Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка по недостаче на складе при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.
Недостача на складе – это крайне неприятная ситуация, с которой придётся разбираться руководству фирмы. В отдельных случаях даже придётся организовывать внутреннюю служебную проверку, поднимать старые учётные документы, просматривать записи с камер наблюдения, опрашивать свидетелей. В конечном итоге необходимо выявить истинную причину недостачи, ведь организация несёт ответственность по своим обязательствам перед государством и контрагентами, ведёт учёт налогооблагаемой базы.
Под недостачей понимается расхождение между официальным и фактическим в меньшую сторону. Например, согласно документам то или иное имущество должно храниться на складе, а фактически оно там отсутствует. Ответственность за это будет нести кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части.
В первую очередь потребуется определить, имеется ли возможность установить, где находится это имущество. Следующим шагом определяют, имеются ли в деянии кладовщика признаки уголовно-наказуемого деяния «присвоение и растрата». Если выяснится, что налицо признаки преступления, подаётся заявление в полицию.
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:
- при продаже основных средств;
- сдаче их в аренду;
- приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
- смене материально ответственных лиц;
- выявлении фактов хищения;
- наступлении стихийных бедствий или пожаров;
- реорганизации компании;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.
Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
Оформление протокола заключительного заседания комиссии
По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.
Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.
Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.
В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.
По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:
- итоги проделанной работы;
- причины обнаруженных неточностей;
- заключения, к которым пришла комиссия;
- предложения по устранению выявленных недочетов.
Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.
Взыскание ущерба с виновных лиц при недостаче
После того как инвентаризационная комиссия зафиксирует отрицательные расхождения, не стоит сразу делить выявленный ущерб на персонал. В соответствии со ст. 247 ТК РФ, работодатель обязан провести проверку — установить размер ущерба и причины его возникновения.
С причастных лиц в обязательном порядке запрашиваются объяснительные о недостаче при инвентаризации ТМЦ, в которых они излагают свое видение ситуации. Например, если к концу года директор забыл о недопоставке досок в июне и теперь ищет их на складах, то работники ему напомнят, что такой-то поставщик привез товара в меньшем количестве. И что в настоящее время ему направлена претензия.
Объяснительная составляется работником (без оказания давления) в свободной форме на имя директора предприятия. Но иногда работники и сами не хотят давать пояснения или всячески уклоняются от этого. Тогда директору придется оформить соответствующий акт — в знак того, что свою обязанность по требованию объяснений он выполнил.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью регистрации считается пояснительное изложение причин недостатка, выявленного в ходе инвентаризации.
Чтобы свести к минимуму вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен продемонстрировать, что он не имеет никакого отношения к нарушению и что недостаток не является его виной.
Наиболее частыми причинами дефицита являются следующие факторы:
- умышленное / непреднамеренное совершение противоправных действий материально ответственным лицом (кража, порча имущества);
- незаконное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к этому месту;
- наличие ошибок и недочетов в документации.
Дополнительно при заполнении пояснительной записки сотрудники часто указывают причину недостачи как естественную убыль. Когда возникают такие обстоятельства, необходимо соблюдать определенный предел.
Не менее распространено влияние человеческого фактора. Это может быть обращение, внесение неверных данных в бухгалтерские документы и т.д.
При оформлении пояснительной документации работник должен максимально подробно указать причину недостачи.
Объяснительная по недостаче товара
В искусстве. 193 ТК РФ гласит, что любой работник за нарушение служебных и трудовых обязанностей подлежит наказанию в виде дисциплинарных взысканий. Но работодатель не может наказать сотрудника, не попросив письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в письменном объяснении произошедшего. Он обязан сделать это в течение 2 рабочих дней. Если работник отказывается и не дает объяснений в указанный срок, работодатель составляет акт. Это обстоятельство никоим образом не препятствует наложению дисциплинарного взыскания.
Этот вид документов относится к серии документов обслуживающего персонала. Его нужно доставить либо в отдел кадров, либо в секретариат менеджера, либо напрямую руководителю.
В этом официальном документе сотрудник признает факт нарушения дисциплины и указывает причины, по которым этот факт произошел.
Заметка пишется от руки на стандартном листе бумаги или на фирменном бланке компании. Он должен состоять из 2 частей:
- текущий — подтверждение опоздания;
- пояснительная — здесь сотрудник объясняет, почему опоздал. В этой части документа сотрудник приводит причины и аргументы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) факт его опоздания.
Но все официальные документы от руки требуют от сотрудников отдела кадров, а также от работодателей. Это успокаивает против обвинений. В судебной практике были случаи, когда сотрудники отказывали в признании отцовства распечатанного на компьютере документа. Отсутствие товара можно определить при инвентаризации. Затем работник, являющийся лицом, материально ответственным за вверенные ему ценности, должен написать работодателю пояснительную записку о факте недостачи.
Как написать объяснительную про недостачу?
