Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переименование должности без изменения трудовой функции: как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Действующее законодательство оставляет фирме-нанимателю право называть должность специалиста по своему усмотрению, если выбранное наименование не влияет на необходимость предоставления сотруднику преференций и льгот. Чтобы не ошибиться, следует руководствоваться положениями Справочника, утвержденного приказом Минтруда №37, принятого в 1998 году.
Переоформление названий должностей
Переименование той или иной должности может стать следствием каких-либо структурных нововведений в компании — трансформация фирмы, сокращение персонала, объединение или разделение подразделений т. д. В большинстве случаев переименование штатных единиц влечет за собой перемены в функционале наемного сотрудника.
Вместе с тем, переименование должностей может быть вызвано желанием собственника придать более статусное звучание единице определённой должности. В такой ситуации объем и направленность работы сотрудников не меняются, работников просто называют по-другому.
Например, уборщица вполне может превратиться в менеджера по клинингу. Наводить порядок в офисе она не перестает, да и зарплата у нее не меняется. Но название должности звучит лучше.
Меняя название, необходимо помнить, что некоторые должности предполагают в будущем возможность назначения работнику льготной пенсии.
Поэтому, прежде чем переименовать штатную единицу, нужно уточнить в нормативных актах, не повлечет ли такое действие нанимателя негативные последствия для сотрудника. Если в дальнейшем это действие может сказаться на возможности получения льгот по пенсионному обеспечению, учете стажа работ в особых условиях, то от изменений лучше отказаться.
Еще одним основанием для переименования должностей становятся изменения в различных нормативных актах: пересмотр или ввод в действие новых классификаторов работ и должностей, появление профстандартов, а с ними и новой классификации профессий и т. д. В таком случае законодательство требует от нанимателей приведение штатных расписаний в соответствие с нормативными актами.
Уведомление работника о переименовании должности
Изменение названия той или иной должности может происходить по разным причинам. Например: Бывает, что изменение названия происходит вследствие его морального устаревания, например, по историческим мотивам менялись наименования таких профессий как «лекарь» на доктор, «поверенный» на адвокат, «цирюльник» на парикмахер и т.д. Чтобы переменить название должности, для начала необходимо издать на предприятии соответствующий приказ.
Сотрудники, которых изменение названия должности касаются напрямую, должны поставить под начальственным распоряжением свою подпись. Для оповещения работника об изменении названия его должности законодателем установлен стандартный срок – два месяца до вступления данных перемен в законную силу. При этом сотрудник обязан подписать полученное уведомление – его автограф будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с решением руководства и согласен с такими метаморфозами. Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах. Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать. В начале документа (справа или слева) надо написать следующие сведения:
- адресат — должность и ФИО работника, для которого предназначено уведомление;
- присвоенный исходящий номер документа;
- дата его составления;
- населенный пункт, в котором осуществляет свою работу предприятие.
Затем идет собственно послание.
В основном разделе документа нужно указать: В завершение уведомление подписывается ответственным лицом и передается по назначению.
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
На практике встречается три случая, когда речь заходит о переименовании должности в штатном расписании.
Первый – это реорганизация компании. Процедура подразумевает внесение изменение во всю текущую документацию фирмы, в том числе и в штатное расписание.
Второй – желание администрации компании. Возможно, директор посчитает, что нынешнее наименование должности по тем или иным причинам не соответствует трудовой функции, ей предписываемой.
Третий – вступление в силу профстандарта. Органы государственной власти регулярно издают профстандарты для тех или иных должностей. Если трудовая функция работника подпадает под формулировку, описанную в нормативном акте, придётся переименовывать должность в штатном расписании.
Если работник не соответствует предъявляемым законом требованиям, он утрачивает право занимать текущую должность. Работодатель обязан предложить ему занять иное вакантное рабочее место. В случае отсутствия такового трудовой договор расторгается по факту истечения двухмесячного срока.
Меняется трудовая функция сотрудника
В ситуации, когда изменению подлежат не только название должности, но и обязанности по ней, выполняется следующее:
- в штатное расписание вводится должность с другим названием (прежняя временно сохраняется), издается новая должностная инструкция;
- заключается допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность (ст. 72.1 ТК РФ), в трудовую книжку вносится соответствующая запись;
- из штатного расписания исключается прежняя должность.
Нельзя исключить прежнюю должность из штатного расписания, пока она занята. При изменении трудовой функции (должностных обязанностей) может быть применен только перевод. Прежняя должность сокращается, поэтому при несогласии работника с переводом необходимо оформлять увольнение по сокращению штата (апелляционное определение Новгородского облсуда от 07.06.2017 по делу № 2-99-33-1115).
