Как выиграть тендер и что нужно знать о правилах, этапах и способах проведения тендеров?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выиграть тендер и что нужно знать о правилах, этапах и способах проведения тендеров?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сама идея кажется интересной и прогрессивной. За рубежом об этой практике уже давным-давно всем известно. Большинство предприятий России, как частных, так и государственных, тоже перешли на эту систему.

С чего начать выигрывать тендеры: выбираем заказчика с учетом профиля — шаг 1

Первое, что требуется сделать для участия в тендере — найти подходящего заказчика. Сразу стоит отметить, что тендеров проводится очень много, но — поскольку большинство организаций, особенно небольших, не может принимать участие в десятках конкурсов одновременно — к выбору заказчика стоит отнестись очень серьезно. Компании, которая хочет подать заявку на участие в тендере, нужно оценить здраво и беспристрастно как минимум два момента:

Компания заказчика. Вам предстоит собрать информацию по следующим направлениям:

• какие конкурсы проведены компанией-заказчиком;
• кто становился победителем;
• сколько раз;
• как заказчиком выполнены обязательства перед добросовестным исполнителем и выполнены ли.

Собственные возможности:

• финансовые. Участие в тендере сулит прибыль, но и требует определенных финансовых вложений как на стадии подготовки к участию, так и нередко в процессе исполнения заказа. Сможете ли вы справиться своими силами или придется прибегнуть к помощи кредитных организаций?
• трудовые. Для ведения участия в тендере требуется определенный ресурс — вам придется подготовить всю необходимую документацию, провести презентацию товаров и услуг перед заказчиком и прочее. Есть ли у вас в компании люди с соответствующей квалификацией или придется обратиться за помощью к специалистам?

Кроме того, при выборе тендера нужно учитывать следующие аспекты:

• величина контракта;
• вид тендера:

• Открытый или закрытый. Большинство тендеров — открытые, то есть принять участие в них может любой желающий. Информации о закрытых тендерах вы в свободном доступе не найдете, поскольку все вероятные участники получают персональные приглашения. Чаще всего закрытый тендер проводится тогда, когда его исполнение связано с коммерческой или государственной тайной.
• Коммерческий или государственный. Коммерческие тендеры может устраивать любая коммерческая организация, она же и определяет критерии отбора победителей. Государственные тендеры, организаторами которых могут быть как органы госуправления, так и государственные корпорации, очень строго регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ, определяющим порядок проведения тендера и определения победителей.

Государственные закупки

Процедура проведения тендеров различается в зависимости от того, каким законом регулируется закупка. Все государственные тендеры регулируются федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Организаторами в таких случаях выступают государственные учреждения, органы государственной власти или корпорация Росатом. Данный закон строго регламентирует проведение процедуры тендеров, устанавливая конкретные правила отбора участников. Кроме того, существует жесткая система планирования и отчетности государственных закупок. Для участия в государственном тендере необходимо понимать единую схему проведения процедуры в соответствии с законом. Заказчику запрещено устанавливать иные требования, кроме тех, которые указаны в законе № 44-ФЗ. Помимо этого, Распоряжением Правительства РФ от 31.10.2013 № 2019-р утвержден перечень закупок товаров, работ, услуг, которые должны происходить исключительно посредством электронного аукциона. Для этого утверждены пять официальных электронных торговых площадок. Также закон устанавливает запрет заказчикам закупать товары определённой марки и производителя, что дает возможность более широкому кругу участников подать заявку на участие в тендере, предоставив различные ценовые предложения. Государственные закупки направлены на экономию и целевое расходование бюджетных средств, поэтому цена зачастую будет иметь первостепенное значение. Однако закон устанавливает ряд обеспечительных мер, таких как антидемпинговые меры, обеспечение заявки и особые требования к банковской гарантии, выступающей как обеспечение контракта.

На этом этапе мы делаем следующее:

• рассчитываем маржинальность;
• оцениваем риски участия.

На этом этапе нужно определиться с ценой контракта, ниже которой невыгодно участвовать. Такая цена должна быть конкурентоспособной. Для расчета маржинальности мы разработали калькулятор. Оцените его возможности.