Важно Напишите как вы выполняли ход вашей работы, то есть честно все как есть, и при этом куда вы отлучались и на сколько. Кто при этом отвечал и имел доступ к товару и что считают они. Тем самым вы дадите ход расследованию и всех начнут подтягивать и разбираться.
Конечно возможно на вас некоторые сотрудники будут злы, но возможно и выкупите кто брал по реакциям, ну и если не разберетесь с первого раза точно, то припугнети. Затем делайте то же при рецидивах и все рано или поздно прояснится. Написать объяснительную можно так: Факт обнаруженной недостачи товара признаю, но свою прямую вину отрицаю, так как противоправных действий не совершал, свои должностные обязанности выполнял добросовестно и честно, без ошибок.Недостача могла возникнуть вследствие естественной убыли товара, кражи покупателей и сбоев в программе 1″С».
Объяснительную по недостаче товара нужно написать всему коллективу (заведующей,менеджеру, оператору, продавцам). Что написать конкретно? Пример объяснительной. В магазине нет противокражной системы, есть видеокамеры и охрана. Продовольственный магазин, самообслуживание. подробнее о бонусах бонус за лучший ответ (выдан): 10 кредитов тэги: магазин, недостача, объяснительная категория: другое Мне кажется, тут не объяснительная нужна, а докладная записка на имя директора.
Ведь я поняла, что недостача связана с исчезновением товара в тот момент, когда вы не видели. А заодно и охрана пусть пишет — почему недоглядели.
Детали использования основных средств
Под контролем понимается не только сопоставление полученной в процессе информации о товаре, материалах, сырьевой базе со сведениями, записанными в первичной уставной документации, но и пересчет основного капитала.
В таком случае ведется совсем иная методика:
- Избытки причисляются к нереализованным доходам.
- ОС, которые находятся на ремонте, описываются в ведомости по форме ИНВ/10, где указывается цена ремонтных работ.
- На имущество, переданное в аренду или на временное хранение, составляется документ, в котором будут приложены все соответствующие бумаги от контрагента, подтверждающие правомерность действия.
- Специальная комиссия составляет акт на ОС, не подлежащие восстановлению и непригодные к эксплуатации.
- Если балансовая цена капитала изменилась в ту или иную сторону, то этот факт также отображается.
- Средства нужно приравнять к доходу, который не удалось реализовать, и начислить по нему соответствующую амортизацию в пределах стоимости, заявленной рынком и фактическим износом.
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть.
В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.
Сличительные ведомости
На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.
Объяснительная записка при выявлении недостачи денег кассы
Ведение учета денежных средств в кассе является одной из важных обязанностей каждого сотрудника, ответственного за финансовые операции. Но, несмотря на все меры предосторожности, иногда возникают ситуации, когда при инвентаризации денежных средств обнаруживается недостача.
При обнаружении недостачи в кассе необходимо внимательно разобраться в причинах возникновения данной ситуации и грамотно оформить объяснительную записку. В данной записке следует указать следующие факты:
- Дата проведения инвентаризации.
- Сумма недостачи.
- Причины возникновения недостачи.
- Меры, предпринятые для выяснения причин и устранения недостачи.
- Ответственное лицо, проводившее инвентаризацию.
В объяснительной записке необходимо подробно описать все обстоятельства, которые могли привести к возникновению недостачи. При этом следует учитывать некоторые нюансы:
- Если недостача возникла из-за ошибки в учете или неправильного проведения операций, необходимо указать, какие именно ошибки были допущены и как они были исправлены.
- Если недостача обнаружена в результате жалобы или проверки другим лицом, следует указать, какие меры были приняты для проверки правильности учета и выявления причин недостачи.
- Если недостача обнаружена в ходе инвентаризации, необходимо указать, какие дополнительные меры были приняты для обеспечения правильности учета и выявления причин недостачи.
При выявлении недостачи денег кассы руководство может принять различные меры в зависимости от суммы недостачи и обстоятельств ее возникновения. Возможны следующие варианты:
- Если недостача незначительная и причина ее возникновения ясна, ответственное лицо может быть оштрафовано.
- Если недостача значительная и причина ее возникновения не ясна, может быть проведена дополнительная проверка и возбуждено уголовное дело.
- Если недостача возникла по независящим от ответственного лица причинам (например, утеря документов или кража), ответственность может быть распределена между несколькими лицами или возложена на организацию в целом.
Оформление объяснительной записки при выявлении недостачи денег кассы является важным этапом для выяснения обстоятельств и принятия соответствующих мер. Правильное оформление объяснительной записки позволяет установить фактическую причину недостачи и принять меры по ее устранению.
Объяснительная записка по инвентаризации образец
- излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
- ответственен за это один человек;
- излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.
То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может.
Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен. Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара.
Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).
Они зависят от следующих факторов:
- способов хранения;
- последовательности и технологии транспортировки;
- климатических условий;
- сезонных колебаний.
Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль. Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет.
Как написать объяснительную о излишках на складе при инвентаризации
В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью». Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:
- справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
- больничные листы на работника и его малолетних детей;
- протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
- справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
- акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
- свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т.