Итак, изменение должности оформляется по-разному в зависимости от ситуации:
- при приведении в соответствие с трудовым договором — путем издания новой редакции штатного расписания, с которой не нужно знакомить сотрудника;
- при изменении названия — с помощью корректировки условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ;
- при смене структурного подразделения — путем перемещения;
- а в случае изменения трудовой функции — в виде перевода на новую должность с сокращением прежней.
Меняем должность и функции специалиста
Практика показывает, что чаще всего переименование должности требуется при одновременной модификации роли сотрудника в компании. Изменение трудовой функции работника – это обновление вида поручаемой работы. Например, задачей инспектора по кадрам является ведение кадрового делопроизводства. В рамках этой цели выделяются следующие задачи:
- оформление приема и увольнения персонала;
- подготовка справок по запросам;
- ведение личных карточек и трудовых книжек;
- архивирование документации и т.д.
Незначительные изменения, уточнения в рамках обозначенных обязанностей не будут считаться изменением трудовой функции. Специальное кадровое оформление потребуется, если инспектору придется заняться, например, подбором персонала. В этой ситуации логично будет назвать его позицию иначе – «hr-менеджер».
Модификация трудовой функции при изменении должностей оформляется переводом. Причем для совершения этой кадровой процедуры требуется обязательное согласие специалиста (ст. 72.1 ТК РФ). Действующее законодательство не допускает ситуаций, когда обязанности сотрудников меняются нанимателем в одностороннем порядке (п. 1 ст. 74 ТК РФ).
Смена функционала возможна по инициативе любой из сторон: сотрудника и работодателя. Первый готовит на имя руководства заявление, второй направляет специалисту письменное уведомление. Если после рассмотрения предложения гражданин или администрация решают его одобрить, они прописывают «Не возражаю» прямо на полученном документе, заверяют его подписью.
В любом случае изменение трудовой функции без изменения должности или с ее переименованием подразумевает издание кадрового приказа. В нем указывается:
- № и дата документа;
- название фирмы;
- место составления;
- Ф.И.О. и текущая должность работника;
- наименование его новой позиции;
- описание нового функционала.
Приказ визируется руководителем фирмы и самим поименованным в нем специалистом. Далее стороны заключают допсоглашение к трудовому договору, где излагаются новые условия их взаимодействия.
Несколько слов о названии должностей
Существует множество профессий с очевидными наименованиями: ни у кого не вызовет вопросов, как назвать в штатном расписании бухгалтера, директора или продавца. Но бывает и иначе: функционал, список обязанностей есть, но как назвать сотрудника, который будет их выполнять, — не ясно
Да и важно ли это? Почему бы не назвать уборщицу менеджером по клинингу?
Какими бы ни были причины, из-за которых необходимо сменить название, прежде всего нужно решить, изменяется ли функционал работника — алгоритм действий для этих двух ситуаций будет различаться.
Запомним два важных правила, когда к названию нужно подходить с особым вниманием:
Законом предполагаются льготы и компенсации (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10) — пример 1. Есть ограничения (например, статья 265 ТК РФ, а также Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163) — пример 2.
Кроме того, иногда приходится переименовывать в связи с изменением в квалификационных справочниках (раньше был «инженер по охране труда», теперь — «специалист по охране труда»).
Пример 1. Если горнорабочего, задействованного на маркшейдерских работах, назвать просто рабочим, Пенсионный фонд не зачтет период его работы как льготный для назначения досрочной пенсии. Необходимо, чтобы название соответствовало указанному в Едином квалификационном справочнике и списках, которые утверждены Постановлением Кабмина.
Пример 2. Если вы принимаете на работу грузчиком несовершеннолетнего, у инспекции по труду могут возникнуть вопросы (подросток 17 лет не должен поднимать больше 4 кг), а значит, лучше назвать позицию не «грузчик», а, например, «работник отдела логистики».
Переименование должности, отдела запись в трудовой книжке. образец
Сведения о переводе надо внести в личную карточку работника. Изменение наименование должности переводом не является? Значительная часть специалистов полагает, что это не стоит оформлять переводом. По их мнению, при изменении названия должности трудовая функция не меняется и остается прежней, соответственно приказ о переводе не издается.
Внимание
Просто с работником необходимо заключить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ)
В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.
В зависимости от сложившейся ситуации, изменение должности может быть проведено по различным схемам, для каждой из которых характерны определенные особенности и возможные трудности в реализации в последствиях. На начальном этапе изменений штатное расписание можно откорректировать и дальнейшие действия производить в соответствии с позициями новой редакции документа. При этом, после его утверждения, оформляется перевод работника и работодателю не нужно проводить уведомительно-ознакомительно-документальные процедуры с сотрудником.