Для решения этой задачи проанализируйте ресурсы, которые у вас есть. Акцентируйте внимание на том, что в закупках нет авансирования. Поэтому нужно иметь запас оборотных средств и ресурсов. Ведь выиграть тендер мало, его еще придется исполнить. Не переоценивайте реальные возможности вашей компании. Задавайте вопросы, сможете ли вы поставить продукцию в установленные сроки или перечислить вовремя обеспечение исполнения контракта. Вот инструкция, как выиграть тендер на госзакупках без денег:

1. Используйте тендерные займы.
2. Привлекайте деньги инвесторов.
3. Отслеживайте тендеры с предоплатой. Их мало, но они есть.

Если закупка по расчетам получилась экономически привлекательной, то оформляйте заявку.

После расчетов маржинальности просканируйте документацию на наличие ловушек от заказчика. Даже опытные тендерные специалисты не сразу находят их. Иногда заказчик специально «путает следы», чтобы отсеять ненужных ему поставщиков, а иногда случайно, в силу некомпетенции или невнимательности.

Мы записали 2 видео об уловках заказчиков в документации и техническом задании. В первом рассказали, что делать, если столкнулись с ловушками.

На что следует обратить внимание, чтобы повысить шансы победы в тендере

• Официальные бумаги о компании. Обычно все документы об исполнителе проверяются самым тщательным образом. Этим занимается служба безопасности (если речь идёт о крупном заказчике). Поэтому так важно предоставлять только проверенную и действительную информацию. Если на этапе проверки обнаружится обман, то ни о какой победе не будет идти и речи.
• Наличие опыта. Никто не любит привлекать для серьёзной работы компании, не имеющие богатого опыта. Получить опыт работы можно даже с небольшими проектами.
• Наличие рекомендаций от других клиентов. Это будет особенно важно, если это известные и авторитетные клиенты. Их мнение стоит дорого, поэтому положительный отзыв от такого клиента окажется как нельзя кстати. Это будет ещё один убедительный аргумент в пользу компании.
• Наличие квалифицированных специалистов и соответствующих ресурсов. Будет странно, если за разработку компьютерной игры возьмётся компания, в штате которой нет ни одного дизайнера или программиста.
• Портфолио похожих проектов. Это крайне важное преимущество, которое нельзя недооценивать.
• Отсутствие задолженностей. Любые долги всегда являются недостатком, который отталкивает от сотрудничества.
• Стабильная финансовая ситуация. Если в коллективе регулярно наблюдается задержка заработной платы, то будет закономерно, если сотрудники будут работать недостаточно эффективно.

Какие бывают тендеры?

Все тендеры можно условно разделить на три вида:

• Государственные закупки (госзакупки) – регулируются 44-ФЗ от 05.04.2013, а также огромным количеством нормативно-правовых актов, в зависимости от того, какой товар, услуга или работа закупается.
• Корпоративные закупки – закупки у отдельных категорий юридических лиц, например, ПАО «Лукойл», ПАО «Газпром», ПАО «Транснефть», ПАО «Сбербанк», ПАО «Ростелеком» и другие. Регулируется 223-ФЗ от 18.07.2011, а также другими НПА. Под действие этого закона подпадают государственные корпорации, государственные компании, публично-правовые компании, естественные монополии, а также компании, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования в совокупности превышает пятьдесят процентов. Для более подробного ознакомления см. ст. 1 223-ФЗ.
• Коммерческие тендеры — все остальные закупки, которые не относятся ни к первой категории, ни ко второй. В качестве заказчика тендера в таких закупках может выступать обычное ООО, либо АО, либо индивидуальный предприниматель.

Это три категории, которые существуют на данный момент. И чтобы узнать, как выиграть тендер, участвуя в любом из них, нужно знать, как проводятся те или иные закупки, на что обращать внимание, какие документы готовить. Далее постараемся раскрыть суть подробнее.

Как победить в тендере на этапе подачи документов?

Учитывая, что предварительный отбор кандидатов начинается уже с подачи заявки, то следует подготовиться к тому, что малейший промах в составлении документации может лишить вас шанса участвовать в конкурсе. Поэтому обратите внимание на приведенные ниже советы:

