствующие штампы для ускорения процедуры оформления путевого листа.
Минтранс снова разрешил многодневные путевые
Главное изменение: не обязательно каждый раз при выезде водителя в рейс оформлять отдельный путевой лист. Минтранс считает, что новые поправки — не помеха старым правилам.
Новые правила для путевых листов не запрещают оформлять их на несколько дней и даже на месяц. Так Минтранс трактует поправки, которые раньше внес в свой приказ от 18.09.2008 № 152 (письмо от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ).
С 1 марта 2019 года оформлять путевой лист нужно перед каждой сменой. Если водитель делает за смену несколько рейсов, путевой лист заполняют перед первым рейсом. Так теперь сказано в Порядке заполнения путевых листов (приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467).
По мнению чиновников из Минтранса, оформление путевого листа заключается не только в создании нового документа, но в проставлении отметок в уже существующем листе. Не обязательно составлять новый путевой лист перед каждым выездом со стоянки. Ведь в приказе нет ограничений по сроку, на который компания может выписать этот документ. Достаточно перед поездкой внести в него показания одометра, дату и время выезда и заезда машины, отметки о медицинском и техническом осмотре. Минтранс порекомендовал использовать штампы со специальными формулировками: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к трудовым обязанностям допущен» и «Контроль технического состояния транспортного средства пройден».
Кто обязан вести путевые листы?
Согласно приказу Минтранса № 368 путевой лист «оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем».
Но на практике встаёт ряд вопросов, например: должны ли компании и ИП, которые используют транспорт только для себя (доставка сотрудников от остановки до работы, например), вести путевые листы? Или вести эти листы должны только компании, которые занимаются грузоперевозками и транспортировкой людей?
Ответ: в законе это прямо не сказано, но на практике выходит, что вести путевые листы лучше всем. Верховный Суд в определении от 1 сентября 2014 года № 302-КГ14-529 указал, что «компания, которая эксплуатирует авто для перевозки сотрудников и грузов… обязана… соблюдать порядок заполнения путевых листов».
Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах
| В чем недочет | Кто вправе оштрафовать | Размер штрафа | ||
| на компанию | на гендиректора | на водителя | ||
| Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре | Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) | От 110 000 до 130 000 руб. | От 15 000 до 25 000 руб. | — |
| ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ) | От 30 000 до 50 000 руб. | От 2000 до 3000 руб. | От 1000 до 1500 руб. | |
| Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля | ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* |
| Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля | Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ) | 20% от доначисленной суммы налога на прибыль | — | — |
Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.
К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.
С 2021 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.
Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.
Путевой лист: новые правила оформления
В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555; 2020, N 12, ст. 1651) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить прилагаемые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.
| Министр | Е.И. Дитрих |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 30 октября 2020 г.
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.
Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.
Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.
Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.
- Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
- Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.
Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.