Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении сотрудника обязательна». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
Особенности ухода главного бухгалтера
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
В случае увольнения сотрудника, работодатель должен обязательно предусмотреть порядок передачи дел, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование организации и сохранить целостность информации.
Передача дел происходит в несколько этапов:
- Организация процесса передачи — перед увольнением сотрудника, работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет осуществлять передачу дел. Это может быть непосредственный руководитель увольняемого сотрудника или специально назначенное лицо.
- Подготовка дел к передаче — перед тем как передать дела, необходимо подготовить их к передаче. Это может включать в себя обновление и систематизацию документов, а также проверку их полноты.
- Составление акта приема-передачи — на этом этапе составляется акт приема-передачи дел, который подписывается работниками, участвующими в передаче. В акте указывается информация о передаваемых делах, их составе и состоянии, а также перечень отсутствующих или недостающих документов.
- Передача самостоятельных дел и информации — на данном этапе передаются самостоятельные дела, а также информация, необходимая для работы других сотрудников. При передаче информации необходимо обеспечить ее конфиденциальность и защищенность.
- Прием и проверка переданных дел — после передачи дел, получатель проводит прием и проверку переданных дел, чтобы убедиться в их полноте и соответствии акта приема-передачи.
Важно отметить, что процесс передачи дел должен осуществляться в соответствии с внутренними правилами и положениями организации.
Обязанностью работодателя является организация и контроль данного процесса, чтобы обеспечить сохранность и доступность дел для дальнейшей работы сотрудников.
Контроль передачи дел
При увольнении сотрудника необходимо обеспечить должный контроль передачи его дел и информации. Это позволит гарантировать непрерывность работы и сохранность данных компании.
Ответственность за контроль передачи дел лежит на руководителе или назначенном сотруднике. Им следует убедиться в полноте и корректности передаваемой информации, а также в том, что новому исполнителю доступны все необходимые ресурсы и документы для работы.
Важно убедиться, что передаваемая информация и дела не нарушают права третьих лиц или конфиденциальность. Любые конфиденциальные, личные или особо важные данные, передаваемые на нового сотрудника, должны быть защищены и доступны только тем лицам, которым они необходимы для выполнения рабочих обязанностей.
Ответственность за передачу дел может включать в себя следующие шаги:
1. Документирование информации о передаче дел, включая список переданных документов, активов и ресурсов.
2. Обеспечение доступа нового сотрудника к необходимой информации и ресурсам, например, через предоставление паролей или разрешений на доступ к системам и файлам.
3. Проверка полноты и правильности передаваемой информации.
4. Обучение нового сотрудника использованию всех необходимых систем и программного обеспечения, а также предоставление инструкций по выполнению задач и обязанностей.
5. Установление механизма обратной связи для решения вопросов и проблем, которые могут возникнуть после передачи дел.
Правильный и своевременный контроль передачи дел является ключевым аспектом эффективного управления персоналом и обеспечения бесперебойной работы.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .
Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.
Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.
Когда нужен передаточный акт
Начнем с того, что актом фиксируется:
- текущее состояние рабочего процесса;
- процент выполнения определенных задач;
- объем находящихся на хранении ценностей и документов.
Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.
Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:
- рабочий процесс не прекращается;
- новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
- распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
- работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.
При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.
Акт приема — передачи дел: образец составления
- рабочий процесс не приостанавливался;
- трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
- можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
- можно было распределить зоны ответственности;
- регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
- принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
- осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
- своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
- обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.
Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.
Вправе ли работник передать дела?
В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.
Комментарий специалиста
Каменский Юрий
Юрист
Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.
Таким образом, передача дел – процедура, связанная с инвентаризацией имущества и документации, с которыми работал сотрудник. Процесс не регламентирован на законодательном уровне, однако, для некоторых должностей указания все же существуют в нормативных правовых актах (например, главбух). Необходимость осуществления мероприятия устанавливается трудовым договором и предполагает составление передаваемой документации, которую подписывают уходящая и приходящая стороны. Главное, о чем нужно помнить: действия не должны осуществляться в свободное от работы время или после расторжения контракта.
Расторжение трудового договора – ответственный период не только для самого сотрудника, но и для его работодателя. Мало найти соискателя должности – необходимо наладить рабочий процесс так, чтобы не возникало «паузы» в выполнении должностных обязанностей.
Если у уволившегося сотрудника были дополнительные обязанности, он был ответственен за ведение дел, документов, необходимо правильно оформить прием-передачу дел с помощью акта. Как правило, подобный передаточный документ оформляется при смене директора, главного бухгалтера, кадровика.
Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.
Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.
Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.
Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.
Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.
Передача дел при увольнении сотрудника реализуется не во всех ситуациях. Эта процедура относится к лицам, занимающим ответственные должности. При прекращении трудовых отношений руководство организации и сам сотрудник должны организовать передачу дел.
Нужно ли разработать положение
Ответить на него можно утвердительно. Отмечают, что процесс передачи документации соблюдается не во всех компаниях. Это связано с тем, что требование необязательно. Составлен список должностей, при занятии которых граждане реализуют передачу. Это касается ситуаций, когда расторгают трудовые отношения.
В первую очередь это должности руководящего типа. Такой человек обладает широким объемом полномочий. У директора находится много вещей, за которые он несет ответственность.
Например, это печати, лицензионные бумаги и договоры. При расторжении с ним соглашения необходимо составить точный перечень документов, что передаются новому сотруднику. По этой причине издание приказа обязательно. Аналогичны положения касаются должности главного финансиста. Сотрудник отвечает в материальных пределах. Ответственность касается сохранности отчетов и регистраций. По этой причине при увольнении бухгалтера требуется составить акт.
Кадровые должности предполагают ответ за соответствующие бумаги на предприятии. В силу обстоятельства передача бумаг происходит после составления акта. Увольняющееся лицо обязано передать все предметы и бумаги новому работнику. Руководители отделов относятся к указанной группе.
Он отвечает за ряд важных вопросов для организации. Ему присуща личная ответственность за труд людей, находящихся в подчинении. Есть рядовые должности, выделяющие материальную ответственность. К примеру, те, кто работает за кассой.
При расторжении соглашения с человеком руководство издает приказ. Оформления связывается с днем, когда сотрудник прекращает работать на предприятии. После увольнения нельзя заставить работника приходить и заниматься делами. В документе обязательно содержатся данные о месте и времени составления, основания для его издания.
Прописываются должности лиц, на кого возложена ответственность. Иные важные моменты подлежат отражению. Внизу бумаги ставит визу руководитель. При наличии печати – оттиск.
Передача дел при увольнении сотрудника предусматривает несколько положений. После прекращения трудовых отношений с человеком не получится заставить его вернуться и доделать незаконченные дела. Такие требования руководства организации рассматривают как незаконные.
Поэтому издать распоряжение относительно передачи ценностей и бумаг нужно заранее. Привязывать акт к увольнению не следует. Обязать будущего сотрудника участвовать в приемке нельзя, если он не подписал соглашение. Действия руководства компании незаконны. Решение обжалуется в установленном порядке.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Приказ о передаче дел при увольнении
Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:
- Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;
- Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
- Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;
- Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.
Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.
До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.
Правовые документы
- Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
- Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.