1. Подписывайте документы синими чернилами и следите за тем, чтобы ваша подпись была разборчивой.
2. Используйте таблицы и графики.
3. Установите хорошие отношения со своим клиентом – позвоните, уточняя определенные непонятные вам моменты, затем, после разговора по телефону, отправьте письмо со словами благодарности за предоставленную информацию и заметьте, что ждете подписания контракта.
4. Обычно клиенты настроены скептически, поэтому предоставление гарантии не будет лишним.
5. Покажите, что вы – профессионал своего дела.
6. Используйте понятные шрифты во время подготовки документации.
7. В своем предложении делайте акцент на небольшой цене, качестве и условиях товара или услуги. Необходимо также иметь хорошую репутацию – заказчики всегда обращают на нее повышенное внимание.
8. Ваши возможности должны полностью соответствовать предъявленным заказчиком требованиям. Если вы выиграли, однако не имеет возможности выполнять условия договора, то ни о каком сотрудничестве не может быть и речи.
9. Если вы уже однажды выиграли, то не будьте столь уверены, что выигрыш ждет вас и здесь – в конкурсе шансы на победу у каждого участника равны.
10. Изучите СРО проект, чтобы могли ответить на самые каверзные вопросы, если придется.

Как выиграть строительный тендер?

Существует несколько рекомендаций, придерживаясь которых, подрядчик сможет держать победу в строительном конкурсе, оставив позади всех конкурентов. Самое главное требование, которое заказчик может предъявить к заявке потенциального поставщика, заключается в ее соответствии нуждам устроителя аукциона. Заявка поставщика должна соответствовать следующим требованиям:

• высокое качество поставленного материала;
• своевременная скорость выполнения работ;
• технические характеристики поставляемых товаров;
• соблюдение требований по безопасности при поставке товаров и услуг;
• высокие функциональные характеристики товаров и услуг;
• стоимость проекта, не превышающая цену, установленную заказчиком при объявлении начала тендера.

Чтобы заявка оказалась действительно подходящей и заказчик захотел рассмотреть ее повнимательнее, необходимо пройтись по этим пунктам несколько раз. Обязательно нужно проверить получившуюся заявку на соответствие законодательным нормам, контролирующим проведение аукционов и тендеров. Но иногда случается так, что заказчик не обозначает стоимость контракта, и таким образом ставит поставщиков в позицию неопределенности.

Вы пытаетесь продать тому, кто у вас никогда не купит, ни при каких условиях

Если не уметь решать эту проблему, то эффективность продаж будет примерно 2%. То есть, вы будете побеждать в каждом 50-том тендере. В бизнесе держаться за каждого попавшегося вам — подобно смерти. Есть типы клиентов, которых вообще сложно назвать покупателями:

1. Конкурент, который может не обладать такими ресурсами как у вас. Поэтому, ему проще взять этот запрос и от своего имени отправить вам. Вы его заполните, потратите кучу времени, а потом “перебьет” шапки, откорректиурет и от своего имени отправит. Этому человеку вы никогда не продадите.
2. Клиент, который вообще не имеет отношения к вашей сфере. Например, к вам могут обратиться:

   сотрудники банка, которые проверяют обоснованность размера кредита, который кто-то запросил, финансовые консультанты, которые составляют бизнес-планы для кого-то, личные помощники руководителей, журналисты, студенты.

3. Люди, которые проводят формальные тендеры. Это самая сложная категория. Формальный тендер — такой тендер, который подрядчик уже выбрал, но тендер надо провести, хотя бы формально.
4. Те, которые ищут подрядчика по минимальной цене. При этом, они это всячески скрывают. Вы узнаете о том, что он ищет минимальную цену тогда, когда: прошло много времени, ваше предложение показывают конкуренту, предложения конкурента показывают вам и обсуждают каждую позицию. То есть, вы уже потратили много времени, и начинаете понимать, что клиент хочет вас, как мы говорим, «выжать насухо».

Все эти люди у вас не купят. И не надо пытаться им что-то продать. Их необходимо отсеять.

Тендерная документация

Тендерная документация — это все документы, необходимые для подачи заявки. Набор документов разнится в зависимости от сферы деятельности или отрасли экономики. Если участник тендера хотел бы повысить свои шансы на победу, то ему нужно подготовить все бумаги хотя бы за 3 дня до конца проведения тендера. Только в таком случае он сможет устранить различные ошибки.

Если вы впервые участвуете в тендерах…

Как показывают опросы, многие предприниматели боятся участвовать в тендерах, мотивируя это тем, что много времени и сил тратится на заполнение всевозможной документации, а от проигрыша никто не застрахован. Имейте в виду, что победу с первого раза вам никто не может гарантировать. Бывают и такие случаи, когда компания, участвовавшая в первый раз, проиграла, и больше участвовать не желает. Несомненно, что проигрыш – это довольно печальное событие, однако, вполне возможно, что именно благодаря проигрышу вы узнаете об уязвимых местах участника закупок. И в следующий раз вам удастся выиграть долгожданный контракт, избежав прежних ошибок.

