Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебную записку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Как составить служебную записку
СПРАВКА:
| Практика показывает, что государственные организации используют служебные записки чаще, чем коммерческие компании. |
Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.
Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:
- В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы. Например: «Начальнику службы безопасности ООО «Кристалл» Лионову П.П.».
- Следующая строка – название документа с кратким изложением сути написанного: «Служебная записка о переносе рабочего дня с 6.01.2016 на 10.01.2016».
- Затем следуют дата отправки сообщения, которая прописывается арабскими цифрами, например, 25.05.2015 или сочетанием букв и цифр – 25 мая 2015 года.
- Суть проблемы раскрывается в тексте: «К вашему сведению предоставляю график работы…» или обращение другими словами с целью описания возникшей ситуации.
- Предложения адресанта по разрешению возникшего вопроса содержатся в нижеследующем абзаце: «Предлагаю …» или «Считаю целесообразным изменить график…».
Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.
Как правильно написать служебную записку
Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.
Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.
- Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
- Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
- Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
- Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
- В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
- Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
- Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.
Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.
Объясняем порядок и правила написания служебной записки
По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.
Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.
Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.
Служебная и докладная записка: отличия
Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.
Обычно данные термины используются в следующих значениях:
- Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
- Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).
Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может
Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.
К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.
Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.
- Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
- Наименование подразделения, куда направляется документ.
- ФИО и должность непосредственного получателя.
- Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
- Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
- «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
- Дата и номер служебной записки.
- Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.
Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:
- визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
- приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).
В служебных записках исключены:
- распоряжения;
- приказы;
- грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.
Как составить служебную записку?
Несмотря на то что одного образца служебной записки нет, стоит учесть некоторые нюансы, чтобы правильно ее оформить. Вы можете воспользоваться общими требованиями или узнать все детали у секретаря или администрации. Возможно, что у вас на работе уже есть готовый бланк, так что не нужно будет тратить время на дополнительные раздумья.
В любом документе должны быть следующие реквизиты:
- В правом верхнем углу необходимо написать данные адресата. Сюда входит ФИО, наименование должности.
- Ниже в центре нужно написать название документа «служебная записка» и ее номер.
- Дальше вы описываете проблему. Желательно писать кратко и логично. Мысль должна легко восприниматься. Обязательно учитывайте тот факт, что текст должен начинаться с тезиса (основной мысли) и подкрепляться аргументами.
- Внизу четко перечисляются возможные действия автора записки или указания для самого адресата.
- В конце стоит написать свою фамилию, инициалы и подписать документ.
Вариант, как ответить
Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.
Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.
Ответ
на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности
Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.
В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.
С уважением, руководитель Z
5.11.2017 г. Подпись руководителя Z
Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого. Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.
Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.
Рекомендации к оформлению
Датой оформления докладной считается день, когда ее отправили внешнему адресату, а если он находится в том же структурном подразделении – то дата составления. Пишется дата арабскими цифрами. Регистрационный номер проставляется рядом с датой.
Название документа пишется по центру строки прописными заглавными буквами.
Чтобы правильно составить заголовок, нужно помнить, что он должен отвечать на вопрос: «О чем записка?», то есть начинаться с предлога о/об.
Если в качестве приложения к докладной идет пакет документов: акты, заявления, схемы и тому подобное – то они указываются до подписи отправителя.
Внутреннюю докладную подписывает сам составитель, а внешнюю – начальник подразделения. Если докладная внутренняя, но предназначена для начальника чуть повыше, ее также подписывает руководитель написавшего сотрудника.
Бывает, что докладная может растянуться на несколько листов. В этом случае каждая страница нумеруется.
Апофеозом докладной будет считаться тот момент, когда адресат напишет на ней свою резолюцию. В этом случае он уже обязан предпринять какие-то действия.
Образец служебной записки
«Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.
Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура
Служебная записка отличается от докладной тем, что она обеспечивает горизонтальную связь между сотрудниками и подразделениями. Докладная, как правило, направляется вышестоящему лицу. Она может быть составлена, например, сотрудником компании и отправлена ее руководителю. Служебная же записка направляется лицу или организации, имеющим подобный статус.
По своей структуре эти виды записок очень похожи, разница только в адресате и в информации. Например, служебную записку обычно отправляют с целью проинформировать о чем-либо сотрудников организации.
Есть также разница между служебной запиской и объяснительной. Вторая пишется на имя руководителя организации, содержит причины написания и их пояснения.
Несмотря на то, что нет единого образца оформления записок, актуального для всех без исключений организаций, существует перечень данных, которые обязательно должны содержаться в них:
- Фамилия, инициалы, должность адресата.
- Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
- Фамилия, инициалы, должность автора.
- Полное название документа.
- Дата составления документа.
- Заголовок.
- Внутренний регистрационный номер записки.
- Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
- Отметка о наличии приложений и их перечисление.
- Подпись того, кто составил записку.
- Расшифровка подписи.
- Отметка об исполнителе.
- Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.
Есть несколько особенностей, которые нужно учитывать при оформлении данного документа:
- Служебная записка может быть направлена сразу в несколько структурных подразделений. Они все должны быть прописаны как адресаты документа.
- Основной текст должен быть от первого лица.
Записка состоит из трех частей – преамбулы, основной части и заключения.
Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.
Объем основной части зависит от целей, с которыми отправляется записка. Ее функция – обратить внимание читателя на вопрос или проблему, убедить в необходимости действовать в определенном направлении.
Рекомендации по составлению
Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю. Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части. Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
П.П. Петров