Наименование можно также безболезненно сменить посредством корректировки трудового договора, однако процедуре предшествует необходимость предварительного уведомления. При одновременной смене структурного подразделения человека можно просто переместить из одного раздела в другой на новую, предварительно созданную должность. Сложности в оформлении могут возникнуть при желании руководства не только сменить наименование должности, но и перечень обязательств работника. В такой ситуации от него нужно получать согласие на совершение таких действий, а, в противном случае, оформлять полноценную процедуру сокращения штатной единицы, основным неприятным последствием чего является необходимость проведения финансовых выплат сокращаемому человеку компенсационного характера.
Когда необходима корректировка
Ответственность за состояние штатного расписания и за соответствие отраженных в нем позиций с реальным положением дел и с актуальными потребностями предприятия в сотрудниках определенных должностей, несет сотрудник, в обязанность которого вменено решение кадровых вопросов. Он может быть оформлен как штатная единица или по совместительству. На решение работодателя в этом вопросе оказывает влияние численность работников.
При составлении расписания штатной численности сотрудников учитываются производственные нюансы, поставленные перед руководством задачи и объемы работ.
После анализа этих параметров определяется необходимое количество людей и рассчитывается примерный размер фонда оплаты труда. При этом важно учитывать законодательные нормы, регламентирующие граничные пределы величины заработной платы.
Порядок переименования должности
С точки зрения ТК РФ, переименование должности – это изменение существенных условий трудового договора. Оно может осуществляться двумя путями:
- по соглашению сторон – действуют положения ст. 72 Трудового кодекса РФ;
- по инициативе фирмы-нанимателя – ситуация регулируется правилами, изложенными в ст. 74 ТК РФ.
Если инициатором изменения выступает работодатель, он обязан направить сотруднику письменное уведомление не позднее, чем за два месяца до планируемых изменений. Действующее законодательство не предлагает унифицированной формы документа. Оговаривается лишь, что в нем обязательно указывается будущее название позиции специалиста в компании, причины вносимых коррективов (например, реорганизация отдела, внесение изменений в штатное расписание, использование новых технологий производства и т.д.).
Специалист, получивший уведомление, обычно соглашается с новыми условиями. Чтобы подтвердить свой акцепт, он пишет на документе «Не возражаю» и проставляет собственноручную подпись.
Другой вариант развития ситуации – отказ работника. Надо отметить, что такой исход крайне маловероятен: переименования должностей обычно проводятся в интересах персонала. Если сотрудник все же не согласен с изменениями, компания обязана письменно предложить ему позиции-альтернативы (включая нижеоплачиваемые). Если ни один из вариантов не устроит специалиста, трудовой договор будет прекращен по п. 1 ч. 7 ст. 77 ТК РФ.
Если согласие сторон достигнуто, через два месяца после получения уведомления подписывается допсоглашение к трудовому контракту. В нем указывается:
- № и дата документа;
- наименование компании;
- ФИО и текущая должность специалиста;
- № и дата контракта, куда вносятся коррективы;
- № изменяемого пункта и его новая редакция;
- указание, что остальные положения договора остаются неизменными.
Допсоглашение обязательно подписывается обеими сторонами. Оно готовится в двух экземплярах: один хранится в кадровом отделе предприятия, второй выдается «на руки» работнику.
Переименование должности в штатном расписании: порядок действий
Штатное расписание – один из важнейших документов каждой организации, независимо от формы собственности. С 2013 года ранее обязательная для всех форма для расписания № Т-3 переведена в рекомендованные. Это означает, что в нее можно вносить изменения согласно специфике конкретного предприятия.
- Именно согласно штатному расписанию осуществляется прием сотрудников на свободные вакансии и перевод внутри предприятия, определяются структура и иерархия рабочего коллектива.
- Любые изменения в расписании осуществляются только по строго определенной процедуре, в том числе переименование существующих должностей.
- Смена названия может потребоваться по таким причинам:
- Выявлено несоответствие наименований профессий исполняемой трудовой функции.
- Ожидаются организационные или технологические изменения на предприятии. Например, меняется режим работы и отдыха, модернизируется оборудование.
- Планируется увеличить или уменьшить обязанности работника (или части персонала) (ст.60.2 ТК).
- В связи со сменой вида деятельности фирмы или расширением ее полномочий необходимо переименовать структурное подразделение.
- Организация готовится к аттестации (ст.18 ФЗ №426).
- Иногда наименования изменяются для повышения мотивации сотрудников.
- Установлено, что на предприятии вредные/опасные условия труда (ст.195.3 ТК).
От чего зависит выбор названия? Если труд связан со льготами, досрочным выходом на пенсию или какими-то ограничениями, название должно строго совпадать с квалификационными справочникам и профессиональными стандартами (ст. ст. 57, 195.2 ТК). Другие должности могут быть названы на усмотрение нанимателя.
Во всех документах организации должно прослеживаться единообразие в наименованиях. Например, нельзя, чтобы в штатном расписании присутствовала должность «секретарь-референт», а в трудовом договоре сотрудника было написано просто «референт».