Если вы впервые участвуете в торгах, лучше всего доверить всю работу с документацией профессионалам или сразу проконсультироваться с тендерными специалистами, которые даже при беглом просмотре конкурсной документации может определить, содержит ли тендер коррупционную составляющую.

Конечно, можно сбывать товары и услуги по старинке: с помощью объявлений в СМИ или знакомых. Но наибольшую выгоду компании принесет только выигранный тендер. Среди ваших знакомых есть победители торгов? Спросите у них, и они подтвердят, что исполнение одного рентабельного контракта повышает прибыль компании в несколько раз!

Как провести анализ закупки

В первую очередь, поставщику предлагается ознакомиться с извещением о закупке, информация которого в сокращенные сроки позволяет оценить необходимость и целесообразность участия в данной закупке: имеется ли у потенциального участника такая продукция, реальны ли для него указанные сроки, подходит ли ему способ и форма проведения закупки, регион поставки.

Затем нужно проанализировать закупочную документацию. Этот процесс в общем виде выглядит следующим образом:

• выяснение информация о заказчике;
• оценка информации о закупке, содержащейся в извещении;
• оценка предмета закупки, описанного в документации;
• оценка условий поставки, установленных проектом контракта;
• оценка требований к поставщику, установленных в документации;
• оценка порядка выбора победителя, установленного в документации;
• оценка размера обеспечения, установленного в документации;
• оценка потенциальных санкций, установленных проектом контракта;
• анализ уже состоявшихся аналогичных закупок заказчика.

Важно: подавая заявку на участие в закупке, потенциальный поставщик автоматически выражает свое согласие со всеми условиями закупочной документации и с формой и условиями проекта договора, который является ее частью. Поэтому, например, прилагать в составе заявки на участие в закупке протокол разногласий к этому проекту чревато для участника закупки, во-первых, отклонением заявки, а во-вторых, даже если заявка участника не будет отклонена, в случае его победы в закупке, заказчик может потребовать заключения договора на условиях его собственного проекта, не обращая внимания на протокол участника.

Таким образом, к моменту подачи заявки потенциальный участник должен сделать для себя вывод об экономической целесообразности, физической и юридической возможности участия в данной конкретной закупке, а также оценить правовые и финансовые риски такого действия и свои шансы на победу.

Как победить в конкурсе или запросе предложений

Очень часто поставщик, предложивший лучшую цену в закупке, обижается, что его не выбрали победителем. Но обычно в таких случаях виноват не коррумпированный заказчик, а сам поставщик, который не понял, что участвует в многокритериальной закупке. Самые распространенные из них – конкурс и запрос предложений. Победитель в них выбирается по нескольким критериям, и цена не всегда является основным из них.

В таких закупках заказчик может сравнивать квалификацию участников (наличие у них аналогичного опыта, трудовых и материальных ресурсов, специальных разрешений и т.п.), различные условия исполнения договора (сроки, гарантийные сроки, условия по оплате и т.д.), качество продукции. Чтобы понять, какой из указанных в документации критериев выбора победителя особенно важен организатору, нужно обратить внимание на их удельный вес. Общий вес всех критериев должен составлять 100%. Например, если указаны три критерия: срок оказания услуг – 50%, цена – 25% и гарантийный срок – 25%, мы поймем, что заказчику важно, чтобы услуги были оказаны как можно быстрее, а цена и гарантии хоть и имеют значение, но не такое критичное.

Каждый участник по указанным критериям при сопоставлении предложений получит определенное количество баллов. Баллы эти выставляются не произвольно, а по правилам, сформулированным в самой закупочной документации Баллы могут присваиваться на основании формул или диапазонов.

Задача поставщика при подготовке заявки – постараться просчитать свои баллы и баллы потенциальных конкурентов, чтобы понять, за счет каких показателей можно улучшить свое предложение.

НЕДОСТАТОЧНАЯ ПОДГОТОВКА К ТЕНДЕРУ

В СФЕРЕ ЗАКУПОК НЕ СУЩЕСТВУЕТ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТОВ, ПОЛУЧИТЬ ПРОФИЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ ТАКЖЕ НЕ ПРЕДСТАВЛЯЕТСЯ ВОЗМОЖНЫМ

Мастерство тендерного специалиста – максимально из того, что имеется и возможно составить заявку, в соответствии с требованиями к допуску на закупку и необязательными требованиями по квалификации. Именно от этого зависит как сам допуск на закупку, так и тот балл, который предусмотрен заказчиком за нестоимостные критерии.

