Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Трудовой договор с дистанционным работником
На удаленку оформляют следующим образом:
- трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
- дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
- приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).
Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:
- Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
- Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
- Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
- Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
- Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.
Отличия надомной и дистанционной работы
С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.
Сравнение надомного и дистанционного труда
| № | Основание | Надомный сотрудник | Дистанционный сотрудник |
|---|---|---|---|
| 1. | Законодательные нормы | Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981. | Ст. 312.1 ТК РФ |
| 2. | Определение | Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им. | Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям. |
| 3. | Преобладающая деятельность | Производство, сборка, монтаж и т.п. | Интеллектуально-творческий труд |
| 4. | Рабочее время | Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п. | Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению. |
| 5. | Рабочее место | Дома, где созданы условия для надомного труда | Где сочтет нужным работник |
| 6. | Оплата труда | Чаще всего сдельная | |
| 7. | Контакт с работодателем | Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы | Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП |
| 8. | Трудовая книжка | Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком | Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон |
| 9. | Трудовой договор | Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов. | |
| Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости | Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.) |
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе
Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.
Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников.
По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.
При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).
Оформление дистанционного договора
Дистанционный договор оформляется по образцу обычного трудового контракта — с указанием предмета договора, наименования сторон, условий, прав и обязанностей исполнителя и заказчика. Работодатель, кроме контракта, должен отослать должностную инструкцию, положения о командировках, порядке оплаты труда, начислении премий и штрафов (если такое предусмотрено), другие документы.
Работник высылает копии паспорта, диплома, трудовой книжки, военного билета — документов, которые обычно необходимы для официального оформления договора. Но, конечно, есть и отличия от других типов контракта, связанные с особенностями контроля и места работы.
Отметим основные типовые пункты договора для удаленного труда.
- Субъектами договора будут наниматель и работник. Указываются полные данные заказчика и исполнителя.
- Предмет договора. Стандартная запись о работе, на выполнение которой заключается соглашение. Например, предметом труда в договоре может быть публикация материалов на сайте заказчика.
- Место выполнения работы. Исполнитель указывает, по какому адресу он будет находиться во время исполнения своих обязанностей. Этот пункт не обязателен, но желателен для дистанционного договора, особенно для тех, кто живет, например, в районах Крайнего Севера.
- Указание графика работы исполнителя. Если это полный день, обычно указывают 8 часов и необходимость нахождения в сети.
- Особенности организации труда работника. Обязательно должно быть указано, какие программно-технические средства, электронные средства защиты информации он использует.
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами. Документы, предусмотренные 65 статьёй Трудового Кодекса (паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку) можно передать работодателю в электронной форме, если работник и работодатель используют усиленные электронные подписи.
При этом высылать на бумаге экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему работодатель будет только на основании письменного заявления работника. Это нужно сделать не позже трёх рабочих дней со дня получения заявления (в прошлой редакции закона говорилось: не позже трёх календарных дней со дня заключения трудового договора).
Если работник поступает на работу впервые, то получить персональный номер в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) ему нужно самостоятельно. С правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, касающимися работы, тоже можно ознакомиться в электронном виде.
Предоставление дистанционному работнику отпусков
Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).
Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.
Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).
Особенности дистанционной формы работы
|
Режим труда и отдыха |
Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). |
|
Какие отпуска положены дистанционному работнику |
|
|
Как происходит оплата больничных |
Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой). |
|
Компенсации за используемое оборудование |
На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы. |
|
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников? |
Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.). |
Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе
При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.
Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда.Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.
Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.
Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.
Как подписать договор об удаленной работе
Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.
Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.
Каждая из сторон, получившая электронный документ, должна электронно сообщить другой об этом. Например, работодатель отправил работнику приказ о премировании на электронную почту. Работник должен отправить ответное письмо: «Я, такой-то, приказ о премировании получил, ознакомился, подписал», — и вложить в письмо подписанный своей электронной подписью документ. Можно сначала прислать подтверждение о том, что получил приказ о премировании, а следующим письмом — подписанный документ.
Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.
Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.
Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.
Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.
Дополнительные условия в трудовом договоре о дистанционной работе
Кроме дополнительных условий, не ухудшающих положения работника (перечислены в части 3 статьи 57 ТК РФ), в трудовом договоре о дистанционной работе может быть предусмотрено дополнительное условие о том, что дистанционный работник обязуется использовать при исполнении своих обязанностей, например:
— личное оборудование;
— предоставленные или рекомендованные работодателем программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Если по договоренности сторон работник должен сам себя обеспечить всем необходимым, в трудовой договор может быть включено следующее положение: «Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, модемом, телефонной связью и выходом в Интернет. Работник обязуется использовать в работе программно-технические средства и средства защиты, рекомендованные Работодателем».
При использовании работником личного имущества в трудовом договоре должны быть прописаны порядок и сроки выплаты компенсации за его использование, а также за использование программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Например, «Работодатель ежемесячно не позднее 5-го числа каждого месяца возмещает Работнику расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей, а именно:
— компенсирует расходы по оплате счетов за Интернет и телефон при звонках на телефонные номера (495) 463-45-34, 463-45-45;
— выплачивает компенсацию за использование (износ) личного оборудования в служебных целях в размере 1000 руб. в месяц».
При возложении такой обязанности на работодателя в трудовом договоре о дистанционной работе прописывается порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).