Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить документы в 1 дырку на уголок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как прошить документ на 1 дырку в углу
Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.
Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.
После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.
Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Какими нитками сшивать документы?
- Если к подшивке не отнеслись серьезно, бумагу могут просто вернуть готовой к подшивке с требованием полностью перешить. Поэтому рекомендуется ознакомиться с правилами сшивания и основными требованиями, прежде чем допускать серьезные ошибки при сшивании документов.
- Другой вариант решения проблемы – обратиться к профессионалам. Если у вас нет времени на изучение вопроса о сшивании документов, вы можете доверить это профессионалам полиграфии. Сборка документов с пластиковой или металлической пружиной с крышкой занимает от 10 до 30 минут.
- Но передача документов сторонней организации сопряжена с определенным риском: документы могут содержать коммерческую тайну.
- Поэтому полезно время от времени внимательно читать инструкции о том, как сшивать документы разных размеров обычной ниткой или степлером.
Подготовка к сшиванию
Перед тем как приступить к сшиванию документов, необходимо провести их подготовку. Обложка и отдельные листы должны быть пронумерованы в порядке установленном для организации или органа. Количество листов и отрезков необходимо указать на обложке. Это важные требования для облегчения работы в делопроизводстве, архиве, и вывода нужной информации в дальнейшем. Для пронумерованных документов используется нумерация, установленная ГОСТ.
Для оформления документов часто используется архивное клей или скрепки. Для сшивания большого количества отдельных отрезков, каждый проходит сквозь две дырки, которые затем соединяются нитками. Этот метод называется сквозной прокол. Он применяется для отдельных отрезков и бумажных листов.
Для установки дырок в нижнюю и верхнюю части документов, необходимо использовать дырокол. Он прошивает листы, высверливая дырки, по которым проходят нити или ленты.
Документы могут быть прошиты как в левом, так и в правильном порядке. При этом должно быть учтено, что намного удобней работать с документами, прошитыми в правильном порядке. Также важно учитывать, что существуют отраслевые инструкции, которые могут содержать дополнительные требования по оформлению документов.
Концы ниток привязываются к обложке или спускаются в прокол. При этом петля получается такой же, как и при обычном узле. После того как нити привязаны, концы режутся на расстоянии 2-3 см, затем проклеиваются или закрепляются клеем. Кроме того, выровненные края обложки могут быть уплотнены картоном, который приклеивается на них.
Проверьте, все ли документы в порядке и номерованы правильно. Теперь можно приступать к сшиванию.
- Проведите нитки через дырки снизу вверх или сверху вниз и затяните их узлом на верхней либо нижней обложке документа.
- Проведите нитки через дырки сверху вниз и затяните их узлом на нижней обложке документа. В качестве нитей можно воспользоваться пронумерованными лентами, чтобы избежать ошибок при последующем сортировании документов.
Теперь бумажные документы должны быть готовы к использованию и сохранению в архиве.
Не забывайте, что сшивание документов — это общее дело, поэтому делайте всю работу в совместной работе. Удачи в оформлении документов!
Юридическая сторона сшивания документов
Сшивание документов — важная часть оформления правильного дела в организации или архиве государственных органов. Нумерация и порядок следования документов являются ключевыми моментами, на которые необходимо обращать внимание при их сшивании. Организацию работы по надлежащему сшиванию документов регламентирует ГОСТ 14190-80.
Документы должны быть пронумерованы по порядку и важности приказов и описей в них. Для этого применяется нумерация отдельных листов документов или их отрезков. Номер каждого листа необходимо указать в правом верхнем углу, используя дырокол и нумерующую иглу.
При сшивании применяется специальная нить, которую нужно ввести через дырки в отдельных листах документов, затем сшить иглой. Альтернативно, можно воспользоваться креплением документов лентой или проволокой.
Важно отметить, что при оформлении дела необходимо использовать только бумагу хорошего качества и твердую обложку из картона или бумаги, укрепленную клеем. Все документы в деле должны быть пронумерованы и сшиты в правильном порядке и с учетом их важности и отраслевого направления.
При сшивании документов необходимо оставлять дырки в нижней части страниц, что позволяет в случае необходимости их восстановить. Для более удобной работы можно вывести дырки в большом количестве листов одновременно, используя специальный дырокол, который делает отверстия в отдельных отрезках бумаг.
Правильное сшивание документов является важной услугой, предоставляемой органами и архивами государственных органов. Это способствует облегчению работы с документами, позволяет быстрее находить нужные документы и уберечь их от повреждений и потерь.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Для правильного заверения документов по новым требованиям ГОСТа с 1 июля 2021 года, необходимо знать, как правильно подшивать документы нитками на 2, 3 или 4 дырки, а также на уголок. В этом пошаговом руководстве мы объясним, как выполнить надлежащее заверение документов, чтобы они соответствовали новому нормативу.
Вначале необходимо подготовить спрепленный документ. Для этого он должен быть прочищен от лишних элементов: удалить скобы и прочие крепления, удалить бумажные закладки. Далее выберите способ подшивки: на 2, 3 или 4 дырки или на уголок.
Для подшивки на 2 дырки есть специальные дыроколы, которые нужно применять. Расположите документы на рабочей поверхности и установите их в дырокол таким образом, чтобы отверстия были согласно нормативу ГОСТа. Сверните листы на рабочей поверхности и проткните их дыроколом.
Если нужно подшить документы на 3 дырки, то необходимо использовать другую модель дырокола. Расположите документы на рабочей поверхности, установите их в дырокол и сверните листы, чтобы проткнуть их дыроколом согласно ГОСТу.
А если необходимо сшить документы на 4 дырки, то используйте специальный дырокол для 4 отверстий. Поставьте документы на рабочую поверхность, установите их в дырокол и проколите листы так, чтобы получить соответствующие отверстия.
Также можно подшить документы на уголок. Для этого нужно взять лист бумаги и сложить его по диагонали, чтобы получить треугольник. Расположите документы на рабочей поверхности, поместите уголок снизу справа (либо слева) и проколите все листы дыроколом согласно нормативу ГОСТа.
Если документы сшиты неправильно
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение. Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.
Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.
Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Как правильно сшивать документы ниткой фото пошагово
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.