Недостаточная подготовка – это несоблюдение временного фактора и зачастую неправильное трактование требований тендерной документации. Например, запрашиваемые материально-технические ресурсы (МТР) не обязательно должны быть в собственности компании. МТР могут быть в аренде, в лизинге и т. д. Очень много нюансов, которые тендерный специалист должен знать и уметь отразить в документе, в соответствии с требованиями заявки.

Вырабатывайте на торгах свою стратегию

Законодательством предусмотрено более 15 способов выбора поставщика, но основных видов тендеров три – запрос котировок, электронный аукцион, открытый конкурс. Чтобы выиграть, для каждого нужна своя стратегия.

Запрос котировок – самая простая процедура. Все участники подают заявки с указанием цены, а заказчик в день торгов вскрывает их и выбирает лучшее предложение. Обычно цена на таких торгах падает в среднем на 15 % от начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Вы можете надеяться на удачу, а можете сразу поставить конкурентную цену.

Заходя на электронный аукцион, важно просчитать предел, ниже которого опускаться нельзя, иначе можете в запале слишком снизить цену и получить невыгодный контракт. Еще один совет. Не уходите с аукциона сразу, как только увидели, что цена упала ниже ваших возможностей. Возможно это сговор. Дождитесь переторжки и немного улучшите свое последнее предложение. Всегда есть шанс, что демпингующих участников отклонят по вторым частям заявок и победите вы.

В открытом конкурсе победить еще сложнее. Здесь нужно сделать ставку на качество документации, чтобы комар носа не подточил, и всевозможные фишки компании (лицензии, допуски, высококлассные специалисты, опыт работы).

Выгода от участия в тендерах

Процедура участия в тендерах имеет свои особенности, каждый из видов такого конкурса — свои достоинства и недостатки.

Преимущества участия в таких мероприятиях следующие:

• подразумевается честная борьба между конкурентами, т. к. выбор исполнителя на конкурсной основе располагает к этому;
• вероятность заключить рентабельный контракт;
• возможность сделать имя организации более узнаваемым на рынке (следует учесть, что если организация участвует в интересных торгах, то её контактная информация останется у заказчика);
• расширение сферы влияния и сотрудничества;
• вероятность в дальнейшем получать госзаказы;
• прозрачность открытых тендеров;
• возможность принимать участие в мероприятии через электронные площадки.

Стоит помнить, что для развития бизнеса важна не только победа в тендере. Само участие в процедуре может послужить для конкурсантов стимулом к дальнейшему развитию.

Разберем вопрос допуска СРО более подробно. Наличие документа компания-участник должна подтвердить копией выписки из реестра участников СРО.

Требования к форме выписки изложены в Приказе Ростехнадзора № 58 от 16 февраля 2017 г. Выписка будет актуальной в течение 1 месяца, как только вы ее получите, не упустите этот важный момент (ч.4 ст.55.17 Градостроительного Кодекса РФ). Чаще всего заказчики прописывают в документации к закупке требование к сроку действия такой выписки.

Чтобы участвовать в торгах на строительство, кандидат должен перечислить деньги в компенсационный фонд обеспечения договорных обязательств (ч.13 ст.55.16 ГрК РФ). Вот суммы необходимых отчислений в соотношении к суммам контрактов:

• необходимо перечислить 200 тыс. руб. для участия в закупках до 60 млн. руб.;
• 2,5 млн. руб. откроют доступ к торгам до 500 миллионов;
• 4,5 млн. обеспечат участие в закупке до 3 млрд. руб.;
• 7 млн. руб. – до 10 миллиардов;
• 25 млн. руб. – до 10 млрд. рублей.

Компенсационный фонд обеспечения договорных обязательств (ч.13 ст.55.16 ГрК РФ) – это дополнение к компенсационному фонду возмещения вреда (ч.12 ст.55.16 ГрК РФ). Например, компания-новичок в строительной теме для участия в торгах до 60-ти миллионов должна иметь в компенсационных фондах суммарно 300 тыс. рублей (100 тыс. рублей в фонде возмещения вреда и 200 тыс. рублей в фонде обеспечения договорных обязательств).

Похожие записи:

• Возврат билетов на поезд в 2023 году
• Сроки раздела имущества после развода бывшими супругами в 2023 году
• Порядок отключения коммунальных услуг за неуплату